Resumen: I. CONSIDERACIONES. 1. Antecedentes. 2. Facultades del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza. 3. Justificación para la reforma de las Reglas de Operación CIA y del Reglamento STT. 3.1. Funciones de administración y contratación de servicios de depuración de archivos del Secretario Técnico de la CIA. 3.2. Creación de la figura de Enlace de gestión documental, transparencia y estadística (Enlace GDTE). II. DECISIONES.
I. CONSIDERACIONES
1. Antecedentes
El 24 de junio del presente año la Secretaría de Acuerdo y Trámite del Consejo de la Judicatura del Estado recibió dos oficios suscritos por el Secretario Técnico de la Comisión Interdisciplinaria de Archivos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, (en adelante el “Secretario Técnico de la CIA”).
En el oficio CIA/01/2022 el Secretario Técnico de la CIA comentó que en la Comisión Interdisciplinaria de Archivos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, (en adelante “CIA”) se han llevado a cabo las sesiones ordinarias para trabajar en temas de gestión documental.
El Secretario Técnico de la CIA enfatizó que la depuración de documentos que remiten los órganos del Poder Judicial al Archivo General se ha vuelto un punto central de diálogo entre las personas integrantes de la CIA. Por lo que consideró que es necesario hacer la contratación de una empresa externa que brinde el servicio de destrucción documental y reciclaje.
El Secretario Técnico de la CIA puntualizó que para la contratación de estas empresas de reciclaje, en la sesión ordinaria del 23 de junio de 2022, se aprobó la propuesta de adición a los artículos 11, fracción I y 12, fracción I de las Reglas de Operación de la CIA.
Por eso sometió a consideración del Consejo la aprobación de estas adiciones, para otorgar facultades de representación legal con poderes y mandatos de contratación y administración al Director del Archivo General, en su carácter de Secretario Técnico de la Comisión.
Por otro lado, en el oficio CIA/02/2022 el Secretario Técnico de la CIA, pidió que se sometiera a consideración del Consejo de la Judicatura, la creación de un enlace único de gestión documental para que funja como responsable de la depuración, quien debería de cumplir con los requisitos y tendría las actividades que se precisan en dicho oficio.
Una vez recibidos estos oficios, el Consejero Presidente del Consejo de la Judicatura emitió un acuerdo en el que tuvo por recibos ambos. En tal acuerdo tomó conocimiento del informe y las solicitudes del Secretario Técnico de la CIA y decidió que el Pleno del Consejo de la Judicatura resolviera lo conducente.
2. Facultades del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza
El Consejo de la Judicatura es el órgano del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza que tiene como funciones la administración, vigilancia y disciplina de los órganos jurisdiccionales, según lo establece el artículo 143 de la Constitución Política del Estado de Coahuila de Zaragoza.
Este precepto constitucional dispone que el Consejo está facultado para expedir los reglamentos y acuerdos generales con el fin de regular el adecuado funcionamiento del Poder Judicial.
En uso de esta facultad reglamentaria, este Consejo emitió el acuerdo del 31 de octubre de 2016, mediante el cual aprobó el Reglamento Interior de la Secretaría Técnica y de Transparencia de la Presidencia del Tribunal Superior de Justicia del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza (en adelante “Reglamento STT”).
Asimismo, el Consejo de la Judicatura emitió el acuerdo C-096/2021 en la sesión celebrada del 15 de julio de 2021, mediante el cual se da seguimiento a la implementación del SIBED y se aprueban las Reglas de Operación de la Comisión Interdisciplinaria de Archivos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza (“Reglas de operación CIA”).
El Consejo de la Judicatura tiene la facultad legal de dictar las providencias necesarias para el mejoramiento de la administración de justicia, de acuerdo con el artículo 57, fracción VIII, de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
En consecuencia, el Consejo tiene la facultad de emitir el presente acuerdo en el que considera conveniente reformar el reglamento y reglas de operación antes mencionados.
3. Justificación para la reforma de las Reglas de Operación CIA y del Reglamento STT
Este Consejo de la Judicatura estima conveniente reformar ambos ordenamientos legales con los siguientes objetivos: otorgar al Secretario Técnico de la CIA la facultad de realizar funciones de administración y contratación de servicios de depuración y destrucción documental y reciclaje; y crear la figura del Enlace de gestión documental, transparencia y estadística (“Enlace GDTE”).
