Resumen: En este acuerdo se atiende el oficio enviado por la licenciada Mixely Martínez Mata, Directora del Archivo General del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza. En este acuerdo se aprueba la reforma a las Reglas de Operación de la Comisión Interdisciplinaria de Archivo del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
Saltillo, Coahuila de Zaragoza. Acuerdo del 05 de diciembre de 2023.
I. CONSIDERACIONES
1. Antecedentes
El primero de diciembre de 2023, se recibió en la Secretaría de Acuerdo y Trámite del Consejo de la Judicatura el oficio 735/2023 suscrito por la licenciada Mixely Martínez Mata, Directora del Archivo General del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza (en adelante “Directora del AJG”).
Mediante este oficio la Directora del AJG, solicita que se realice la reforma al artículo 6 de las Reglas de Operación de la Comisión Interdisciplinaria de Archivos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza (en adelante “Reglas de Operación de la CIA”).
2. Facultades del Consejero Presidente para emitir el presente acuerdo
El Consejo de la Judicatura del Estado es el órgano del Poder Judicial del Estado que tiene como funciones la administración, vigilancia y disciplina de los órganos jurisdiccionales, según lo establece el artículo 143 de la Constitución Política del Estado de Coahuila de Zaragoza.
De acuerdo con el artículo 57, fracciones VIII y XI, de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, el Consejo de la Judicatura tiene las facultades de: supervisar el desempeño de los servidores públicos del Poder Judicial del Estado de expedir reglamentos y de dictar los acuerdos generales que sean necesarios para regular el funcionamiento del Poder Judicial y de sus órganos.
Por otro lado, el artículo 9, fracción VIII, del Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila dispone que el Presidente del Consejo tiene la atribución de resolver los asuntos cuya atención no admita demora, dando cuenta al Consejo en la siguiente sesión.
El presente asunto no admite demora, porque el viernes 8 de diciembre de 2023 la Comisión Interdisciplinaria de Archivos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza sesionará y es necesario reformar el artículo 6 de las Reglas del CIA que dispone las personas que integrarán la referida comisión. Por ello el suscrito presidente tiene la facultad para emitir el presente acuerdo. Máxime que el Consejo de la Judicatura sesiona una vez al mes.
3. Justificación para reformar las Reglas de Operación de la CIA
La Directora del AJG, en el oficio 735/2023 menciona que en los últimos años la gestión documental ha tenido transformaciones por las nuevas implementaciones digitales que se llevan a cabo en los archivos. Pues, se estima que los sistemas electrónicos facilitan la comunicación, control, clasificación y organización de la gestión documental dentro de este poder público.
La Directora del AJG, refiere que el artículo 50 de la Ley General de Archivos, dispone que dentro del grupo interdisciplinario deberá participar el área de tecnologías de la información.
La Directora del AJG informa que en la octava sesión ordinaria de la Comisión Interdisciplinaria de Archivos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza (en adelante “CIA”) que se celebró el 20 de octubre de 2023, se decidió incorporar a la CIA a las personas titulares de la Dirección de Informática y la Dirección de Innovación.
Por ello, la Directora del AJG, solicita al Consejo de la Judicatura que se reforme el artículo 6 de las Reglas de Operación de la CIA.
Ahora bien, el suscrito Consejero Presidente recuerda que en sesión celebrada el 15 de julio de 2021, el Pleno del Consejo de la Judicatura emitió el acuerdo C-096/2021. En este acuerdo se da seguimiento a la implementación del SIBED y se aprueban las reglas de operación de la Comisión Interdisciplinaria de Archivos del Poder Judicial.
En este acuerdo C-096/2021, se aprobó la creación de la Comisión Interdisciplinaria de Archivos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza a propuesta del entonces Director del Archivo Judicial General, así como también se aprobaron sus reglas de operación. Esta comisión se creó con la finalidad de seguir avanzando en la implementación de la política pública en materia archivística.
La Ley General de Archivo, prevé la figura de un grupo interdisciplinario pues en la fracción XXXV, del artículo 4 de la referida ley, define al grupo interdisciplinario como el conjunto de personas que deberá estar integrado por el titular de del área coordinada de archivos; la unidad de transparencia; los titulares de las áreas de planeación estratégica, jurídica, mejora continua, órganos internos de control o sus equivalentes; las áreas responsables de la información, así como el responsable del archivo histórico, con la finalidad de coadyuvar en la valoración documental.
De conformidad con el artículo 50 de la Ley General de Archivos (en adelante “LGA”), dispone que el grupo interdisciplinario coadyuvará en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integran los expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de valoración de la serie documental y que, en conjunto, conforman el catálogo de disposición documental.
El artículo 54 de la LGA, dispone que el grupo interdisciplinario para su funcionamiento emitirá sus reglas de operación. Como ya se expuso, en el acuerdo C-096/2021 se aprobaron las Reglas de Operación de la CIA.
El artículo 2, primer párrafo, de las Reglas de Operación de la CIA, dispone que el objetivo de las Reglas de Operación de la CIA es establecer las bases y criterios para la creación, integración y funcionamiento de la Comisión Interdisciplinaria de Archivos del Poder Judicial del Estado de Coahuila.
