ACUERDO DEL CONSEJERO PRESIDENTE DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL ESTADO DE COAHUILA DE ZARAGOZA
Asunto del acuerdo: Se dilucida la cuestión planteada por la Unidad de Apoyo a lo Jurisdiccional respecto al buzón electrónico de demandas y promociones (BEDP).
Saltillo, Coahuila de Zaragoza. Acuerdo del 17 de junio de 2021.
I. CONSIDERACIONES
1. Recepción del oficio UAJ-03/2021 del Titular de la Unidad de Apoyo a lo Jurisdiccional
La maestra Elsa María del Pilar Flores Velázquez, Secretaria de Acuerdo y Trámite del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza, en esta fecha del 17 de junio de 2021, dio cuenta al Consejero Presidente del Consejo de la Judicatura del Estado con el oficio UAJ-03/2021 de fecha 16 de junio de 2021.
El oficio se suscribió por el licenciado Benjamín Tejeida Sánchez, Titular de la Unidad de Apoyo a lo Jurisdiccional de la Oficialía Mayor del Poder Judicial del Estado (en lo que sigue Titular de la UAJ).
La Secretaría de Acuerdo y Trámite del Consejo recibió este oficio el 16 de junio de este año.
2. Asunto del oficio UAJ-03/2021 del Titular de la Unidad de Apoyo a lo Jurisdiccional
El licenciado Benjamín Tejeida Sánchez sometió al Consejo de la Judicatura del Estado una cuestión respecto al uso del buzón electrónico de demandas y promociones del Poder Judicial del Estado (en adelante BEDP).
El servidor público planteó que, derivado de la comunicación con las oficialías de partes de este poder público, tiene conocimiento de que en diversas ocasiones las y los usuarios del BEDP señalan y dirigen los escritos a un juzgado distinto en el BEDP al cual se refiere el propio escrito que se escanea y se envía mediante este buzón.
El servidor público indicó que algunas oficialías de partes remiten los documentos al juzgado que aparece en ellos y no a aquél juzgado que se elige en la plataforma del BEDP, en el cual se debe señalar el órgano jurisdiccional al que se desea enviar la demanda o la promoción correspondiente
Por este motivo, el Titular de la UAJ estima que sería conveniente que el Consejo de la Judicatura emita una precisión o acuerdo que ayude a delinear una norma de actuación sobre este tema.
3. Facultades del Consejero Presidente para atender la cuestión planteada en el oficio UAJ-03/2021
El Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza es el órgano de administración, vigilancia y disciplina del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, según lo establece el artículo 143 de la Constitución Política del Estado de Coahuila de Zaragoza.
El Consejo de la Judicatura se encarga de supervisar el funcionamiento de los órganos que integran al Poder Judicial, así como el desempeño de sus servidores públicos y dictar las providencias necesarias para el mejoramiento de la administración de justicia, de conformidad con el artículo 57, fracción VIII, de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
El artículo 6, segundo párrafo, de las Reglas de Operación del BEDP (en adelante las reglas) establece que lo no previsto en estas reglas será resuelto por el Consejo de la Judicatura, la Oficialía Mayor, las Oficialías de Partes y los órganos jurisdiccionales en el ámbito de su competencia.
Por consiguiente, el Consejo de la Judicatura tiene la facultad de dilucidar la cuestión planteada por el Titular de la UAJ, en virtud de que su criterio tendrá aplicación general en las oficialías de partes y homologará esta función. Además, en tanto que el Consejo emitió las reglas de operación mencionadas, tiene la atribución de regular lo que no se encuentra previsto.
El suscrito Consejero Presidente puede ejercer la facultad referida mediante acuerdos emitidos de manera urgente y que no admitan demora, como lo establece el artículo 9, fracción VIII, del Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura del Estado. Esto es así, debido a que el criterio que se emita redundará en la actividad diaria de las oficialías de partes y brindará a seguridad jurídica de manera inmediata a las y los usuarios que utilizan día a día el BEDP.
4. Criterio emitido por el Consejero Presidente
El Titular de la UAJ sometió a consideración del Consejo la siguiente cuestión: «[s]e presenta una disyuntiva cuando la captura no coincide con el documento físico (escaneado) en algunos distritos dan preferencia a lo establecido en el documento físico y en otros a lo electrónico» (sic).