En este apartado se justificará esta propuesta, a través de dos subapartados que abordan cada uno de estos objetivos.
3.1. Funciones de administración y contratación de servicios de depuración de archivos del Secretario Técnico de la CIA
El Consejo recuerda que la fracción I, del artículo 14, de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, dispone que al Presidente del Tribunal Superior de Justicia del Estado de Coahuila de Zaragoza le corresponde ser el representante legal de todos los órganos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, así como del Consejo de la Judicatura, con todas las facultades, aun las que requieran cláusula especial.
La fracción I, del artículo 9, del Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura del Estado, dispone que es atribución del Consejero Presidente representar legalmente al Consejo de la Judicatura.
Estos preceptos legales otorgan las facultades de representación legal al Presidente del Consejo de la Judicatura del Estado, con aquellas que requieran cláusula especial.
En ese sentido, el Consejero Presidente, en Pleno de este órgano de gobierno judicial, estima conveniente otorgar poderes para la contratación de servicios de depuración y destrucción documental y reciclaje a la persona Secretaría Técnica de la Comisión Interdisciplinaria de Archivos del Poder Judicial del Estado, quien a su vez ostenta el cargo de Director del Archivo General de este poder público.
Para ello, se deberá contar con la autorización del Presidente de la CIA, quien es su representante legal. Además, se deberán observar las disposiciones legales en las materias de contratación de servicios y de archivos, así como los acuerdos y reglamentos emitidos por este Consejo, para la contratación de tales servicios y para la depuración y destrucción documental.
En cuanto a la contratación de los servicios referidos, este Consejo considera que el Secretario Técnico de la CIA también cuente con una previa consulta de la Auditoría Interna del Poder Judicial del Estado y con la intervención y vigilancia de este órgano durante el procedimiento de contratación .
Asimismo, contará con el apoyo técnico, jurídico, administrativo y financiero de la Oficialía Mayor del Poder Judicial del Estado. La Oficialía Mayor es el órgano encargado de auxiliar en la administración del presupuesto anual de egresos, y del control de los recursos materiales del Poder Judicial .
Para otorgar estas facultades al Secretario Técnico de la CIA, el Consejo estima conveniente modificar las reglas de operación de tal órgano.
Con esta modificación se logrará agilizar los trámites de las contrataciones y su focalización en el órgano especializado del Poder Judicial en los servicios de depuración y destrucción de archivos. A la vez, se otorgará seguridad jurídica a las contrataciones, pues tendrán como requisitos que exista una autorización por parte del Presidente de la CIA y una previa consulta de la Auditoria Interna que vigilará los procedimientos de tales contrataciones, a fin de que cumplan con las disposiciones legales en la materia.
Por último, la contratación de servicio generará un ingreso al Poder Judicial del Estado por el material depurado que en su momento se seleccione. Este ingreso deberá destinarse a los ingresos propios de este poder público de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
3.2. Creación de la figura de Enlace de gestión documental, transparencia y estadística (Enlace GDTE)
Este Consejo considera necesaria la creación de la figura de Enlace de gestión documental, transparencia y estadística (Enlace GDTE). Se trata de una función en materias archivística, transparencia y estadística que desempeñará una persona servidora pública en cada órgano del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza. La finalidad es que funja como enlace y comunicación entre el órgano respectivo y la CIA y la Secretaría Técnica y de Transparencia (STT).
La designación de la persona Enlace GDTE será en conjunto por la CIA y la STT, a propuesta de quien funja como titular de cada órgano. La CIA y la STT otorgarán conjuntamente el nombramiento que acredite esta función.
El Consejo estima que la persona que se designe como Enlace GDTE debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Tener un nivel tabular medio superior en el órgano de su adscripción, que permita la toma de decisiones, como es el cargo de Secretario y Secretaria de Acuerdo y Trámite en órganos jurisdiccionales, y de Subdirector o Subdirectora en los órganos administrativos y no jurisdiccionales.
- Tener conocimientos en los procesos internos de su órgano de adscripción.
- Conocer la documentación que se radica en cada uno de los procesos operativos del órgano, así como la información que se genera.
- Tener capacidad de decisión sobre los documentos e información que se generen en el órgano de su adscripción.
