Acuerdo para la implementación del Buzón de Depósito de Demandas

ACUERDO EMITIDO POR EL MAGISTRADO MIGUEL FELIPE PODER JUDICIAL MERY AYUP, PRESIDENTE DEL TRIBUNAL SUPERIOR DE DEL ESTADO DE COAHUILA DE ZARAGOZA JUSTICIA Y DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL ESTADO DE COAHUILA DE ZARAGOZA, EL TRECE DE ABRIL DE DOS MIL VEINTE, MEDIANTE EL CUAL SE IMPLEMENTA EL BUZÓN DE DEPÓSITO DE DEMANDAS EN LAS OFICIALÍAS DE PARTES DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE COAHUILA DE ZARAGOZA ANTE LA CONTINGENCIA SANITARIA GENERADA POR EL CORONAVIRUS (VIRUS SARS-CoV2) Y LA ENFERMEDAD COVID 19.

MOTIVOS DEL ACUERDO

Primero. Es del conocimiento público que autoridades de los tres niveles de gobierno han estado implementando acciones paulatinas para afrontar el fenómeno de salud pública COVID-19, y se seguirán adoptando a fin de proteger los diversos intereses y derechos propios de nuestro Estado Constitucional.

Segundo. La pandemia del coronavirus (virus SARS-CoV-2) y la enfermedad COVID-19, ha causado estragos en todos los sectores de la población, en la actividad pública de los estados y en la economía, el Estado de Coahuila y la administración de justicia, no es la excepción; este poder público ha adoptado medidas para seguir brindando a la ciudadanía acceso a la justicia en las materias penal y familiar en asuntos que por su naturaleza no pueden postergarse, privilegiando en todo momento los derechos fundamentales de los justiciables; ha implementado acciones para que en este período de suspensión de labores, los funcionarios adscritos a los órganos jurisdiccionales y administrativos continúen trabajando desde sus hogares.

No obstante lo anterior, es necesario buscar, implementar y construir estrategias anticipadas para que en la medida de lo posible, el impacto a la ciudadanía en el ámbito de acceso a la justicia sea menor y para que una vez concluida la crisis de salud pública, se restablezcan las actividades propias del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, con el menor número de contratiempos posibles generados por la suspensión de labores.

Tercero. En este contexto, de conformidad con lo establecido en el artículo 143 primer párrafo, de la Constitución Política del Estado de Coahuila de Zaragoza, en relación con lo previsto en el numerales 56 párrafo primero, y 57 fracción VIII, de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado, el Consejo de la Judicatura del Estado, cuenta con atribuciones de administración y vigilancia respecto del funcionamiento de los órganos que integran al Poder Judicial del Estado, y del desempeño de sus servidores públicos; además, tiene facultades para dictar las providencias necesarias para el mejoramiento de la administración de justicia.

Máxime que el propio artículo 7 de la Constitución Política del Estado de Coahuila de Zaragoza, impone a todas las autoridades estatales y municipales, en el ámbito de su competencia, la obligación de promover, respetar, proteger y establecer los mecanismos que garanticen los derechos humanos bajo los principios de universalidad, interdependencia, indivisibilidad y progresividad.

En ese contexto, para aminorar el impacto que ha generado la suspensión de labores, se ha diseñado un instrumento de naturaleza meramente administrativa denominado Buzón de depósito de demandas, su funcionamiento no tiene implicaciones de índole jurisdiccional, pues no se debe soslayar que las actividades de los órganos jurisdiccionales, plazos y términos, se encuentran suspendidos, con excepción de la materia penal y familiar en tratándose de casos urgentes.

Dicho instrumento, se insiste, de índole administrativo, está diseñado para contribuir a disminuir la paralización total de la actividad de los abogados litigantes en el desempeño de su profesión y de la ciudadanía frente a los tribunales locales; evitará que una vez que sea levantada la suspensión de labores, las sedes de los órganos jurisdiccionales se colapsen de personas que acuden a presentar demandas; permitirá a las Oficialías de Partes, una vez restituidas las labores, generar estrategias que permitan hacer su actividad más dinámica para la recepción oficial, procesamiento y distribución de demandas.

El funcionamiento del Buzón de depósito de demandas, lleva implícito que los encargados de los edificios en que se instalen, adopten las medidas de sanidad que han emitido las diversas instancias de gobierno, como son, evitar la concentración de personas en los edificios; instalar medidas para conservar la distancia entre las personas que acudan a depositar demandas en los buzones; proporcionar a los justiciables gel antibacterial para las manos, y el no ingreso de personas del grupo denominado como vulnerable y que no cuente con cubrebocas.

