Resumen. En este acuerdo el Consejo de la Judicatura (en adelante “el Consejo”) decide la formalización e implementación del Sistema Digital de Gestión de Documentos de Archivo (SIGDDA), en los distritos judiciales de Parras de la Fuente, San Pedro de las Colonias, Acuña y Región Carbonífera. Asimismo, en este acuerdo el Consejo decide la integración de los juzgados de los distritos judiciales de San Pedro de las Colonias, Parras de la Fuente, Acuña y de la Región Carbonífera al programa de levantamiento de inventario del Archivo Judicial General. Además, el Consejo se pronuncia respecto del calendario de envío de remesas e instruye a las autoridades competentes para el cumplimiento del presente acuerdo.
Saltillo, Coahuila de Zaragoza. Acuerdo correspondiente a la sesión celebrada el primero de noviembre de 2023.
I. CONSIDERACIONES
1. Antecedentes
El Consejo de la Judicatura, pone de manifiesto que mediante acuerdo C-069/2023 emitido en sesión celebrada el 25 de abril de 2023, se aprobó la implementación del SIGDDA, sistema informático que funciona como un módulo adicional en la Plataforma Web.
El Consejo recuerda que el SIGDDA sustituyó al SIBED y permite al personal del Archivo Judicial General (en adelante “AJG”) y al personal de los órganos jurisdiccionales, contar con bases de datos confiables y certeros, lo que desde luego beneficia en el manejo de los documentos que se resguardan en este poder público.
El Consejo de la Judicatura en el acuerdo C-069/2023 decidió que la implementación del SIGDDA iniciaría con un programa piloto en los juzgados Primero de Primera Instancia en Materia Mercantil y Quinto de Primera Instancia en Materia Familiar del Distrito Judicial de Saltillo, tomando en cuenta los documentos jurisdiccionales que se manejan en tales juzgados.
El Consejo recuerda que en la sesión celebrada el 31 de agosto de 2023, emitió el acuerdo C-137/2023 . En este acuerdo, se aprobó la implementación formal del SIGDDA y el programa de levantamiento de inventario en los órganos jurisdiccionales de primera y segunda instancia, así como el calendario de entrega de remesas.
El Consejo refiere que en este acuerdo C-137/2023 se precisó que la implementación formal se haría en los distritos judiciales de Saltillo, Torreón, Monclova y Río Grande, en atención a que el personal de los órganos jurisdiccionales de tales distritos ya habían recibido capacitación y existían las condiciones para la implementación de dicho programa informático.
Además, en el acuerdo se aprobó que el programa de levantamiento de inventario del Archivo Judicial General autorizado mediante acuerdo C-118/2023 , se implementara en los distritos judiciales de Torreón, Monclova y Río Grande.
Asimismo, el Consejo constata que en el acuerdo C-137/2023 se señaló que respecto a la implementación de este sistema informático y el programa de levantamiento de inventario del Archivo Judicial General en los distritos judiciales de Acuña, Región Carbonífera, San Pedro de las Colonias y Parras de la Fuente, se realizaría una vez que el Consejo de la Judicatura lo estimara conducente.
Con base a información allegada por el Director General del AJG, el Consejo tiene conocimiento que personal del Archivo Judicial General en los distritos judiciales de Parras de la Fuente y San Pedro de las Colonias, se encuentra en proceso de capacitación por parte del personal de los archivos de sus distritos, respectivamente, en cuanto a la funcionamiento y operación del SIGDDA.
De igual manera, con base a información referida por el Archivo Judicial General, el Consejo considera que es importante que el SIGDDA también se implemente en los órganos jurisdiccionales de los distritos judiciales de Acuña y Región Carbonífera, sin dejar de lado las particularidades que emanan de los Archivos Únicos que operan en esos distritos.
En ese sentido, es necesario emitir un pronunciamiento respecto de la implementación del SIGDDA en los distritos judiciales antes señalados, en virtud de que tal sistema informático ha beneficiado en los procesos archívisticos, por lo que es pertinente que dicho sistema funcione de manera general en los órganos jurisdiccionales del Poder Judicial del Estado.
Ahora bien, tomando en cuenta que se implementará el SIGDDA en los distritos judiciales de Acuña, San Pedro de las Colonias, Parras de la Fuente y Región Carbonífera, también es posible integrar a los juzgados de estos distritos al programa de levantamiento de inventario del Archivo Judicial General.
