Acuerdo C-126/2020 Reglas de Operación del Expediente Virtual 2.0

Mediante el cual se aprueban las reglas para la operación del Expediente Virtual 2.0 del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.

ACUERDO C-126/2020, EMITIDO POR EL PLENO DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA EN SESIÓN CELEBRADA EL VEINTINUEVE DE OCTUBRE DE DOS MIL VEINTE, MEDIANTE EL CUAL SE APRUEBAN LAS REGLAS PARA LA OPERACIÓN DEL EXPEDIENTE VIRTUAL 2.0 DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE COAHUILA DE ZARAGOZA.

CONSIDERACIONES

PRIMERO. El artículo 143 de la Constitución Política del Estado de Coahuila de Zaragoza establece que el Consejo de la Judicatura es un órgano del Poder Judicial del Estado que tiene como funciones la administración, vigilancia y disciplina de los órganos jurisdiccionales.

De acuerdo con el artículo 57, fracciones VII y XI, de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado, el Consejo de la Judicatura tiene las siguientes funciones: supervisar el funcionamiento de los órganos que integran al Poder Judicial y dictar las providencias necesarias para el mejoramiento de la administración de justicia; así como expedir los acuerdos generales que sean necesarios para regular el funcionamiento del Poder Judicial y de sus órganos.

SEGUNDO. El artículo 154, fracción II, inciso 9, de la Constitución local prevé que el procedimiento judicial se puede tramitar a través de un sistema de justicia digital confiable. Esta fracción en el inciso 3 establece que la justicia debe impartirse en condiciones de eficiencia, calidad y accesibilidad.

El artículo 17 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos establece que toda persona tiene derecho a que se le administre justicia por tribunales que estén expeditos para impartirla en los plazos y términos que fijen las leyes. Por otra parte, el artículo 6, tercer párrafo y apartado B, fracción I, de la Constitución General reconoce que el Estado mexicano está obligado a garantizar el derecho de acceso universal, equitativo, asequible y oportuno a las tecnologías de la información y comunicación, así como integrar a la población a la "sociedad de la información y del conocimiento".

TERCERO. Tales preceptos constitucionales están vinculados de forma indisociable, pues el uso de las tecnologías de la información y la comunicación coadyuvan en gran medida en la democratización de la justicia y en que sea accesible, eficiente y de calidad.

Este Consejo de la Judicatura del Estado comparte el reconocimiento que ya el Consejo de la Judicatura Federal ha hecho en cuanto a que " el avance y desarrollo de la infraestructura y servicios de las tecnologías de la información y la comunicación son herramientas transversales para el fortalecimiento de la impartición de justicia y la protección de los derechos humanos"(1).

En el Poder Judicial del Estado de manera paulatina se ha venido transitando hacia la justicia digital, cuyo avance y desarrollo tuvo un empuje exponencial durante este año 2020 con motivo de la iniciativa del Magistrado Miguel Felipe Mery Ayup, Presidente del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura del Estado.

Este Consejo de la Judicatura comparte lo declarado por el Relator Especial de Naciones Unidas sobre Independencia Judicial: “Las tecnologías informáticas y el uso del teletrabajo para enfrentar la crisis actual debe ser urgentemente puesto en funcionamiento. La innovación y el teletrabajo es esencial, especialmente para tribunales y jueces que tienen que conocer casos de derechos humanos"(2).

A manera de antecedentes, este Consejo de la Judicatura, en la sesión celebrada el 29 de mayo de 2015, emitió el acuerdo C 110/2015 en conjunto con el entonces Magistrado Presidente del Tribunal Superior de Justicia, mediante el cual se autorizó la aplicación del expediente virtual.

Sin embargo, este expediente virtual solamente operaba en los distritos judiciales de Saltillo, Torreón, Monclova y Piedras Negras. Abarcaba la materia civil y la familiar tradicional. Y durante cinco años no contó con actualización alguna.

En el presente año, el Consejero Presidente ha impulsado la transición a la justicia digital en diversos ámbitos de la impartición de justicia, lo cual ha permitido acercar la justicia a la ciudadanía aún en el contexto de la pandemia de COVID-19.

Con motivo de ello, este Consejo de la Judicatura ha emitido diversos acuerdos mediante los cuales ha implementado, entre otras herramientas, el uso de las videoconferencias para sesiones en los órganos colegiados del Poder Judicial del Estado(3), el uso del teletrabajo(4), las audiencias virtuales en procedimientos judiciales(5), el sistema de citas mediante plataforma en línea(6) y el buzón electrónico para la presentación de demandas y promociones”(7).