En materia archivística y de gestión documental el Enlace GDTE tendrá las siguientes funciones:
- Fungir como enlace entre el órgano de su adscripción y la Comisión Interdisciplinaria de Archivos.
- Identificar la documentación que produce su órgano, así como sus procesos operativos.
- Indagar la vigencia de la documentación conforme al marco normativo en la materia.
- Realizar la valoración documental en la sede del Archivo General que corresponda.
- Identificar la documentación que es susceptible de resguardo o depuración, según los plazos vigentes y las disposiciones legales aplicables.
- Comunicar al Archivo General los listados de documentación para resguardo y depuración.
- Suscribir las actas de resguardo y depuración que correspondan.
- Resguardar y etiquetar en cajas de archivo la documentación que requiera ser conservada.
- Rendir los informes que solicite la Comisión.
- Las demás que establezcan el Consejo de la Judicatura y la Comisión, así como las disposiciones legales aplicables.
En materias de transparencia y estadística, el Enlace tendrá las siguientes funciones:
- Fungir como enlace entre el órgano de su adscripción y la Secretaría Técnica y de Transparencia.
- Identificar la información pública, así como las categorías de la información conforme al marco normativo en materia de acceso a la información y transparencia.
- Atender las solicitudes de acceso a la información respecto a su órgano de adscripción.
- Recabar y proporcionar la información pública de oficio que se requiera para su difusión por los medios institucionales establecidos.
- Recabar y proporcionar las estadísticas previstas en la ley y solicitadas por la Secretaría Técnica y de Transparencia y por las demás autoridades competentes.
- Las demás que establezcan el Consejo de la Judicatura y la Secretaría Técnica y de Transparencia, así como las disposiciones legales aplicables.
En todo caso, quien funja como Enlace podrá auxiliarse del personal que autorice la persona titular del órgano de su adscripción para el cumplimiento de sus obligaciones.
Este Consejo recuerda que estas tres funciones, archivística, de transparencia y estadística, constituyen ejes fundamentales en la gobernabilidad de los Estados constitucionales y democráticos actuales. Contribuyen a generar diagnósticos, evaluaciones y políticas públicas en un contexto de gobierno y de justicia abierta.
De ahí la importancia de formalizar la asignación de estas funciones, para contar con una comunicación efectiva y constante entre los órganos o unidades administrativas y las autoridades especializadas de este poder judicial en ambas materias: la CIA y la STT.
Para crear la figura del Enlace GDTE, este Consejo ve viable modificar las Reglas de Operación de la CIA y el Reglamento Interior de la STT.
II. DECISIONES
Por lo anteriormente expuesto, quienes integran el Pleno del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza, deciden:
Primero. Se adiciona el artículo 6 bis; un párrafo a la fracción I del artículo 11; y tres párrafos a la fracción I del artículo 12, de las Reglas de Operación de la Comisión Interdisciplinaria de Archivos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, para quedar como sigue:
Artículo 6 bis. La Comisión contará con una persona que fungirá como Enlace de gestión documental, transparencia y estadística (Enlace GDTE) en cada órgano jurisdiccional, no jurisdiccional y administrativo del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
La designación de la persona Enlace GDTE será en conjunto por la Comisión y la Secretaría Técnica y de Transparencia de la Presidencia del Tribunal Superior de Justicia del Estado, a propuesta de quien funja como titular de cada órgano. La Comisión y la Secretaría Técnica otorgarán conjuntamente el nombramiento que acredite esta función.
La persona que se designe como Enlace de tener los siguientes requisitos: tener un nivel tabular medio superior en el órgano de su adscripción, que permita la toma de decisiones, como es el cargo de Secretario y Secretaria de Acuerdo y Trámite en órganos jurisdiccionales, y de Subdirector o Subdirectora en los órganos administrativos y no jurisdiccionales; tener conocimientos en los procesos internos de su órgano de adscripción; conocer la documentación que se radica en cada uno de los procesos operativos del órgano, así como la información que se genera; y tener capacidad de decisión sobre los documentos e información que se generen en el órgano de su adscripción.
Si quien ejerce esta función en el órgano de que se trate, deja el cargo al que se refiere el párrafo anterior, la persona titular del órgano deberá dar aviso a la Comisión y a la Secretaria Técnica y de Transparencia, a fin de que dejen sin efectos el nombramiento. La persona titular del órgano realizará una nueva propuesta, de forma que la Comisión y la Secretaría harán la designación y expedirán el nombramiento correspondiente.