El Buzón de depósito de demandas se instalará en todos los Distritos Judiciales del Estado, en él se depositarán demandas relativas a las siguientes materias: civil, mercantil y familiar (en asuntos que no sean urgentes). Su operación iniciará el veinte de abril del presente año conforme a las disposiciones de este acuerdo, y funcionará hasta en tanto no se reanuden las labores de forma oficial por parte del Pleno del Tribunal Superior de Justicia del Estado; es decir, el buzón en comento se erige como una medida extraordinaria y ésta solo surtirá sus efectos en tanto dure la suspensión de la actividad jurisdiccional.

Este instrumento permitirá que las personas interesadas depositen demandas en los días y horarios establecidos en el presente acuerdo. Es decir, los diversos intereses y derechos que sean vulnerados podrán exigirse mediante los escritos de demanda que las personas coloquen en el buzón señalado.

Deviene trascendental precisar que estos buzones estarán al servicio de la ciudadanía en las Oficialías de Partes del Poder Judicial, las cuales tienen su sede en las ciudades de Saltillo, Torreón, Monclova y Piedras Negras; ahora bien, para los Distritos Judiciales que no cuentan con Oficialía de Partes como lo son: Acuña, San Pedro de las Colonias, Sabinas y Parras de la Fuente, los buzones de depósito de demanda se instalarán en los edificios que albergan los juzgados de primera instancia en materia civil.

Es importante recalcar que a fin de no vulnerar la suspensión de labores decretada por el Pleno del Tribunal Superior de Justicia en sesión celebrada el dieciocho de marzo de esta anualidad, y la correspondiente ratificación que en su caso se efectúe del diverso acuerdo del uno de abril del año en curso, que prorroga la suspensión de labores hasta el treinta del mes y año en cita, las demandas se tendrán por presentadas por la Oficialias de Partes (en el caso de los Distritos Judiciales que no cuenten con ellas, por los órganos jurisdiccionales), el primer día hábil de labores que determine el órgano colegiado antes referido.

Es decir, el buzón de depósito de demandas se constituye como un instrumento que permite a los usuarios depositar sus demandas en este periodo de emergencia sanitaria sin tener que esperar a la reanudación de labores, evitándose en gran medida la saturación de la Oficialía de Partes al reanudarse las labores y favoreciéndose una mejor prestación del servicio público de impartición de justicia.

Sin que de ninguna manera pueda considerarse que el solo depósito de las demandas implica su presentación, ya que la recepción como tal, en términos del Reglamento de las Oficialías de Partes, está a cargo de las Oficialías de Partes y de los órganos jurisdiccionales que no cuentan con una Oficialía.

Por ello, se determina la implementación del buzón de depósito de demandas, que estará regulado conforme a los lineamientos establecidos en la presente resolución.

En consecuencia, con fundamento en el acuerdo C-048/2020, en que se facultó al suscrito Magistrado Presidente del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura del Estado para dilucidar las cuestiones que se presenten con motivo de la aplicación del acuerdo en mención; y con sustento en lo dispuesto por los artículos 14, fracción XXIII, y 57, fracción VIII, de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Coahuila, que facultan al Magistrado Presidente para atender asuntos urgentes que no admitan demora y dictar providencias necesarias para el mejoramiento de la administración de justicia, se emite el siguiente:

ACUERDO

Primero. Disposiciones Generales. Se instalarán contenedores transparentes en las Oficialias de Partes del Poder Judicial, las cuales tienen su sede en las ciudades de Saltillo, Torreón, Monclova y Piedras Negras, y para los Distritos Judiciales que no cuentan con Oficialía de Partes como lo son: Acuña, San Pedro de las Colonias, Sabinas y Parras de la Fuente, se instalarán en los edificios que albergan los juzgados de primera instancia en materia civil; a estos PODER JUDICIAL contenedores se les denominará buzones de depósito de demandas.

Estos buzones tendrán como función recolectar los asuntos nuevos en las materias civil, mercantil y familiar (éstos últimos siempre que no tengan el carácter de urgentes), que los usuarios depositen en estos.

Los buzones operarán a partir del veinte de abril del año en curso y hasta en tanto no se reanuden las labores de forma oficial por parte del Pleno del Tribunal Superior de Justicia del Estado; funcionarán todos los lunes, miércoles y jueves, en un horario de las nueve horas hasta las catorce horas con treinta minutos.

Segundo. Instrucciones para su uso. Las instrucciones para el uso adecuado de los buzones de depósito de demandas que deberán seguir los usuarios, son las siguientes:

1) Ingresarán la carátula del documento original e inmediatamente la copia del mismo en el reloj fechador.

2) Tomarán el plástico para emplayar el documento original y anexos, o bien, si el tamaño de los documentos lo permite introducirán los mismos en un sobre o bolsa de plástico.