CUARTO. Ahora, para continuar consolidando la transición hacia la justicia digital, este Consejo de la Judicatura, por iniciativa del Consejero Presidente, considera oportuno que debe darse paso a una etapa para la regulación del Expediente Virtual 2.0.

El Expediente Virtual 2.0 (en adelante EV2.0) consiste en la actualización y mejoramiento del expediente virtual implementado por el Consejo de la Judicatura mediante el acuerdo C-110/2015. Consiste en un sistema de procesamiento virtual de información que permite visualizar y descargar las resoluciones judiciales, las demandas y las promociones que conforman un expediente o carpeta de un procedimiento jurisdiccional. La Oficialia Mayor del Poder Judicial, en conjunto con los órganos jurisdiccionales, comenzó a operarlo a partir del 21 de septiembre del presente año.

EI EV2.0 se caracteriza, entre otras cosas, por ser universal, es decir, lo operan los juzgados de primera instancia de todas las materias (civil, mercantil, familiar y penal) y de todos los distritos judiciales. Interconecta a otros dos sistemas de gestión: PAIIJ y SIGE.

Asimismo, el EV2.0 se enlaza directamente con el sistema de citas en línea y con el buzón electrónico de demandas y promociones (BEDP), lo cual permite a las y los usuarios contar con todas las herramientas digitales a su alcance. Estas tres herramientas digitales conforman lo que se denomina Poder en línea, que es la plataforma digital que abarca estos tres mecanismos. Es decir, ahora la persona usuaria puede revisar las actuaciones judiciales a través del EV2.0, presentar demandas y promociones electrónicamente, así como programar citas en línea.

De ahí que sea importante regular la operación del EV2.0, a fin de delimitar: su concepto y su finalidad; los requisitos para su uso; y las funciones que tienen las autoridades operadoras.

En consecuencia, con fundamento en lo dispuesto por los artículos 143 y 154 de la Constitución Política del Estado de Coahuila de Zaragoza, y 57, fracciones VIII y XI, de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, el Pleno del Consejo de la Judicatura del Estado emite el siguiente:

ACUERDO

PRIMERO. Se aprueban las Reglas para la Operación del Expediente Virtual 2.0 del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, en los términos siguientes:

REGLAS PARA LA OPERACIÓN DEL EXPEDIENTE VIRTUAL 2.0 DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE COAHUILA DE ZARAGOZA

CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. El Expediente Virtual 2.0 (en adelante EV2.0) consiste en un sistema de procesamiento virtual de información que permite visualizar y descargar las resoluciones judiciales, las demandas y las promociones que conforman un expediente o carpeta administrativa de un procedimiento jurisdiccional.

En el caso de las materias civil, mercantil, familiar del sistema tradicional y familiar oral, el EV2.0 operará respecto de los expedientes que correspondan a los procedimientos jurisdiccionales que se llevan a cabo con algún sistema de gestión PAIIJ O SIGE,

Sobre el sistema penal acusatorio y oral, el EV.2.0 operará en todas las carpetas administrativas que los órganos jurisdiccionales llevan a cabo con el sistema de gestión PAIIJ.

Los documentos que conforman el EV2.0 relativos a los procedimientos jurisdiccionales siempre deberán coincidir con los que obran en el expediente físico.

EI EV2.0 forma parte de la plataforma Poder en Línea, que comprende el buzón electrónico de demandas y promociones, el sistema de citas en línea y demás herramientas, sistemas y mecanismos digitales que las autoridades competentes implementen.

Artículo 2. EI EV2.0 está interconectado con los sistemas de gestión judicial implementados por el Poder Judicial del Estado.

Artículo 3. El EV2.0 será implementado en los juzgados de primera instancia competentes en las materias civil, mercantil, familiar, así como en aquellos juzgados del sistema de justicia penal acusatorio y oral. Entre los juzgados de primera instancia se comprende también a los juzgados letrados.

Artículo 4. EL EV2.0 podrá implementarse en otros órganos jurisdiccionales del Poder Judicial del Estado por parte de las autoridades competentes, siempre y cuando existan las circunstancias para ello.

Artículo 5. Para hacer uso del EV2.0 se deben cumplir los mismos requisitos de capacidad legal previstos en el Código Civil, Código Procesal Civil, ambos del Estado de Coahuila de Zaragoza, y demás normatividad aplicable a los órganos jurisdiccionales del Poder Judicial del Estado.

Artículo 6. El EV2.0 no impide que las y los justiciables puedan acudir a las sedes del Poder Judicial del Estado para consultar los expedientes en forma física y de manera presencial.