Lo anterior, tendrá beneficios en la gestión documental entre los órganos jurisdiccionales y los archivos judiciales, por mencionar la ubicación de los documentos jurisdiccionales y la sistematización del envío de remesas a los archivos de concentración. Por lo tanto, los órganos jurisdiccionales de los distritos judiciales de Parras de la Fuente y San Pedro de las Colonias atiendan el calendario de entrega de remesas aprobado en acuerdo C-137/2023.
Por ello, el Consejo estima oportuno pronunciarse al respecto en este acuerdo.
2. Facultades del Pleno del Consejo de la Judicatura para la emisión del presente acuerdo
El Consejo de la Judicatura es el órgano de administración, vigilancia y disciplina del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, según lo establece el artículo 143 de la Constitución Política del Estado de Coahuila de Zaragoza.
De acuerdo con el artículo 57, fracciones VIII y XI de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza (en adelante “LOPJECZ”), el Consejo tiene las siguientes atribuciones: supervisar el funcionamiento de los órganos que integran este poder público, así como el desempeño de sus servidores públicos y dictar las providencias necesarias para el mejoramiento de la administración de justicia; y expedir los acuerdos que sean necesarios para regular el funcionamiento del Poder Judicial y de sus órganos.
El Archivo Judicial General (en adelante “AJG”) es un órgano administrativo del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza encargado de la recepción, deposito, resguardo, conservación, orden y clasificación de expedientes y documentos generados por los órganos judiciales y dependencias administrativas del Poder Judicial, así como a proporcionar servicios de consulta a los abogados y público en general que lo requiera .
Ahora bien, el Consejo de la Judicatura, es un órgano de administración encargado de emitir las providencias necesarias para el adecuado funcionamiento de los órganos que integran el Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, todo ello encaminado a contribuir con el mejoramiento de la administración de justicia.
De esta manera, como puede advertirse del apartado de antecedentes del presente acuerdo, es claro que el Consejo ha venido reglamentando las funciones del AJG, así como de las herramientas que se han creado para el mejoramiento en cuestión de gestión documental y manejo interno de documentos jurisdiccionales.
Por ende, si en esta ocasión el Consejo considera formalizar la implementación del SIGDDA en los distritos judiciales de San Pedro de la Colonias y Parras de la Fuente, así como la implementación del SIGDDA en los distritos judiciales de Acuña y de la Región Carbonífera, es claro que el Consejo cuenta con las atribuciones para emitir el presente acuerdo, pues ello impactará en el mejoramiento de la administración de justicia y en la funcionalidad archívistica de los juzgados y archivos de este poder público.
3. Justificación para la formalización de la implementación del SIGDDA en los distritos judiciales de San Pedro de las Colonias y Parras de la Fuente
El artículo 154, de la Constitución Política local, prevé como forma de acceso a la justicia de las personas ciudadanas del Estado de Coahuila de Zaragoza, un sistema digital confiable.
En la actualidad el Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza, a través de las políticas públicas gestionadas por el Consejo, que están encaminadas a la modernización e innovación en la forma de impartir justicia en este poder público, ha implementado diversas herramientas digitales que han permitido a las personas usuarias tener un acceso sencillo y rápido a los servicios que se ofrecen en el Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
El Poder en Línea es parte del sistema digital confiable ya referido, y se conforma por el BEDP, SCL, EV2.0, y el SIBED.
Tales herramientas digitales han permitido que las personas usuarias hagan uso de sistemas informáticos que facilitan el acceso a la justicia. Asimismo, tales herramientas les permiten a estas personas usuarias reducir el tiempo de consulta en el local de los órganos jurisdiccionales.
En cuanto a la información que se controla dentro de los órganos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, la Oficialía Mayor, a través de las Direcciones de Informática e Innovación ha desarrollado la Plataforma Web.
La Plataforma Web es un mecanismo eficiente de información en el interior del Poder Judicial, que facilita las actividades jurisdiccionales, como lo son la publicación oportuna de listas de acuerdo, la publicación de las versiones públicas de sentencias definitivas, la publicación de edictos, y la publicación de los demás documentos jurisdiccionales que se emiten en los órganos jurisdiccionales.
El Consejo recuerda que el SIGDDA precisamente opera mediante la Plataforma Web a través de dos módulos: Archivo y Expedientes. Ello de conformidad a los acuerdos que se han emitido.