3) Después de anotar los datos en la etiqueta por duplicado, deberán adherir una de ellas al embalaje, conservando la etiqueta restante para el paso número 5.

4) Depositarán el paquete en el buzón de depósito de demandas.

5) Deberán presentarse en la Oficialía Común de Partes respectiva, o en su caso en los juzgados correspondientes en los Distritos Judiciales que no cuenten con Oficialía, dentro de los tres días hábiles a recoger el ejemplar de la boleta de turno correspondiente, para ello deberán exhibir la etiqueta que contiene el número de folio para identificación del asunto (referida en el numeral 3).

Haciéndose especial acotación que es responsabilidad exclusiva de los usuarios verificar que los asuntos que depositen en los buzones estén debidamente firmados, integrados y dirigidos a los órganos jurisdiccionales competentes a los que presta servicio la Oficialía Común de Partes de que se trate.

Tercero. Datos requeridos. Las etiquetas que proporcione el Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, a las cuales se ha hecho referencia en la disposición segunda numeral 3), deberán estar foliadas y contener para su llenado por parte de los usuarios, los siguientes datos:

1) Materia

2) Actor

3) Demandado

4) Promovente

5) Cuantía: (Suerte principal)

6) No. de copias de traslado

7) Anexos

8) Tipo de juicio

9) Nombre de contacto

10) Teléfono de contacto

11) Correo electrónico

12) Firma

Cuarto. Encargado del buzón de depósito de demandas. Las Oficialias de Partes, dentro de su plantilla de personal, habrán de comisionar a una persona quien será el encargado del buzón de depósito de demandas; tratándose de los Distritos Judiciales que no cuenten con una Oficialía Común de Partes, la Oficialía Mayor a través de la Dirección de Recursos Humanos comisionará a una persona para cumplir con este encargo.

El encargado del buzón de depósito de demanda, tendrá la obligación de auxiliar a los usuarios en los pasos que éstos deben seguir para el uso de los buzones, además, deberán diariamente al concluir el horario de operación de los buzones, proceder a abrir el buzón a su cargo, retirando los paquetes que se encuentren depositados con la finalidad de elaborar una bitácora de los asuntos, sin aperturar dichos paquetes, solo tomando en consideración únicamente la información visible en las etiquetas correspondientes.

Acto continúo, harán entrega de los paquetes al jefe de la Oficialía de Partes a la cual pertenecen y en el caso de los Distritos Judiciales que no cuenten con Oficialía de Partes, los titulares de los órganos jurisdiccionales correspondientes designarán a la persona que deberá llevar a cabo dicha actividad, acusándose la relación de los asuntos entregados.

Quinto. Recepción de demandas. Previa verificación por parte del personal de la Oficialía de Partes (y en su caso de los órganos jurisdiccionales que se ubican en los Distritos Judiciales que no tienen este órgano administrativo), de que la documentación presentada se encuentra dirigida a los órganos jurisdiccionales del Poder Judicial del Estado a los que presta servicio, la recibirá junto con las copias y anexos, imprimiendo el sello respectivo en la primera hoja, que contendrá fecha y hora de presentación (la cual será forzosamente el primer día hábil de labores que determine el Pleno del Tribunal Superior de Justicia) y asentará el número de copias y de anexos, además se precisará si obra firma, registrándola y turnándola al órgano jurisdiccional correspondiente.

En la copia que se entregará al interesado (esto dentro de los primeros tres días hábiles correspondiente a que se reanuden labores), así como en los comprobantes de registro, además de los datos a que hace referencia el artículo 10 y 11 del Reglamento de Oficialias de Partes del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, se deberá anotar como fecha de recepción el primer día hábil que determine el Pleno del Tribunal Superior de Justicia del Estado de Coahuila de Zaragoza, número de copias y anexos, si los hubiere, y si ostenta o no firma, proporcionando la información relativa al turno del asunto y el número de registro que le fue asignado.

Respecto al número de copias y a la descripción de anexos, únicamente se tendrá por válida la información que haya sido asentada por la Oficialía de Partes (y en su caso por los órganos jurisdiccionales que se ubican en los Distritos Judiciales que no tienen este órgano administrativo) en la boleta respectiva, sin responsabilidad para dicho órgano administrativo de los documentos que el usuario asevere haber acompañado, ya que se insiste, sólo se tendrá por válida la información que se asiente en la boleta oficial respectiva.

Sexto. Reglas Generales. Para el funcionamiento adecuado de los buzones de depósito de demanda, además de las disposiciones antes contempladas, es importante establecer las siguientes reglas:

  1. Se reitera que es responsabilidad exclusiva de los usuarios verificar que los asuntos que depositen en los buzones estén debidamente firmados, integrados y dirigidos a los órganos jurisdiccionales competentes a los que presta servicio la Oficialia Común de Partes de que se trate.