Artículo 7. Los órganos jurisdiccionales a que se refiere el artículo tercero, la Dirección General de Innovación de la Oficialía Mayor, y las demás instancias autorizadas por el Consejo de la Judicatura y la Oficialía Mayor, serán las encargadas de operar el EV2.0.

Artículo 8. La Oficialía Mayor, a través de la Dirección General de Innovación y de las demás autoridades que asigne, elaborará manuales, lineamientos y demás documentos que sean necesarios para la adecuada implementación, operación, uso y socialización del EV2.0.

La Oficialía Mayor, a través de la Dirección General de Innovación y de la Dirección de Informática, en coordinación con la Secretaría Técnica y de Transparencia de la Presidencia del Tribunal Superior de Justicia del Estado, llevará a cabo la capacitación pertinente para las y los operadores del EV2.0, las personas usuarias, abogados y abogadas y demás personas que estime conveniente para el uso adecuado del EV2.0.

Artículo 9. Las reglas de operación del EV2.0 deberán aplicarse procurando su mayor eficiencia y funcionalidad para garantizar el acceso a la justicia de las personas usuarias.

Lo no previsto en las presentes reglas de operación será resuelto por el Consejo de la Judicatura, la Oficialía Mayor y los órganos jurisdiccionales en el ámbito de su competencia.

Los órganos jurisdiccionales deberán observar lo dispuesto en el primer párrafo de este artículo para resolver las dudas que puedan surgir en la operación del EV2.0.

Las autoridades implementadoras y operadoras del EV2.0 a que se refieren las presentes reglas podrán realizar las adecuaciones que estimen pertinentes para el debido funcionamiento y operatividad del mismo, de lo cual deberán dar aviso al Consejo de la Judicatura del Estado

CAPÍTULO II. USO DEL EV2.0 POR PARTE DE LAS PERSONAS USUARIAS

Artículo 10. Se entiende por las y los usuarios todas aquellas personas que hagan uso del EV2.0, sean personas partes en algún procedimiento jurisdiccional o sus representantes legales.

Artículo 11. Para hacer uso del EV2.0 las personas usuarias deberán observar lo siguiente:

I. Se puede ingresar al EV2.0 utilizando la misma cuenta con la que previamente se hayan registrado para el buzón electrónico de demandas y promociones (BEDP).

II. Se puede ingresar al EV2.0 con la cuenta que previamente se utilizaba para la versión anterior del expediente virtual.

Se entiende por versión anterior aquella que operaba en las materias civil y familiar tradicional, implementada por el Consejo de la Judicatura mediante el acuerdo C-110/2015.

III. Si no se tiene alguna cuenta de las mencionadas en las fracciones anteriores, debe realizarse el registro en los módulos que para el uso del BEDP se encuentran habilitados en las sedes judiciales de este poder público.

Para realizar el registro a que se refiere esta fracción, se debe observar lo dispuesto en el capítulo II de las Reglas de Operación del Buzón Electrónico de Demandas y Promociones del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza en cuanto sea aplicable.

Las reglas de operación del BEDP se aprobaron por el Consejo de la Judicatura mediante el acuerdo C-086/2020 emitido en la sesión celebrada el tres de julio de dos mil veinte. El acuerdo está disponible en el sitio web oficial del Poder Judicial del Estado(8).

Artículo 12. En todo caso, para usar el EV2.0 la persona usuaria previamente registrada deberá solicitar la autorización de la o el juzgador que conozca del procedimiento jurisdiccional que se desea visualizar mediante el EV2.0.

La solicitud se puede presentar por medio del BEDP o personalmente acudiendo, previa cita, a la Oficialía de Partes.

Las personas usuarias podrán solicitar la autorización junto con aquella correspondiente para usar el BEDP.

Artículo 13. Una vez que la persona usuaria obtenga la autorización de la o el juzgador, este último deberá autorizar en el sistema el acceso al usuario al día siguiente hábil de que emita el acuerdo de autorización, una vez realizado lo anterior, la persona usuaria podrá visualizar y descargar los documentos que conforman únicamente el expediente o carpeta administrativa del procedimiento jurisdiccional.

La autorización no podrá otorgarse para visualizar otros expedientes O carpetas administrativas que correspondan a procedimientos jurisdiccionales diferentes al en que se es parte.

Artículo 14. El registro de cada usuario o usuaria en el EV2.0 es de carácter estrictamente personal, y en ningún caso otra persona podrá hacer el registro a su nombre, salvo por causa justificada a consideración de las autoridades competentes.

En este último caso, el representante legal o convencional de la persona interesada podrá acudir al módulo de registro, quien deberá exhibir el documento que lo acredite como tal y la constancia que justifique el impedimento de la persona interesada para asistir al módulo.