Esta cuestión se presenta en el contexto del uso del BEDP, que permite enviar demandas y promociones en documentos escaneados por medio de una plataforma digital, los cuales reciben las oficialías de partes del Poder Judicial del Estado. Estas oficialías de partes, una vez recibidos los documentos, los cargan en el sistema de gestión judicial y los remiten al órgano jurisdiccional que al cual se dirigen.
Ante esta cuestión el suscrito Consejero Presidente emite el siguiente criterio: las oficialías de partes deben remitir los documentos consistentes en promociones al órgano jurisdiccional que eligen las y los usuarios en la plataforma del BEDP al firmar electrónicamente con el NIP dinámico, en vez de turnarlos al órgano jurisdiccional que se indica en los documentos escaneados y cargados en el BEDP.
El Consejero Presidente adopta este criterio con base en la justificación siguiente:
Las reglas establecen en el artículo primero que el BEDP tiene por objeto la presentación electrónica de demandas y promociones que vayan dirigidas a los juzgados que conocen de las materias familiar, mercantil y penal, así como al Tribunal de Conciliación y Arbitraje.
De conformidad con el acuerdo C-086/2020 del Consejo de la Judicatura del Estado, con la implementación del BEDP se buscó continuar avanzando en la transición hacia la justicia digital en el Poder Judicial del Estado y en cumplimiento del compromiso constitucional local de implementar un sistema de justicia digital confiable .
Para el uso del BEDP se estableció como requisito fundamental contar con un NIP dinámico, el cual, de acuerdo con el artículo 13 de las reglas, consiste en una firma electrónica que tiene los mismos efectos que la firma autógrafa. Este precepto también dispone que el NIP dinámico permite validar la identidad del firmante y cargar las demandas y promociones para poder ser enviadas.
El artículo 15 de las reglas establece claramente los pasos a seguir por la persona usuaria para presentar demandas y promociones. Entre los pasos en mención se encuentran los siguientes:
I. Acceder al BEDP a través del sitio web oficial del Poder Judicial del Estado, mediante las credenciales generadas en el módulo de registro [...]. II. La persona usuaria elegirá la opción enviar demanda y/o enviar promoción según corresponda y registrará los datos particulares de la demanda o promoción que desee enviar, debiendo, además, indicar datos de identificación que requiera la plataforma del BEDP. III. En el caso de las promociones, recibirán el debido curso legal siempre que se señale correctamente el número de expediente en el que se actúa o datos que permitan su identificación y que se formulen dentro de los plazos y con los requisitos exigidos en la legislación aplicable. IV. Una vez ingresados los datos de la promoción, la persona usuaria cargará los archivos digitales escaneados correspondientes a la demanda o a la promoción, así como sus anexos. En formato PDF. V. Una vez cargados los archivos digitales correspondientes a la demanda y/o promoción de la persona usuaria, deberá seleccionar la opción Firmar con NIP dinámico. VI. Realizado lo anterior, la persona usuaria recibirá en su token celular un mensaje de texto SMS con el NIP dinámico para firmar y validar el envío de los documentos.
En las reglas también se establecieron responsabilidades para las y los usuarios del BEDP, una de ellas es verificar el correcto y completo registro de la información en los campos del buzón.
Otro aspecto importante de las reglas, es que refieren que el simple hecho de la presentación de la demanda –y sus anexos- no implica que se haya cumplido con los requisitos que debe cumplir conforme a la legislación procesal aplicable, pues ello corresponde a la función jurisdiccional . Por ello, las oficialías de partes no pueden pronunciarse al respecto, como tampoco pueden hacerlo acerca de la competencia de la persona juzgadora a la que se dirijan las demandas, y sobre la vía propuesta o la falta de copias o anexos .