De modo que, el Consejo refiere que con la implementación del SIGDDA se beneficia de manera considerable a los archivos judiciales y los órganos jurisdiccionales en los procesos internos de gestión documental y manejo de información, abonando en el tema de resguardo y organización de expedientes al interior del Poder Judicial.
Ahora bien, el AJG ha hecho del conocimiento del Consejo de la Judicatura, que ya se llevó a cabo la capacitación e implementación del SIGDDA en los órganos jurisdiccionales de los distritos judiciales en los que ya se implementó el uso de este sistema, esto de acuerdo al cronograma aprobado en el acuerdo C-069/2023.
El AJG también comunicó que debido a lo anterior, se pudo iniciar con la capacitación e implementación del SIGDDA en los distritos judiciales de San Pedro de las Colonias y Parras de la Fuente, por lo que en la actualidad los juzgados de estos distritos judiciales ya iniciaron operaciones de este sistema informático.
En ese sentido, el Consejo decide formalizar la implementación del SIGDDA en tales distritos judiciales. Por lo tanto, a partir del día 06 de noviembre del presente año, el SIGDDA operará de manera formal en los órganos jurisdiccionales de los distritos judiciales de San Pedro de las Colonias y Parras de la Fuente.
Para ello, el AJG en coordinación con la Oficialía Mayor y los titulares de los órganos jurisdiccionales de estos distritos, realizarán las gestiones pertinentes para que el SIGDDA pueda operar de manera formal a través de la Plataforma Web en los módulos de Expedientes y Archivo.
Asimismo, los titulares y el personal de los órganos jurisdiccionales de los distritos judiciales antes referidos, deberán atender las cuestiones señaladas en el acuerdo C-069/2023, en el que se precisan los beneficios del SIGDDA, así como las cuestiones referentes a su funcionamiento y operación.
4. Implementación del SIGDDA en los distritos judiciales de Acuña y de la Región Carbonífera
El Consejo reitera que el SIGDDA es un sistema informático desarrollado por el personal de la Oficialía Mayor del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, que permite obtener mejoras en el control archívistico y la gestión documental de los documentos que se resguardan en los archivos de este poder público.
Asimismo, el Consejo recuerda que actualmente el Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza se encuentra en un proceso de transición hacia la justicia digital, que tiene como objetivo principal garantizar a las personas usuarias el acceso a la justicia y a una tutela judicial efectiva, a través de mecanismos que sean de fácil acceso.
El Consejo pone de manifiesto que, para ello es importante que el SIGDDA opere de forma general en todos los distritos judiciales del Poder Judicial del Estado. En ese sentido, es oportuno que tal sistema informático se implemente en los distritos judiciales de Acuña y de la Región Carbonífera. Esta implementación surtirá efectos a partir del 06 de noviembre de 2023.
Para ello, el personal del Archivo Judicial General, cuando lo estime oportuno realizará las acciones pertinentes en cuanto a la capacitación del personal para lo relativo al funcionamiento y operación del SIGDDA en dichos distritos judiciales.
Con esta implementación el Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, reafirma su compromiso en la modernización e innovación en la forma de impartir justicia, con la finalidad de brindar un servicio eficiente y de calidad, cumpliendo con la demanda social y lo establecido por la Constitución General y las demás disposiciones aplicables.
Asimismo, los titulares y el personal de los órganos jurisdiccionales de los distritos judiciales antes referidos y el personal de los archivos únicos, deberán atender las cuestiones señaladas en el acuerdo C-069/2023, en el que se precisan los beneficios del SIGDDA, así como las cuestiones referentes a su funcionamiento y operación.
Ahora bien, el Consejo recuerda que en acuerdo C-052/2023(5) , se aprobó por el Pleno del Consejo de la Judicatura el Plan Estratégico de Reorganización administrativa del Archivo Judicial General. En este acuerdo también se decidió implementar la modalidad de Archivo Único en los distritos judiciales de Acuña y de la Región Carbonífera.
Este Archivo Único se rige bajo las reglas del Plan estratégico de reorganización administrativa del Archivo Judicial General del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza y el capítulo respectivo en el Reglamento Interior del Archivo Judicial General, Archivos Distritales y Únicos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
Por lo cual, el Consejo considera que debido a la particularidad en el manejo y gestión documental de los distritos judiciales de Acuña y de la Región Carbonífera, en primer término, se habilite la Plataforma Web en el módulo de Expedientes, relativo al levantamiento de inventario de documentos jurisdiccionales.