Artículo 15. Ninguna persona podrá hacer uso del EV2.0 sin registro previo.

Artículo 16. Sobre lo no previsto en las presentes reglas respecto a los módulos de registro se observará lo dispuesto en las Reglas de Operación del Buzón Electrónico de Demandas y Promociones.

Artículo 17. El uso del EV2.0 implica que la persona usuaria acepta los requisitos, condiciones y términos establecidos ello por las autoridades competentes.

La persona usuaria deberá hacer correcto y legal uso del EV2.0, y conducirse con probidad y diligencia. Tiene prohibido compartir credenciales de acceso con otra persona y distribuir por cualquier medio la información que contiene el EV2.0. De lo contrario, se hará acreedora a las sanciones, amonestaciones y medidas de corrección establecidas en la legislación aplicable.

Artículo 18. En caso de que la persona usuaria tenga algún impedimento para el uso adecuado del EV2.0 y observe que existe alguna falla técnica que le impida visualizar algún documento, deberá comunicarse a través de los medios establecidos con la Dirección de Informática de la Oficialía Mayor o a la Secretaría Técnica y de Transparencia del Tribunal Superior de Justicia del Estado.

Estas autoridades deberán atender de manera inmediata y con la debida diligencia a las personas usuarias del EV.20.

CAPÍTULO III. FUNCIONES DE LOS AUTORIDADES ENCARGADAS DE OPERAR EL EV2.0

Artículo 19. Los jueces de primera instancia a que se refiere el artículo 3 de las presentes reglas de operación, tendrán las siguientes funciones:

I. Designará al funcionario público auxiliar como encargado de operar el EV2.0, esto en coordinación de la Oficialía Mayor.

II. Revisar las solicitudes que presenten las partes para la autorización en el uso del EV2.0.

III. Autorizar a las partes del procedimiento jurisdiccional de que se trate para visualizar las constancias del expediente o de la carpeta administrativa mediante el EV2.0.

Para ello, deberá emitir el acuerdo correspondiente en el plazo establecido por la legislación procesal.

Al día siguiente hábil de que emita el acuerdo, el juzgado deberá realizar la gestión de autorización en el EV2.0, lo cual consistirá en asociar el expediente o carpeta administrativa en la plataforma del EV2.0 a través del nombre, correo electrónico y número telefónico de la persona usuaria de que se trate.

Es decir, la persona usuaria podrá visualizar las constancias del expediente o de la carpeta administrativa mediante el EV2.0, el día siguiente hábil de que el juzgador emita el acuerdo de autorización correspondiente.

IV. Vigilar y cerciorarse de que los documentos que estén en el expediente virtual coincidan con los que obran en el expediente o en la carpeta física que se resguarde en el juzgado.

V. Hacer un uso diligente del EV2.0, así como vigilar, en el ámbito de su competencia, que las y los usuarios utilicen diligentemente el EV2.0

VI. Comunicar a la Oficialía Mayor de manera inmediata cualquier inconveniente o falla técnica que se presente en la operación del EV2.0.

VII. Las demás que asigne el Consejo de la Judicatura y la normatividad aplicable.

Artículo 20. La Dirección de Innovación tendrá las siguientes funciones:

I. Desarrollar e implementar el EV2.0 para su operación por los órganos jurisdiccionales referidos en las presentes reglas.

II. Dar mantenimiento y realizar las actualizaciones que sean necesarios para la eficiencia y calidad del EV2.0.

III. Otorgar seguridad y soporte técnico para las autoridades operadores del EV2.0.

IV. Auxiliar a las personas usuarias del EV2.0, así como prestarles soporte técnico en casos de inconvenientes y fallas que se presenten.

V. Las demás que asigne el Consejo de la Judicatura y la normatividad aplicable.

Artículo 21. Para el cumplimiento de las funciones de la Dirección de Innovación, deberán prestar apoyo, en el ámbito de sus competencias, la Dirección de Informática y la Secretaría Técnica y de Transparencia del Tribunal Superior de Justicia del Estado.

CAPÍTULO IV. RESPONSABILIDADES

Artículo 22. Las partes y sus representantes, y demás personas que utilicen el EV2.0, serán responsables del uso fraudulento, indebido e ilegal que hagan del EV2.0, de acuerdo con la legislación aplicable.

Artículo 23. La inobservancia y transgresión de las disposiciones establecidas en las presentes reglas por parte de las y los servidores públicos del Poder Judicial del Estado, dará lugar a las faltas administrativas previstas en la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza y demás leyes aplicables.