De tales reglas se puede obtener concluir lo siguiente:
a. El BEDP es un mecanismo para transitar hacia la justicia digital, lo cual implica la colaboración de todos y todas las operadoras de justicia, como personas abogadas, juzgadoras y juzgadores y personal administrativo como el que se desempeña en las oficialías de partes. Es decir, se trata de un trabajo conjunto y colaborativo quienes participan en el sistema de impartición de justicia local.
b. Para enviar documentos mediante el BEDP se realiza una firma electrónica a través del NIP dinámico, que tiene los mismos efectos que la firma autógrafa. La firma electrónica expresa la voluntad de la persona usuaria del envío de documentos en los términos precisados en el BEDP.
c. Para que las promociones lleven el debido curso legal, se deben llenar adecuadamente los datos requeridos en el BEDP por parte de las >personas usuarias, además de cumplir los requisitos de la legislación aplicable.
d. La persona usuaria del BEDP tiene la responsabilidad de verificar el correcto y completo registro de la información en los campos requeridos por el BEDP.
e. Las oficialías de partes no tienen la facultad de pronunciarse sobre la competencia de la persona juzgadora a la que se dirijan los documentos. Tampoco tienen la atribución de realizar un análisis sobre a cuál autoridad judicial debe dirigirse el documento interpretando la voluntad de las personas usuarias manifestada en la firma electrónica y la firma autógrafa establecida en los documentos escaneados.
El Consejero Presidente advierte que las reglas del BEDP deben interpretarse y aplicarse de manera armónica con el propio Reglamento de las Oficialías de Partes del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, en especial con el artículo 8 de este reglamento. Este artículo dispone que el oficial de partes no puede emitir juicios respecto de la competencia del juez al que se dirigen los escritos que recibe.
Entonces, bajo este marco normativo, el Consejero Presidente considera que las oficialías de partes deben guiarse por los datos de identificación que las personas usuarias señalan en el BEDP para enviar las demandas y las promociones, puesto que firman electrónicamente; esto es, manifiestan su voluntad de remitir los documentos al órgano jurisdiccional que señalan en la plataforma del BEDP.
Además, al usar el BEDP, las personas usuarias manifiestan su conformidad con los requisitos y condiciones de uso establecidos en las Reglas de Operación y en las demás disposiciones aplicables. Por ende, deben tener la debida diligencia para cerciorarse del llenado correcto de la información requerida en el BEDP, que debe coincidir con los datos de la demanda y de la promoción correspondiente.
Por otra parte, la labor de las oficialías de partes se constriñe a recibir las demandas y promociones, y turnarlas al órgano jurisdiccional que corresponda. Por lo que están impedidas de emitir juicios y criterios sobre la competencia de los órganos jurisdiccionales.
De ahí que ante cualquier caso como los que advierte el Titular de la UAJ, deben atender a la información ingresada en el BEDP a través de la firma electrónica por parte de las personas usuarias. De otro modo, el uso del BEDP sería ilusorio y no se cumplirían los fines que se persiguen con este mecanismo, que es la administración de justicia mediante las tecnologías de la información y la comunicación.
Ciertamente, en los casos que plantea el Titular de la UAJ sobre la divergencia entre los datos señalados del órgano receptor en el BEDP y en el escrito que se envía mediante este buzón, corresponde a los órganos jurisdiccionales estudiar las promociones presentadas por las partes –y remitidas por las oficialías de partes-, a fin de dilucidar si son los facultados para pronunciarse al respecto. De no ser así, el marco normativo procesal establece las normas generales para proceder en consecuencia.
En efecto, los mecanismos de justicia digital que el Poder Judicial del Estado ha implementado, tales como el BEDP, el sistema de citas y el expediente virtual 2.0, son instrumentos cuyo funcionamiento implica una nueva cultura de la atención y la tramitación de los procedimientos en el sistema de justicia, por lo que es importante el uso adecuado de tales instrumentos por todas las personas usuarias y las y los operadores jurídicos.
Por último, el Consejero Presidente advierte que el presente criterio no se extiende a los diversos supuestos y situaciones que pueden surgir en la presentación de demandas y promociones de manera física, es decir, de la forma en que se venía haciendo antes de la implementación del BEDP. En tales supuestos y situaciones, deberá observarse lo dispuesto en el marco normativo aplicable.