Es decir, una vez que se concluya con el levantamiento de inventario de los documentos jurisdiccionales en trámite que obran en estos archivos únicos y los órganos jurisdiccionales, se podrá habilitar el uso del módulo Archivo, relativo al envío de remesas y solicitud de expedientes.
Ello, tomando en cuenta que la gestión y manejo de los documentos jurisdiccionales de estos distritos está a cargo de los archivos únicos, por lo que, primero es importante contar con un inventario confiable, para luego proceder con el tema del envío de las remesas.
5. Implementación programa de levantamiento de inventario del Archivo Judicial General y al seguimiento del calendario de entrega de remesas
El Consejo considera viable pronunciarse en este acuerdo respecto del programa de levantamiento de inventario del Archivo Judicial General y el calendario de entrega de remesas en relación a los distritos judiciales de Parras de la Fuente, San Pedro de las Colonias, Acuña y de la Región Carbonifera, pues si el SIGDDA operará ya de forma general en todos los órganos jurisdiccionales de este poder público, debe precisarse en cuanto a la integración al programa de levantamiento de inventario del AJG y al calendario de entrega de remesas en los referidos distritos.
5.1. Programa de levantamiento de inventario del Archivo Judicial General
Ahora bien, como ya se expuso el Consejo refiere que el Pleno del Consejo de la Judicatura en el acuerdo C-137/2023 decidió extender el programa de levantamiento de inventario del Archivo Judicial General en los distritos judiciales de Torreón, Monclova y Río Grande.
Asimismo, en este acuerdo también se decidió que la entrega de remesas por parte de los juzgados a los archivos de concentración se realizaría con base al calendario que se aprobó en el acuerdo C-137/2023. Las remesas se entregarían de conformidad a información trimestral de los documentos jurisdiccionales de los juzgados.
Por ende, si ya se formalizó y se implementó el SIGDDA en el resto de los distritos judiciales del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, es pertinente que los órganos jurisdiccionales de los distritos judiciales de San Pedro de las Colonias, Parras de la Fuente, Acuña y de la Región Carbonífera se integren al programa de levantamiento de inventario del Archivo Judicial General.
El Consejo recuerda que el programa de levantamiento de inventario del Archivo Judicial General, inició sus operaciones en el distrito Judicial de Saltillo. El programa de levantamiento de inventario permite que existan datos confiables y certeros respecto de la documentación jurisdiccional que se resguarda en el Archivo Judicial General y en los juzgados del Poder Judicial.
Con ello, el Consejo considera pertinente formalizar la implementación del programa de inventario del Archivo Judicial General en los distritos judiciales de San Pedro de las Colonias, Parras de la Fuente, Acuña y de la Región Carbonífera.
Para ello, el personal de los órganos jurisdiccionales de tales distritos judiciales deberá atender lo dispuesto en el acuerdo y C-137/2023.
Los distritos judiciales de San Pedro de las Colonias y Parras de la Fuente, iniciarán operaciones del programa de levantamiento de inventario el 06 de noviembre de 2023. Los distritos judiciales de Acuña y de la Región Carbonífera, iniciarán operaciones una vez que el Archivo General en conjunto con los archivos únicos den la capacitación a los órganos jurisdiccionales del programa de levantamiento de inventario.
Luego, por lo que respecta a estos distritos judiciales, la Oficialía Mayor, a través de la Dirección de Informática y la Dirección de Innovación, en coordinación con el AJG, realizarán las adecuaciones que resulten pertinentes en cuanto al funcionamiento de la Plataforma Web en los módulos Expedientes y Archivo, de acuerdo a los términos y funcionamiento del Archivo Único.
El Consejo considera que debido a la particularidad de la gestión documental, manejo archivístico y resguardo de los documentos jurisdiccionales en los distritos judiciales de Acuña y de la Región Carbonífera, el levantamiento del programa de inventario se realice de forma coordinada y en colaboración interinstitucional entre el personal que labora en el Archivo Único y los juzgados. Ello, con la finalidad de evitar cargas excesivas de trabajo, así como evitar entorpecer las labores cotidianas de estos órganos.