REGLA TRANSITORIA

ÚNICA. Las presentes reglas de operación entrarán en vigor una vez que haya sido publicado el presente acuerdo en el sitio web del Poder Judicial del Estado.

SEGUNDO. Se instruye a la Oficialía Mayor para que, en coordinación con la Secretaría Técnica y de Transparencia de la Presidencia del Tribunal Superior de Justicia del Estado, lleve a cabo la capacitación y socialización pertinente para las y los operadores del EV2.0, las personas usuarias y demás personas que estime conveniente para el uso adecuado del EV2.0.

TERCERO. Se instruye a la Secretaría de Acuerdo y Trámite del Consejo de la Judicatura a fin de que: a) lleve a cabo las acciones correspondientes para la debida publicación del presente acuerdo en el sitio web del Poder Judicial del Estado; b) comunique el presente acuerdo a las autoridades competentes para su puntual cumplimiento; y c) en coordinación con la Secretaría Técnica y de Transparencia de la Presidencia del Tribunal Superior de Justicia del Estado, remita las comunicaciones oficiales que se estimen convenientes con el propósito de que se socialice y divulgue el EV2.0.

La licenciada Rosalba Ixchel Rodríguez Villagrana, Secretaria de Acuerdo y Trámite del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado, CERTIFICA: De conformidad con lo previsto en el artículo 28 fracciones V y XIII del Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura del Estado, que el ACUERDO C-126/2020 MEDIANTE EL CUAL SE APRUEBAN LAS REGLAS PARA LA OPERACIÓN DEL EXPEDIENTE VIRTUAL 2.0 DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE COAHUILA DE ZARAGOZA, fue aprobado por el Pleno del Consejo en sesión de fecha 29 de octubre de 2020, por unanimidad de votos de los señores Consejeros: Magistrado Presidente Miguel Felipe Mery Ayup, Román Alberto Cepeda González, Homero Ramos Gloria, Luis Martin Granados Salinas, Obed Santibañez Cabrales, Juan Antonio García Villa. Saltillo, Coahuila de Zaragoza, a 05 de noviembre de 2020. Va en cinco (05) fojas útiles. DOY FE.

LA SECRETARIA DE ACUERDO Y TRÁMITE

Referencias

  1. Consejo de la Judicatura Federal (2020). Acuerdo general 12/2020, del Pleno del Consejo de la Judicatura Federal, que regula la integración y trámite de expediente electrónico y el uso de videoconferencias en todos los asuntos competencia de los órganos jurisdiccionales a cargo del propio Consejo. P. 1.
  2. García-Sayán (2020). Declaración del Relator Especial de Naciones Unidas sobre Independencia Judicial. Emergencia del coronavirus. Desafíos para la justicia.
  3. Véase, por ejemplo, el acuerdo emitido por el Magistrado Miguel Felipe Mery Ayup, Presidente del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza, el trece de abril de dos mil veinte, mediante el cual se establecen las providencias para la celebración de sesiones del Pleno del Consejo de la Judicatura del Estado, mediante el uso de tecnologías digitales, para la adopción de medidas que resulten pertinentes, con motivo del fenómeno de salud pública derivado del virus COVID-19.
  4. Véase el Protocolo de actuación y atención en los órganos jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza durante la emergencia sanitaria derivada de la pandemia de COVID-19.
  5. Véase el acuerdo emitido por el Magistrado Miguel Felipe Mery Ayup, Presidente del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza, el seis de abril de dos mil veinte, mediante el cual se establece el mecanismo de reforzamiento a las medidas de contingencia implementadas en los juzgados de primera instancia en materia penal del sistema acusatorio y oral, por el fenómeno de salud pública derivado del virus COVID-19; así como el protocolo ya referido.
  6. Véase el acuerdo C-077/2020 emitido por el Pleno del Consejo de la Judicatura en sesión celebrada el tres de junio de dos mil veinte, a través del cual se implementa el sistema de citas mediante plataforma en línea del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
  7. Véase el acuerdo C-086/2020 emitido por el Pleno del Consejo de la Judicatura en sesión celebrada el tres de julio de dos mil veinte, mediante el cual se instaura el buzón electrónico de demandas y promociones del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
  8. La dirección electrónica en la cual se encuentra el documento referido e la siguiente: https://www.pjecz.gob.mx/acuerdos-del-consejo/2020/2020-07-03-1300-acuerdo-buzon electronico-de-demandas-y-promociones/ Sin embargo, debido a la actualización y a diversas cuestiones técnicas del sitio web, la dirección electrónica puede variar. Por lo que el documento en mención se ubicará en el sitio web del Poder Judicial del Estado que se encuentre habilitado.

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