Acuerdo C-127/2020 Sistema Integral de Búsqueda de Expedientes y Digitalización

Para implementar el Sistema Integral de Búsqueda de Expedientes y Digitalización (SIBED)

ACUERDO C-127/2020, EMITIDO POR EL CONSEJO DE LA PJECZ JUDICATURA EL VEINTINUEVE DE OCTUBRE DE DOS MIL VEINTE PARA IMPLEMENTAR EL SISTEMA INTEGRAL DE BÚSQUEDA DE EXPEDIENTES Y DIGITALIZACIÓN (SIBED).

Continuando con el rubro de asuntos generales, el Consejero Presidente sometió a consideración de los consejeros una propuesta de modernización en la asignatura archivística judicial, la cual consiste en implementar el Sistema Integral de Búsqueda de Expedientes y Digitalización (en adelante SIBED).

El Consejero Presidente precisó que el objeto del SIBED es el manejo digital del inventario del Archivo Judicial General del Poder Judicial del Estado, así como establecer un proceso de digitalización, búsqueda, localización, resguardo y envío de expedientes jurisdiccionales del Poder Judicial del Estado. Al respecto, el Consejero Presidente expuso a los consejeros la siguiente justificación.

Recordó que el Consejo de la Judicatura es un órgano del Poder Judicial del Estado que tiene como funciones la administración, vigilancia y disciplina de los órganos jurisdiccionales del Poder Judicial, según lo dispuesto por el artículo 143 de la Constitución Política del Estado de Coahuila de Zaragoza (en adelante Constitución local).

Recapituló que el artículo 57, fracciones VIII y XI, de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado, atribuye al Consejo de la Judicatura las siguientes funciones: dictar las providencias necesarias para el mejoramiento de la administración de justicia y expedir los acuerdos generales que sean necesarios para regular el funcionamiento del Poder Judicial y de sus órganos.

Por lo que advirtió que el Consejo de la Judicatura tenía facultades para implementar el SIBED, en tanto que este sistema tiene como fin último el mejoramiento de la administración de justicia y la regulación de sus órganos, principalmente de los juzgados y del Archivo Judicial General.

Comentó que el SIBED es una herramienta que forma parte del sistema digital confiable al que se refiere el artículo 154 de la Constitución local, pues integrará el sistema Poder en línea que se conforma, a su vez, de otros mecanismos como el Buzón electrónico de demandas y promociones (BEDP), el sistema de citas mediante plataforma en línea y el expediente virtual 2.0 (EV2.0).

Sobre el Archivo Judicial General, el Consejero Presidente expuso que hasta ahora este órgano administrativo tiene grandes áreas de oportunidad en su funcionamiento; sin embargo, también reconoció que actualmente el Director del Archivo Judicial General y el personal de este órgano han estado trabajando incansablemente para su modernización.

Una de las medidas para ello, reiteró el Presidente, es precisamente el SIBED. Comentó que mediante esta herramienta tecnológica, que operarán los órganos jurisdiccionales y el Archivo Judicial General, se podrá visualizar, buscar, enviar, recibir, acomodar y consultar digitalmente los datos de los expedientes y documentos administrativos del Poder Judicial del Estado.

Puntualizó que con el SIBED el Archivo Judicial General registrará en línea los expedientes al igual que los órganos jurisdiccionales, además de que ambos podrán dar seguimiento a cada uno de tales expedientes. Asimismo, facilitará el control del envío de las remesas de expedientes por parte de los juzgados hacia el Archivo Judicial General

El Presidente destacó que con este sistema se facilitará la búsqueda y consulta de expedientes para las y los usuarios.

También destacó que la principal característica del SIBED es que permitirá utilizar códigos QR (Quick Response code), que se colocarán en los expedientes físicos para su rastreo a través de los órganos jurisdiccionales.

Con los códigos QR se conocerá la siguiente información: juzgado de origen; año y número de expediente; partes del juicio; tipo de asunto; así como: si el expediente cuenta con otro número de identificación y si cuenta con duplicados o con tomos.

El Consejero Presidente refirió que los órganos jurisdiccionales podrán seleccionar a través del SIBED los expedientes y documentos que constituyan la remesa y generar el listado utilizando los códigos QR para su envío al Archivo Judicial General. Mientras que en el Archivo se recibirá la lista de documentos vía electrónica, de manera que una vez que se reciban los documentos físicos pasarán al archivista para su resguardo. El Consejero Presidente resaltó que se podrá ubicar la persona u órgano que envió los documentos, el lugar en el que se encuentra y las personas que interactuaron con él durante su recorrido.

Indicó que el SIBED permitirá distribuir las cargas de trabajo en el personal del Archivo Judicial, pues repartirá las remesas para resguardo y las solicitudes de búsqueda de cada uno de ellos. Asimismo, facilitará la interacción entre los órganos jurisdiccionales y el Archivo Judicial General para la resolución de dudas sobre la búsqueda de documentos.

El Consejero Presidente aludió que el SIBED es un sistema flexible y dinámico que se podrá interconectar con los sistemas de gestión SIGE, PAIIJ y con el EV2.0 para la exploración de información sobre los expedientes.

El Presidente también comentó que el SIBED permitirá elaborar estadísticas de usuarios de expedientes y el tiempo de respuesta por parte de las autoridades.

El Consejero Presidente hizo del conocimiento de los consejeros que la implementación del SIBED es un gran avance hacia la certificación ISO 30301: 2019 Información y Documentación. Sistemas de Gestión para los Documentos.

El Presidente sintetizó que el SIBED evitará el extravío de los expedientes, y contribuirá para la transparencia y de rendición de cuentas de los órganos encargados de su resguardo. Asimismo, mejorará la calidad y la eficiencia de la función archivista tanto de los órganos jurisdiccionales como del Archivo Judicial General.

