Resumen: En este acuerdo el Consejo de la Judicatura del Estado (en adelante “el Consejo”) considera oportuno aprobar la elaboración de un inventario anual de expedientes en trámite de los archivos de los órganos jurisdiccionales del Poder Judicial del Estado. Asimismo, en este acuerdo se emiten las instrucciones pertinentes para la elaboración del inventario. Finalmente se instruye a las autoridades competentes para el cumplimiento del presente acuerdo.
Saltillo, Coahuila de Zaragoza. Acuerdo correspondiente a la sesión del 13 de septiembre de 2023.
I. CONSIDERACIONES
1. Facultades del Consejo de la Judicatura
El Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza, es el órgano del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, que tiene como funciones la administración, vigilancia y disciplina de los órganos jurisdiccionales, según lo establece el artículo 143 de la Constitución Política del Estado de Coahuila de Zaragoza.
De acuerdo con el artículo 57, fracciones VIII, IX y XI, de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza (en adelante “LOPJECZ”), tiene las siguientes facultades: supervisar el funcionamiento de los órganos que integran el Poder Judicial, así como el desempeño de sus servidores públicos; y dictar las providencias necesarias para el mejoramiento de la administración de justicia; fijar los criterios generales de evaluación mensual de juicios iniciados, en trámite y concluidos en el Poder Judicial, basados, por los menos, en el rendimiento, eficiencia y eficacia. Para esto último, en su caso, previa ponderación de las evaluaciones respectivas, tomar las providencias que estimen necesarias con excepción del Pleno del Tribunal y expedir los reglamentos y acuerdos generales que sean necesarios para regular el funcionamiento del Poder Judicial y de sus órganos.
En esta ocasión el Consejo estima conveniente aprobar la elaboración de inventario de los expedientes que se encuentran en los archivos de trámite de los órganos jurisdiccionales, para corroborar la coincidencia de la información que obra en tales órganos, con la que se rinde en la estadística mensual.
Por ende, su aprobación resulta competencia del Consejo, al constituir una herramienta que trasciende en materia de estadística, lo que impacta directamente en la administración de justicia y el funcionamiento de los órganos jurisdiccionales de este poder público.
2. Justificación para la emisión del presente acuerdo
El artículo 38, fracción II, segundo párrafo, de la LOPJECZ, establece que son facultades de los jueces de primera instancia, en la esfera de su competencia, rendir al Consejo de la Judicatura, un informe estadístico mensual de asuntos iniciado, en trámite y concluidos, en los primeros cinco días de cada mes, uno anual en la fecha que les señale el Consejo, y los demás que le sean solicitados.
Ahora bien, la Secretaría Técnica y de Transparencia de la Presidencia del Tribunal Superior de Justicia del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza (en adelante “la Secretaría Técnica”) es el órgano de carácter administrativo y auxiliar adscrito a la Presidencia del Tribunal Superior de Justicia que funge como enlace institucional entre la Presidencia del Tribunal Superior de Justicia y los órganos no jurisdiccionales y administrativos que conforman el Poder Judicial, así como de enlace interinstitucional con dependencias y entidades de otros poderes públicos, organismos autónomos y organizaciones de la sociedad civil .
A la Secretaría Técnica, además, le compete llevar el Registro Estatal de Deudores Alimentarios Morosos; elaborar estudios y proyectos legislativos, emitir opiniones jurídicas, formular estadísticas y dar seguimiento a planes y programas, entre otros.
El artículo 5, del Reglamento Interior de la Secretaría Técnica y de Transparencia de la Presidencia del Tribunal Superior de Justicia del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza (en adelante “Reglamento de la Secretaría”), dispone que la o titular de la Secretaría Técnica, se auxiliará de unidades administrativas. Entre estas unidades administrativas se encuentra la unidad de evaluación y estadística.
De acuerdo al artículo 13, fracciones I y II, del Reglamento de la Secretaría, la o el titular de la Dirección de Evaluación y Estadística tendrá como atribución la de dirigir y vigilar las labores de estadística judicial, a efecto de ésta sea exacta y eficaz y proponer medidas de seguimiento y evaluación de los planes y programas implementados por el Poder Judicial, así como criterios metodológicos para la integración de información estadística y evaluación del desempeño.
De esta manera, los órganos jurisdiccionales mensualmente dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes rinden la estadística ante la Secretaría Técnica. Entre los rubros que deben reportarse se encuentra el de los asuntos en trámite. Con este rubro se debe obtener el dato de cuantos expedientes se encuentran activos dentro del archivo de trámite.
El Consejo constata que en la visita judicial correspondiente al segundo semestre del año 2022, practicada por la Visitaduría Judicial General, se detectó que en la mayoría de los órganos jurisdiccionales hubo discrepancias entre los datos que obran en los archivos de tales órganos y los que se reportan en la estadística a la Secretaría Técnica.
Asimismo, el Consejo de la Judicatura, refiere que en lo que va del año, diversos órganos jurisdiccionales solicitaron a la Secretaría Técnica, correcciones a su estadística.
En ese sentido, este Consejo estima que para la atención de los juicios llevados en los órganos jurisdiccionales es pertinente implementar la elaboración de un inventario de los expedientes activos que se encuentran en los archivos de trámite de tales órganos que tenga dos objetivos.