El Archivo Judicial General en el ámbito de sus competencias deberá realizar las acciones pertinentes para llevar a cabo la capacitación en el funcionamiento y operación del programa de levantamiento de inventario que funciona en la Plataforma Web a través del módulo Expedientes.
5.2. Seguimiento del calendario de entrega de remesas
Por otro lado, tomando en consideración que los distritos judiciales de San Pedro de las Colonias y Parras de la Fuente operarán el SIGDDA a través de los módulos Expedientes y Archivo de la Plataforma Web, es posible que los órganos jurisdiccionales de estos distritos judiciales entregan las remesas de los documentos jurisdiccionales a través de dicha plataforma.
El Consejo reitera que la entrega de remesas por medio del SIGDDA, facilita a que este proceso sea rápido y eficaz. Así como permite evitar las cargas excesivas de trabajo tanto para el personal de juzgado como para el personal de los archivos.
De esta manera, a partir del 06 de noviembre del año en curso, los órganos jurisdiccionales de los distritos judiciales de Parras de la Fuente y San Pedro de las Colonias deberán atender el calendario de envío de remesas a que se refiere el acuerdo C-137/2023. Ello, en coordinación con el Archivo Judicial General.
Para poder cumplir con tales determinaciones, el Archivo Judicial General, se mantendrá en constante comunicación con los órganos jurisdiccionales y ejercerá las acciones pertinentes para la correcta ejecución de lo aquí señalado.
II. DECISIONES
Por lo anteriormente expuesto, quienes integran el Pleno del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza deciden lo siguiente:
Primero. Se aprueba la formalización y la implementación del SIGDDA en los distritos judiciales de San Pedro de las Colonias, Parras de la Fuente, Acuña, y de la Región Carbonífera en los términos señalados en la parte considerativa del presente acuerdo.
Segundo. Se aprueba la implementación y formalización del programa de levantamiento de inventario, en los términos dispuestos en la parte considerativa de este acuerdo.
El AJG será el órgano rector del programa y llevará a cabo la coordinación con los órganos jurisdiccionales que formen parte de tal programa.
Tercero. Los distritos judiciales de San Pedro de las Colonias y Parras de la Fuente deberán enviar las remesas de conformidad a lo establecido en la parte considerativa del presente acuerdo.
Para la entrega de remesas la Dirección y el personal del AJG brindarán en todo momento el apoyo técnico al personal de los órganos jurisdiccionales y los archivos distritales involucrados en la entrega de las remesas, en las fechas establecidas en la parte considerativa de este acuerdo.
Asimismo, la logística y supervisión de la entrega de las remesas estará bajo la Dirección del AJG, en coordinación con los archivos distritales y únicos, y el personal que para tal efecto se designe por parte de tal dirección.
Cuarto. Se dejan sin efectos las disposiciones legales y los acuerdos del Consejo de la Judicatura que se opongan a lo decidido en este acuerdo.
Quinto. El Pleno del Consejo, o su Presidente, en su caso, resolverán cualquier cuestión o duda en el ámbito administrativo que surja con motivo de la aplicación del presente acuerdo.
Sexto. Se instruye a la Dirección del Archivo Judicial General, a la Oficialía Mayor a través de la Dirección de Informática y la Dirección de Innovación y a los órganos jurisdiccionales de los distritos judiciales de Acuña, de la Región Carbonífera, San Pedro de las Colonias y Parras de la Fuente y a los archivos únicos para que lleven a cabo las gestiones pertinentes para la aplicación del presente acuerdo.
Séptimo. Se instruye a la Secretaría de Acuerdo y Trámite del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza para que realice las gestiones necesarias para la debida publicación del presente acuerdo en el sitio web oficial del Poder Judicial del Estado, y en los medios que se estimen conducentes.
Asimismo, la Secretaría comunicará el presente acuerdo a todos los órganos del Poder Judicial del Estado por los medios que estime conducentes.
(5) Acuerdo C-52/2023 emitido por el Pleno del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza, mediante el cual se aprueba la implementación del Plan Estratégico de Reorganización Administrativa del Archivo Judicial General del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza y se aprueba la reforma al Reglamento Interior del Archivo General, Archivos Regionales, y Distritales del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza disponible en el sitio web oficial del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza en la siguiente liga electrónica: https://www.pjecz.gob.mx/acuerdos-del-consejo/2023/2023-03-31-acuerdo-archivo-unico-reforma-reglamento/