En materia archivística y de gestión documental, la persona Enlace tendrá las siguientes funciones:
I. Fungir como enlace entre el órgano de su adscripción y la Comisión Interdisciplinaria de Archivos.
II. Identificar la documentación que produce su órgano, así como sus procesos operativos.
III. Indagar la vigencia de la documentación conforme al marco normativo en la materia.
IV. Realizar la valoración documental en la sede del Archivo General que corresponda.
V. Identificar la documentación que es susceptible de resguardo o depuración, según los plazos vigentes y las disposiciones legales aplicables.
VI. Comunicar al Archivo General los listados de documentación para resguardo y depuración.
VII. Suscribir las actas de resguardo y depuración que correspondan.
VIII. Resguardar y etiquetar en cajas de archivo la documentación que requiera ser conservada. IX. X. Rendir los informes que solicite la Comisión.
XI. Las demás que establezcan el Consejo de la Judicatura y la Comisión, así como las disposiciones legales aplicables.
Quien funja como Enlace podrá auxiliarse del personal que autorice la persona titular del órgano de su adscripción para el cumplimiento de sus obligaciones.
La Comisión implementará un programa de capacitación continuo y permanente a las personas que funjan como Enlace, en colaboración con el Instituto de Especialización Judicial y la Secretaría Técnica y de Transparencia.
Artículo 11. …
I. …
Para efecto de la fracción I, del artículo 12, de estas reglas, dará el visto bueno para la contratación de los servicios de depuración y destrucción documental y reciclaje por parte de la persona Secretaria Técnica.
II. … a X. …
Artículo 12. …
I. …
Como Secretario Técnico tendrá el carácter de representante legal con poderes para realizar contrataciones de servicios de depuración y destrucción documental y reciclaje, así como de administración procedentes conforme al marco normativo aplicable.
Para realizar las contrataciones llevará a cabo una previa consulta a la Auditoría Interna del Poder Judicial del Estado, la cual también vigilará y supervisará los procedimientos de contrataciones. La Oficialía Mayor prestará la colaboración técnica, jurídica, administrativa y financiera para tales efectos. En todo caso, las contrataciones se realizarán de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
El ingreso económico que se obtenga por el material depurado deberá destinarse a los ingresos propios de este poder público de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
II. … a IX. …
ARTÍCULOS TRANSITORIOS
Primero. Se derogan todas las disposiciones que se opongan a la presente reforma.
Segundo. La reforma a los artículos 11 y 12 entrará en vigor el 6 de julio del presente año.
Tercero. La reforma relativa a la adición del artículo 6 bis entrará en vigor conforme a lo siguiente:
Las y los titulares de los órganos jurisdiccionales, no jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial enviarán, vía oficio, la propuesta de la persona que fungirá como Enlace GDTE al Secretario Técnico de la Comisión y al Secretario Técnico y de Transparencia, a más tardar el 11 de julio del presente año.
La Comisión y la Secretaría Técnica deberán realizar las designaciones, y expedir los nombramientos respectivos, a más tardar el 12 de agosto del presente año.
Las y los servidores públicos designados como Enlaces GDTE iniciarán sus funciones el 05 de septiembre de este año, previa capacitación que la Comisión y la Secretaría otorguen sobre las obligaciones de esta función.
Segundo. Se adiciona un artículo 6 bis al Reglamento de la Secretaría Técnica y de Transparencia de la Presidencia del Tribunal Superior de Justicia del Estado de Coahuila de Zaragoza, para quedar como sigue:
Artículo 6 bis. La persona titular de la Secretaría Técnica y de Transparencia se auxiliaría de una persona que fungirá como Enlace de gestión documental, transparencia y estadística (Enlace GDTE) en cada órgano jurisdiccional, no jurisdiccional y administrativo del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
La designación de la persona Enlace GDTE será en conjunto por la Comisión y la Secretaría Técnica y de Transparencia de la Presidencia del Tribunal Superior de Justicia del Estado, a propuesta de quien funja como titular de cada órgano. La Comisión y la Secretaría Técnica otorgarán conjuntamente el nombramiento que acredite esta función.