El primero de ellos, verificar el dato de cuantos expedientes exactamente se encuentran en trámite en los órganos jurisdiccionales para corroborar la coincidencia de la información con la estadística rendida. El segundo de estos objetivos consiste en brindar un mayor y mejor servicio a los justiciables.
De este modo, los titulares de los órganos jurisdiccionales, en conjunto con el personal judicial y administrativo con el que cuentan, llevarán a cabo el inventario de los expedientes que tienen en sus archivos de trámite, en donde se reflejen la realidad de asuntos y el estado en que se encuentran.
3. Proceso de inventario
Ahora bien, en un primer momento las personas titulares de los órganos jurisdiccionales deberán completar su inventario en un plazo de treinta días hábiles. Este plazo se contará a partir del día siguiente de la aprobación del presente acuerdo.
El inventario que emitan los órganos jurisdiccionales, deberá rendirse ante la Secretaría Técnica y deberá contener el número total de expedientes en trámites previo al inventario y el número total de expedientes en trámite posterior al inventario.
Asimismo, el documento mediante el que se rinda el inventario deberá contener los siguientes datos:
| Consecutivo | Número de expediente | Parte actora/ víctima y otras partes/ parte recurrente/ u otro | Parte demandada/ persona imputada u otro | Estado del Procedimiento(primera instancia o segunda instancia) |
|---|---|---|---|---|
Los rubros relativos a las partes en los procedimientos (de primera y segunda instancia) se ajustarán por parte de los órganos jurisdiccionales, según corresponda la materia y el asunto respectivos.
Si, dentro del plazo en el que se deba rendir el inventario, el personal de los órganos jurisdiccionales advierte que existe una resolución pendiente de emitir, ésta deberá ser dictada a la brevedad que les sea posible, de conformidad con las normas legales aplicables.
De igual forma, si durante la revisión que se efectúe para la elaboración del inventario, se desprende que un expediente concluido por caducidad, acuerdo, convenio o cumplimiento de prestaciones, no fue reportado en estadística en la etapa correspondiente, el órgano jurisdiccional deberá solicitar a la Secretaría Técnica, la correspondiente corrección a la estadística.
Además, el expediente deberá de mandarse al archivo de concentración que corresponda, de acuerdo a lo establecido en las normas legales aplicables.
Una vez que los órganos jurisdiccionales hayan completado sus inventarios deberán enviarlos a la Secretaría Técnica y de Transparencia a través del medio de comunicación establecido entre estos órganos, dentro del plazo de treinta días hábiles contado a partir de la aprobación del presente acuerdo.
En ese sentido, una vez que el inventario esté realizado, el Consejo determinará lo conducente, con fundamento en el artículo 57, fracción IX, de la LOPJECZ.
4. Inventarios anuales
El Consejo considera pertinente que, con posterioridad a la formulación del inventario que se refiere en el punto anterior, los órganos jurisdiccionales del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, realicen un inventario de expedientes una vez al año durante el mes de noviembre, esto a partir del año 2024.
El plazo para entregar el inventario anual, será durante los primeros cinco días hábiles del mes de diciembre de cada año.
Este inventario anual, se deberá comunicar a la Secretaría Técnica, para las adecuaciones que deban efectuarse en la estadística. Además, este inventario anual también deberá notificarse al Consejo para estar en posibilidad de tomar las medidas conducentes.
La elaboración del inventario anual, es una medida óptima y oportuna que beneficiará tanto al personal de los órganos jurisdiccionales, como a las personas justiciables, pues contar con datos certeros y confiables, abona en la forma en la que se administra justicia en este poder público en beneficio de la ciudadanía coahuilense.
II. DECISIONES
Por lo anteriormente expuesto, quienes integran el Pleno del Consejo de la Judicatura deciden:
Primero. Se aprueba la elaboración de un inventario de expedientes en trámite de los órganos jurisdiccionales del Poder Judicial del Estado, en los términos establecidos en la parte considerativa del presente acuerdo.
Segundo. En cuanto al inventario que se refiere el punto decisorio anterior, los titulares de los órganos jurisdiccionales contarán con un plazo de treinta días hábiles para rendirlo. Este plazo se contará a partir del día siguiente de la aprobación del presente acuerdo.
Los datos que deberá llevar el inventario, son los precisados en el punto 3 de la parte considerativa del presente acuerdo.
Tercero. Se aprueba que en el mes de noviembre de cada año, a partir del año 2024, los órganos jurisdiccionales elaboren un inventario anual en los términos precisados en el punto 4 de la parte considerativa del presente acuerdo.
El inventario anual deberá comunicarse los primeros cinco días hábiles del mes de diciembre de cada año.
Cuarto. Las cuestiones que surjan con la aplicación de este acuerdo, así como lo no previsto, será dilucidado por el Consejo de la Judicatura, ya sea por medio del Pleno o su Presidente en su caso, y por la Secretaría Técnica y de Transparencia en su ámbito competencial.
Quinto. Se instruye a los titulares de los órganos jurisdiccionales del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza y a la Secretaría Técnica para que realicen las gestiones pertinentes para llevar a cabo el cumplimiento al presente acuerdo.
Sexto. Se instruye a la Secretaría de Acuerdo y Trámite para que comunique el presente acuerdo a los titulares de los órganos jurisdiccionales del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza y a la Secretaría Técnica.
Séptimo. Se instruye a la Secretaría de Acuerdo y Trámite del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza para que realice las gestiones necesarias para la publicación del presente acuerdo en el sitio web oficial del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.