Saltillo, Coahuila de Zaragoza. Acuerdo correspondiente a la sesión del 07 de julio de 2023.
Resumen. En este acuerdo el Pleno del Consejo de la Judicatura (en adelante “el Consejo”) aprueba la implementación del programa de levantamiento de inventario del Archivo Judicial General. Este programa estará a cargo del Archivo Judicial General. Asimismo, el Consejo instruye a las autoridades competentes el cumplimiento del presente acuerdo.
I. CONSIDERACIONES
1. Facultades del Consejo de la Judicatura del Estado
El Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza (en adelante “el Consejo”) es el órgano del Poder Judicial del Estado que tiene como funciones la administración, vigilancia y disciplina de los órganos jurisdiccionales, según lo establece el artículo 143 de la Constitución Política del Estado de Coahuila de Zaragoza.
De acuerdo con el artículo 57, fracciones VIII y XI, de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, tiene las siguientes facultades: supervisar el funcionamiento de los órganos que integran el Poder Judicial, así como el desempeño de sus servidores públicos y dictar las providencias necesarias para el mejoramiento de la administración de justicia; y expedir los reglamentos y acuerdos generales que sean necesarios para regular el funcionamiento del Poder Judicial y de sus órganos.
El Archivo Judicial General (en adelante “AJG”) es un órgano administrativo del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza encargado de la recepción, depósito, resguardo, conservación, orden y clasificación de expedientes y documentos generados por los órganos judiciales y dependencias administrativas del Poder Judicial, así como a proporcionar servicios de consulta a los abogados y público en general que lo requiera1.
Este Consejo emitió el acuerdo C-069/2023 en la sesión celebrada el 25 de abril de 2023. En este acuerdo aprobó la implementación del Sistema Digital de Gestión de Documentos de Archivo (SIGDDA), que se opera en materia archivística por el AJG y los órganos de este poder público.
En ese sentido, el Consejo ha venido reglamentando las funciones del AJG el mejoramiento de la administración de justicia en materia archivística.
Por ende, si en esta ocasión el Consejo considera implementar el programa de levantamiento de inventario del AJG, es claro que cuenta con las atribuciones necesarias para emitir el presente acuerdo, pues ello impactará en el mejoramiento de la administración de justicia y en la funcionalidad archivística de los órganos jurisdiccionales.
2. Justificación para implementar el programa de levantamiento de inventario
Como ya se adelantó, este Consejo aprobó la implementación del SIGDDA en la sesión del 25 de abril del presente año. Este sistema digital sustituyó al SIBED (Sistema Integral de Búsqueda de Expedientes y Digitalización).
El SIGDDA es un sistema que se opera a través de la Plataforma Web que la Oficialía Mayor de este poder ha desarrollado de forma multifuncional en beneficio de diversas áreas de la administración de justicia, entre ellas la archivística.
Así, el SIGDDA es un módulo adicional en la Plataforma Web, que permite hacer más eficientes los procesos de solicitud de expedientes y envío de remesas de documentos entre los archivos judiciales y los órganos jurisdiccionales. Además, permite la captura confiable de los inventarios y el uso de procesos informáticos sencillos y adecuados.
Entre los beneficios que trae consigo el SIGDDA está la elaboración de inventarios confiables y digitales en el que se registre la documentación jurisdiccional con que cuentan los órganos jurisdiccionales, el Archivo Judicial General, y las demás áreas de este poder público.
El SIGDDA tiene el desarrollo necesario para que, desde una perspectiva moderna y vanguardista, el AJG pueda cumplir la encomienda que prevé el artículo 13, fracción III, de la Ley General de Archivos, consistente en contar con inventarios documentales actualizados y disponibles. Precisamente, el artículo 4, fracción XXXIX, de la Ley General de Archivos, define a los inventarios documentales como los instrumentos de consulta que describen las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general) para las transferencias (inventario de transferencia) o para la baja documental (inventario de baja documental).
Bajo este contexto, este Consejo estima oportuno implementar el programa de levantamiento de inventario con el auxilio tecnológico del SIGDDA, cuyo objetivo es realizar el registro de los documentos jurisdiccionales y contar con una base de datos electrónica sobre los archivos de trámite, concentración e históricos de los órganos jurisdiccionales de este poder público.
Para ello, este programa tendrá como acción principal dar de alta en la en el módulo de Expedientes dentro de la Plataforma Web la documentación jurisdiccional que se encuentra resguardada en el Archivo General y en los órganos jurisdiccionales de primera y segunda instancia del distrito judicial de Saltillo. La documentación jurisdiccional abarca los expedientes de primera y segunda instancia, los expedientillos, folios, cuadernillos y demás documentación que registren los procesos y procedimientos judiciales que se tramitan en los juzgados, salas y tribunales.