La persona que se designe como Enlace de tener los siguientes requisitos: tener un nivel tabular medio superior en el órgano de su adscripción, que permita la toma de decisiones, como es el cargo de Secretario y Secretaria de Acuerdo y Trámite en órganos jurisdiccionales, y de Subdirector o Subdirectora en los órganos administrativos y no jurisdiccionales; tener conocimientos en los procesos internos de su órgano de adscripción; conocer la documentación que se radica en cada uno de los procesos operativos del órgano, así como la información que se genera; y tener capacidad de decisión sobre los documentos e información que se generen en el órgano de su adscripción.
Si quien ejerce esta función en el órgano de que se trate, deja el cargo al que se refiere el párrafo anterior, la persona titular del órgano deberá dar aviso a la Comisión y a la Secretaria Técnica y de Transparencia, a fin de que dejen sin efectos el nombramiento. La persona titular del órgano realizará una nueva propuesta, de forma que la Comisión y la Secretaría harán la designación y expedirán el nombramiento correspondiente.
En materia de transparencia y estadística, la persona Enlace tendrá las siguientes funciones:
I. Fungir como enlace entre el órgano de su adscripción y la Secretaría Técnica y de Transparencia.
II. Identificar la información pública, así como las categorías de la información conforme al marco normativo en materia de acceso a la información y transparencia.
III. Atender las solicitudes de acceso a la información respecto a su órgano de adscripción.
IV. Recabar y proporcionar la información pública de oficio que se requiera para su difusión por los medios institucionales establecidos.
V. Recabar y proporcionar las estadísticas previstas en la ley y solicitadas por la Secretaría Técnica y de Transparencia y por las demás autoridades competentes.
VI. Las demás que establezcan el Consejo de la Judicatura y la Secretaría Técnica y de Transparencia, así como las disposiciones legales aplicables.
En todo caso, quien funja como Enlace podrá auxiliarse del personal que autorice la persona titular del órgano de su adscripción para el cumplimiento de sus obligaciones.
La Secretaría implementará un programa de capacitación continuo y permanente a las personas que funjan como Enlace, en colaboración con el Instituto de Especialización Judicial y la Comisión Interdisciplinaria de Archivos del Poder Judicial del Estado.
ARTÍCULOS TRANSITORIOS
Primero. Se derogan todas las disposiciones que se opongan a la presente reforma.
Segundo. La presente reforma entrará en vigor conforme a lo siguiente:
Las y los titulares de los órganos jurisdiccionales, no jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial enviarán, vía oficio, la propuesta de la persona que fungirá como Enlace GDTE al Secretario Técnico de la Comisión y al Secretario Técnico y de Transparencia, a más tardar el 11 de julio del presente año.
La Secretaría Técnica y la Comisión deberán realizar las designaciones, y expedir los nombramientos respectivos, a más tardar el 12 de agosto del presente año.
Las y los servidores públicos designados como Enlaces GDTE iniciarán sus funciones el 05 de septiembre de este año, previa capacitación que la Comisión y la Secretaría otorguen sobre las obligaciones de esta función.
Tercero. Como anexo al presente acuerdo se incluyen los instrumentos legales que se reforman, los cuales obran en el acta de esta sesión.
Cuarto. Se instruye a la Comisión Interdisciplinaria de Archivos, a la Secretaría Técnica y de Transparencia, a la Oficialía Mayor, a la Auditoría Interna, y en general a todos los órganos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza para que realicen las gestiones necesarias para el cumplimiento del presente acuerdo.
En relación al tema de la creación de la figura de Enlace GDTE, la Comisión y la Secretaría realizarán, de forma conjunta, las gestiones que correspondan para el inicio, desarrollo y conclusión del trámite de designación de quienes vayan a llevar a cabo esta función. Por ello, llevarán la comunicación con los órganos del Poder Judicial para tales efectos.
Quinto. Se instruye a la Secretaría de Acuerdo y Trámite del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza para que realice las gestiones necesarias para la debida publicación del presente acuerdo y de los ordenamientos legales actualizados en el sitio web oficial del Poder Judicial del Estado, y en los medios que se estimen conducentes.
Asimismo, la Secretaría comunicará el presente acuerdo a todos los órganos del Poder Judicial del Estado por los medios que estime conducentes. MTRO. AGHG./LIC. ENHD.