En este contexto, el Consejero Presidente comentó a los consejeros que para la implementación y operación del SIBED era necesario realizar las primeras líneas de acción que son las siguientes:

  1. Autorizar al Archivo Judicial General para acudir a las sedes de los órganos jurisdiccionales (juzgados de primera instancia en materias civil, familiar, mercantil y penal) del Poder Judicial del Estado, a fin de realizar el levantamiento del inventario de expedientes de los años 2015 a la fecha, es decir, insertar códigos QR en tales expedientes para el inventario en el SIBED.

El Archivo Judicial General realizará este procedimiento denominado levantamiento en los distritos judiciales de Saltillo y Torreón; sin embargo, podrá replicar esta actividad en los demás distritos judiciales dando previo aviso al Consejo de la Judicatura del Estado.

  1. Para realizar el procedimiento referido en el inciso 1, el Archivo Judicial General deberá presentar al Consejo de la Judicatura, y difundir entre los órganos jurisdiccionales un calendario de las actividades, así como informar por escrito en un tiempo razonable al órgano jurisdiccional en el que realizará la actividad lo siguiente: una breve descripción del SIBED; el motivo de la actividad; la fecha y la hora en que se llevará a cabo; el personal del Archivo Judicial General que acudirá; y los expedientes judiciales que comprenderá. El Archivo Judicial General solicitará que el juzgado designe una persona de enlace para la diligencia.

De lo anterior, el Archivo Judicial General también deberá informar al Consejo de la Judicatura del Estado.

El Archivo Judicial General también deberá establecer previamente una comunicación clara y eficiente con los órganos jurisdiccionales, a fin de que éstos últimos tengan la posibilidad de organizarse y prepararse para realizar la actividad.

  1. Los órganos jurisdiccionales deberán colaborar con el Archivo Judicial General en la operación del SIBED y en la colocación de códigos QR en los expedientes judiciales, así como designar una persona que funja como enlace y responsable del SIBED, de lo cual deberán dar aviso al Archivo Judicial General.

  2. Una vez realizada la actividad en los órganos jurisdiccionales designados por el Archivo Judicial General, el mismo Archivo Judicial General deberá rendir un informe al Consejo de la Judicatura del Estado.

Por último, el Consejero Presidente también comentó que el Archivo Judicial General sería el órgano encargado de elaborar manuales, protocolos y lineamientos del SIBED que, en su caso, serán aprobados por este Consejo de la Judicatura, los cuales deberán presentarse a este Consejo en un plazo de 90 días. Asimismo, este órgano administrativo se encargaría de las capacitaciones de las y los servidores públicos encargados de operar el SIBED a fin de realizar un uso óptimo y adecuado del sistema, así como de su difusión y divulgación en la sociedad coahuilense, para lo cual se podrá auxiliar de la Secretaría Técnica y de Transparencia de la Presidencia del Tribunal Superior de Justicia del Estado, y de la Dirección de Informática del Poder Judicial.

El Consejero Presidente comentó que el Consejo de la Judicatura emitiría, en el ámbito de su competencia, los acuerdos generales para la debida implementación y operación del SIBED, y que este órgano colegiado podrá auxiliarse de la Visitaduría Judicial General para el debido seguimiento de ello.

Por lo anteriormente expuesto, con fundamento en lo dispuesto en los artículos 143 y 154 de la Constitución Política del Estado de Coahuila de Zaragoza; y 57, fracciones VIII y XI de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza; los consejeros emitieron el siguiente:

ACUERDO C-127/2020

Se toma conocimiento del contenido de la propuesta del Consejero Presidente.

Se aprueba la propuesta consistente en implementar el Sistema Integral de Búsqueda de Expedientes y Digitalización (SIBED) en los términos precisados en el presente acuerdo.

Se instruye al Archivo Judicial General y a los órganos jurisdiccionales a fin de que lleven a cabo las acciones encomendadas por este Consejo de la Judicatura.

Se instruye a la Secretaría de Acuerdo y Trámite del Consejo de la Judicatura para que comunique el presente acuerdo al Archivo Judicial General, a la Secretaría Técnica y de Transparencia de la Presidencia del Tribunal Superior de Justicia del Estado de Coahuila de Zaragoza, a la Dirección de Informática de la Oficialía Mayor del Poder Judicial del Estado y a la Visitaduría Judicial General.

Se instruye a la Secretaría de Acuerdo y Trámite de este Consejo para que elabore un cuadernillo auxiliar para el seguimiento de la implementación y operación del SIBED.

La licenciada Rosalba Ixchel Rodríguez Villagrana, Secretaria de Acuerdo y Trámite del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado, CERTIFICA: De conformidad con lo previsto en el artículo 28 fracciones V y XIII del Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura del Estado, que el ACUERDO C-127/2020 MEDIANTE EL CUAL SE IMPLEMENTA EL SISTEMA INTEGRAL DE BÚSQUEDA DE EXPEDIENTES Y DIGITALIZACIÓN (SIBED), fue aprobado por el Pleno del Consejo en sesión de fecha 29 de octubre de 2020, por unanimidad de votos de los señores Consejeros: Magistrado Presidente Miguel Felipe Mery Ayup, Román Alberto Cepeda González, Homero Ramos Gloria, Luis Martin Granados Salinas, Obed Santibañez Cabrales, Juan Antonio García Villa. Saltillo, Coahuila de Zaragoza, a 05 de noviembre de 2020. Va en tres (03) fojas útiles.- DOY FE.

LA SECRETARIA DE ACUERDO Y TRÁMITE.

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