En una primera etapa este programa se desarrollará en el distrito judicial de Saltillo, y lo operarán tanto el AJG como los juzgados y tribunales de este distrito. El AJG será el órgano rector del programa y realizará los ajustes necesarios para su operatividad y mejora.
El AJG auxiliará y brindará a los órganos jurisdiccionales la asesoría y capacitación necesarias para llevar a cabo el programa de levantamiento de inventario de sus documentos.
En este programa se realizará el inventario de la documentación jurisdiccional que corresponde a los procesos judiciales de todos los años que se tienen registrados. Por ejemplo, en el Juzgado Primero de Primera Instancia de Materia Civil del Distrito Judicial de Saltillo se cuenta con documentación jurisdiccional que data del año 1927.
Para tal efecto, en el apartado Expedientes de la Plataforma Web, se hará el levantamiento de inventario de los documentos jurisdiccionales con el llenado de los siguientes rubros:
- Número de expediente.
- Tipo de expediente.
- Juicio.
- Partes.
- Juzgado de origen.
- Ubicación (órgano actual).
- Tipo de juzgado
- Fojas.
- Notas.
- Otros rubros que el AJG estime conducentes.
Este programa también conlleva dos acciones estratégicas administrativas. Por un lado, la relativa a la contratación y adquisiciones de recursos materiales necesarios para el levantamiento de inventario, como son compra de etiquetas, cajas, material y equipo de seguridad, uniformes, etcétera.
Para ello, el AJG realizará las gestiones administrativas necesarias con auxilio de la Oficialía Mayor en los términos previstos en la legislación aplicable.
La segunda acción consiste en la contratación de recursos humanos que auxilien al AJG en el levantamiento inventario. Al respecto, por medio de la Oficialía Mayor, con base en sus atribuciones legales, se llevó a cabo la contratación por honorarios de seis personas estudiantes de las licenciaturas de historia y de derecho bajo el cargo de capturistas, para auxiliar en esta actividad en el AJG.
Las personas son las siguientes: Wendy Lizbeth Manzanares Cepeda, Alexis Alberto Benavente García, Dora Elia Córdova Ramos, Gabriela Anahí de la Peña Rodríguez, Victoria Isabel Flores Amaro y María Fernanda Núñez Gutiérrez.
La contratación de tales personas se realizó por el periodo del primero de junio al quince de diciembre del presente año.
Por lo cual, este Consejo tiene a bien ratificar la contratación realizada con el objeto de que las personas referidas colaboren en el programa de levantamiento de inventario del AJG, quienes estarán bajo la dirección y supervisión del Director del AJG.
En cuanto a la duración del programa de levantamiento de inventario tendrá carácter permanente y continuo. Para tal efecto, el Consejo de la Judicatura, ya sea por medio del Pleno o de su Presidente, según corresponda, irá delimitando la temporalidad y la gradualidad de la implementación en los demás distritos judiciales, con base en las necesidades del servicio y la disponibilidad presupuestal.
El Consejo de la Judicatura resalta que este programa fortalecerá la administración de justicia y el resguardo de la documentación jurisdiccional, contando con un inventario digital que garantice la fidelidad de la información judicial en beneficio de la sociedad coahuilense.
II. DECISIONES
Por lo anteriormente expuesto, quienes integran el Pleno del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza deciden lo siguiente:
Primero. Se aprueba la implementación del programa de levantamiento de inventario del Archivo Judicial General en los términos precisados en la parte justificativa del presente acuerdo.
El AJG será el órgano rector del programa y llevará a cabo la coordinación con los órganos jurisdiccionales que formen parte de tal programa.
Segundo. Se ratifican las contrataciones realizadas por la Oficialía Mayor respecto de las personas capturistas que auxiliarán en el programa de levantamiento de inventario al Archivo Judicial General.
Tercero. El Consejo de la Judicatura, ya sea por medio del Pleno o de su Presidente, según corresponda, irá delimitando la temporalidad y la gradualidad de la implementación del programa de levantamiento de inventario en los demás distritos judiciales, con base en las necesidades del servicio y la disponibilidad presupuestal.
Cuarto. Se instruye al Archivo Judicial General y a los órganos de este poder público encargados de la operatividad del programa de levantamiento de inventario, para que lleven las gestiones necesarias para el debido cumplimiento del presente acuerdo.
Quinto. Se instruye a la Secretaría de Acuerdo y Trámite del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza para que realice las gestiones necesarias a fin de publicar el presente acuerdo en el sitio web oficial del Poder Judicial del Estado y de comunicar este acuerdo al Archivo Judicial General y a las autoridades competentes.