5. Medidas de las autoridades para evitar los casos referidos por el Titular de la UAJ
El Consejero Presidente toma en cuenta el artículo 5, segundo párrafo, de las reglas del BEDP, impone el deber de implementar programas de capacitación para las y los operadores del BEDP y para las personas litigantes. Para ello, las autoridades encargadas de ello son la Oficialía Mayor en coordinación con la Secretaría Técnica y de Transparencia de la Presidencia del Tribunal Superior de Justicia del Estado.
En el asunto en particular que somete a estudio el Titular de la UAJ, el suscrito Presidente advierte la necesidad de continuar difundiendo el uso del BEDP a través de pláticas, talleres o conversatorios, con las personas usuarias como son las y los abogados postulantes.
Asimismo, se requiere seguir difundiendo el uso adecuado del BEDP a través de las redes sociales, los medios de comunicación y la misma plataforma del BEDP del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
Por ello, el Consejero Presidente estima conveniente que la Oficialía Mayor, a través de la Unidad de Apoyo a lo Jurisdiccional, y en coordinación con la Secretaría Técnica y de Transparencia de la Presidencia del Tribunal Superior de Justicia del Estado, lleven a cabo actividades como las que se mencionan para difundir –y capacitar- sobre el uso adecuado del BEDP y evitar la situación que se atiende en el presente acuerdo, así como aquellas que puedan surgir en la actividad diaria en la plataforma del BEDP.
La difusión y capacitación podrá realizarse mediante el uso de las redes sociales y medios de comunicación, así como con pláticas, conversatorios, conferencias, y demás actividades, que vayan dirigidas principalmente al personal de las oficialías de partes y a las personas abogadas como pueden ser las agremiadas en las asociaciones de abogados.
Estas actividades deberán implementarse durante los 30 días naturales siguientes a la notificación del presente acuerdo.
II. ACUERDO
Por lo anteriormente expuesto, el Consejero Presidente decide lo siguiente:
Primero. Se toma conocimiento del oficio UAJ-03/2021 de fecha 16 de junio de 2021, suscrito por el licenciado Benjamín Tejeida Sánchez, Titular de la Unidad de Apoyo a lo Jurisdiccional de la Oficialía Mayor del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
Segundo. Ante la cuestión planteada por el Titular de la UAJ, debe adoptarse el siguiente criterio por las oficialías de partes:
Las oficialías de partes deben remitir los documentos consistentes en promociones al órgano jurisdiccional que eligen las y los usuarios en la plataforma del BEDP al firmar electrónicamente con el NIP dinámico, en vez de turnarlos al órgano jurisdiccional que se indica en los documentos escaneados y cargados en el BEDP.
Para su aplicación, las oficialías de partes deberán atender a la justificación establecida en la parte considerativa del presente acuerdo.
Tercero. Se instruye a la Oficialía Mayor para que, a través de la Unidad de Apoyo Jurisdiccional y en coordinación con la Secretaría Técnica y de Transparencia, lleve a cabo las actividades referidas en el apartado I.5 del presente acuerdo.
Estas actividades deberán implementarse durante los 30 días naturales siguientes a la notificación del presente acuerdo.
Cuarto. Se instruye a las oficialías de partes a fin de que den cumplimiento al presente acuerdo.
Quinto. Se instruye a la Secretaría de Acuerdo y Trámite del Consejo de la Judicatura del Estado para que comunique el presente acuerdo a la Unidad de Apoyo a lo Jurisdiccional y a las oficialías de partes del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
La Secretaría de Acuerdo y Trámite deberá publicar el presente acuerdo en el sitio web oficial del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
La autoridad encargada de cargar este acuerdo en el sitio web deberá señalar la fecha en que este acuerdo se publicó en este sitio.
Sexto. En la próxima sesión del Consejo, el suscrito Consejero Presidente dará cuenta al Pleno con el presente acuerdo para su ratificación.
De esta manera, el Consejero Presidente del Consejo de la Judicatura del Estado, Miguel Felipe Mery Ayup, emite este acuerdo actuando ante la maestra Elsa María del Pilar Flores Velázquez, Secretaria de Acuerdo y Trámite que autoriza y da fe.
Este acuerdo se incluyó en la lista de acuerdos en la misma fecha de su suscripción. MTRO. AGHG.