  2. En caso de que la documentación que se presente en el buzón se encuentre dirigida a diverso órgano jurisdiccional de los que auxilia el buzón, la Oficialía de Partes o en su caso los órganos jurisdiccionales que están en un Distrito Judicial que no cuente con Oficialía, una vez que acuda el interesado dentro de los tres días hábiles siguientes a la reanudación de labores, le devolverá la documentación vía oficio, sin responsabilidad para el personal de dicha Oficialía o juzgado.

  3. En el supuesto de que por error o desconocimiento se deposite en el buzón una promoción de un asunto que se encuentre previamente en trámite en algún órgano jurisdiccional, la Oficialía de Partes o en su caso los órganos jurisdiccionales que están en un Distrito Judicial que no cuente con Oficialía, una vez que acuda el interesado dentro de los tres días hábiles siguientes a la reanudación de labores, le devolverá la documentación vía oficio, sin responsabilidad para el personal de dicha Oficialía o juzgado.

Lo anterior es así, ya que se enfatiza que el buzón que se implementará lo es exclusivamente para demandas, esto es, asuntos nuevos.

  1. Los usuarios del buzón de depósito de demandas, dispondrán en todo caso con quince días hábiles contados a partir de que fenezca el último día de los tres primeros días hábiles otorgados en el numeral 5) del apartado “Instrucciones para su uso”, a fin de que recojan el ejemplar de la boleta de turno correspondiente, transcurrido el plazo en mención, la Oficialía de Partes o en su caso los órganos jurisdiccionales que están en un Distrito Judicial que no cuente con Oficialía, no tendrá responsabilidad del resguardo de dicha boleta.

FALTA UNA PAGINA

su uso y que previamente han sido señaladas en este acuerdo en la disposición segunda.

Octavo. Se instruye a la Oficialía Mayor del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, con el propósito de que lleve a cabo las acciones correspondientes para la materialización del presente acuerdo, en particular gestione la fabricación de los compartimentos que habrán de funcionar como buzones, provea a los Encargados de los buzones los insumos indispensables para la operación de los mismos, como lo son los relojes fechadores, las etiquetas, sobres, plástico para emplayar, bolsas de plástico (referidos en el apartado de Instrucciones de uso de buzones) y finalmente, mande elaborar los cartelones mencionados en el numeral que antecede.

Noveno. Con la finalidad de no interrumpir el servicio de los buzones de depósito de demandas por desabasto o fallas en los insumos, el encargo del buzón de depósito de demandas de que se trate, deberá vigilar que se cuente con los insumos indispensables, coordinándose continuamente con la Oficialía Mayor para contar con los insumos que permitan el adecuado funcionamiento de los buzones.

Décimo. Sin perjuicio de que la presentación de los asuntos depositados en los distintos buzones, como se ha establecido anteriormente, serán formalmente recibidos por la Oficialía de Partes o en su caso por los órganos jurisdiccionales que están en un Distrito Judicial que no cuente con Oficialía, y se tendrán por presentados el primer día hábil de labores que así declare el Pleno del Tribunal Superior de Justicia, a fin de dar cumplimiento a las políticas públicas judiciales plasmadas en el acuerdo del uno de abril del año en curso, en particular la señalada en el inciso c), podrá trabajarse de manera interna para evitar el colapso del sistema de recepción.

Décimo primero. El Magistrado Presidente del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza, será el facultado para dilucidar las cuestiones que se susciten con motivo de la aplicación del presente acuerdo, así como para tomar las determinaciones que no se encuentren previstas en el mismo, aunado a ello podrá convocar a sesión tanto del Pleno del Tribunal Superior de Justicia como del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza cuando haya necesidad de adoptar nuevas medidas y en casos urgentes competencia de dichos órganos.

Décimo segundo. Se instruye a la Secretaría de Acuerdo y Trámite del Consejo de la Judicatura para que lleve a cabo las acciones correspondientes para la debida publicación del presente acuerdo en el portal de internet del Poder Judicial del Estado y remitir las comunicaciones oficiales a las instancias competentes para su conocimiento y debido cumplimiento.

Décimo tercero. De conformidad con lo previsto en el artículo 14, fracción XXIII, de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, en la próxima sesión del Pleno del Consejo de la Judicatura del Estado dese cuenta con la emisión del presente acuerdo para su ratificación.

Así lo acordo y firma el Magistrado Miguel Felipe Mery Ayup, Presidente del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura del Estado, actuando ante la licenciada Rosalba Ixchel Rodríguez Villagrana, Secretaria de Acuerdo y Trámite del Consejo de la Judicatura del Estado, que autoriza y da fe.

Al día hábil siguiente, se incluyó en la Lista de Acuerdos.

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