Asimismo, el artículo 6, primer párrafo de estas reglas de operación dispone que la CIA se integrará por:
I. Quien presida el Tribunal Superior de Justicia y el Consejo de la Judicatura del Estado.
II. Un Magistrado o Magistrada del Tribunal Superior de Justicia.
III. Un Magistrado o Magistrado del Tribunal Distrital.
IV. Un Juez o Jueza de Primera Instancia.
V. La persona Secretaria de Acuerdo y Trámite del Consejo de la Judicatura.
VI, Quien funja como Oficial Mayor del Poder Judicial.
VII. La persona Secretaria Técnica y de Transparencia.
VIII. La persona Visitadora Judicial General.
IX. La persona encargada en materia de transparencia y acceso a la información pública.
X. La persona Coordinadora de Archivos, quien será la o el Director del Archivo Judicial General.
La Directora del AJG, manifiesta que en la Octava Sesión Ordinaria celebrada el 20 de octubre de 2023, se decidió incorporar a la CIA, a los titulares de la Dirección de Informática y la Dirección de Innovación de la Oficialía Mayor del Poder Judicial del Estado.
Pues, el artículo 50 de la Ley General de Archivos, establece que en cada sujeto obligado deberá existir un grupo interdisciplinario, que es un equipo de profesionales de la misma institución, integrado por los titulares de:
I. Jurídica;
II. Planeación y/o mejora continua;
III. Coordinación de archivos;
IV. Tecnologías de la información:
V. Unidad de Transparencia;
VI. Órgano Interno de Control, y
VII. Las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación.
En ese sentido, resulta necesario realizar la reforma pertinente a las Reglas de Operación de la CIA, con la finalidad de que en el precepto que regula a las personas integrantes de la CIA, se adicionen a las personas titulares de la Dirección de Informática y la Dirección de Innovación de la Oficialía Mayor del Poder Judicial.
El Consejero Presidente, estima pertinente la incorporación de estas personas funcionarias públicas a la CIA, pues ello es acorde a las políticas públicas que actualmente se están implementando en este poder público.
Pues para el suscrito Consejero Presidente, resulta de suma importancia la innovación en los procesos y la creación de herramientas tecnológicas que permitan a las personas usuarias acceder de forma fácil y sencilla a los servicios que se ofrecen en este Poder Judicial, con la finalidad de garantizar a las personas el acceso a la justicia de una forma expedita.
Por lo tanto, que las personas titulares de la Dirección de Informática y la Dirección de Innovación de la Oficialía Mayor del Poder Judicial, se integren como parte de la CIA, es necesario. Ya que, estas dependencias administrativas a lo largo de este camino hacia la modernización de la justicia han participado de forma crucial y fundamental para que la creación de herramientas digitales y la innovación en los procesos sea hoy una realidad en el Poder Judicial del Estado.
De esta manera, la participación de la Dirección de Informática y la Dirección de Innovación de la Oficialía Mayor del Poder Judicial en la CIA, permitirá también seguir avanzando en la implementación de procesos modernos e innovadores en los archivos del Poder Judicial del Estado, con los que sea posible obtener inventarios confiables, datos certeros, entre otros beneficios.
Asimismo, el suscrito Consejero Presidente considera que es indispensable la participación de estas dependencias de la Oficialía Mayor del Poder Judicial en la toma de decisiones de la CIA por que actualmente el uso de tecnologías y la digitalización de los documentos del archivo, facilitan a la gestión de documentos dentro de los archivos del Poder Judicial del Estado, haciendo más sencilla su control, clasificación y organización.
En ese sentido, resulta fundamental la reforma del artículo 6 de las Reglas de Operación de la CIA para que se adicionen dos fracciones en las que se establezca como integrantes de la CIA a las personas titulares de la Dirección de Informática y de la Dirección de Innovación de la Oficialía Mayor del Poder Judicial.
II. DECISIONES
Por lo anteriormente expuesto, quienes integran el Consejero Presidente del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza, decide:
Primero. Se aprueba la reforma de las Reglas de Operación de la Comisión Interdisciplinaria de Archivos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
Segundo. Se adicionan dos fracciones al primer párrafo del artículo 6 de las Reglas de Operación de la CIA. Estas adecuaciones quedarán de la siguiente manera:
Artículo 6. …
I. a X. …
XI. La persona titular de la Dirección de Informática de la Oficialía Mayor del Poder Judicial.
XII. La persona titular de la Dirección de Innovación de la Oficialía Mayor del Poder Judicial.
ARTÍCULOS TRANSITORIOS
Primero. Se derogan todas las disposiciones que se opongan a la presente reforma.
egundo. La presente reforma entrará en vigor el mismo día de su aprobación.
Tercero. Como anexo al presente acuerdo se incluye el instrumento legal que se reforma.
Cuarto. Se instruye a la Comisión Interdisciplinaria de Archivos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza y a la Oficialía Mayor para que realicen las gestiones necesarias para el cumplimiento del presente acuerdo.
Quinto. Se instruye a la Secretaría de Acuerdo y Trámite del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza para que realice las gestiones necesarias para la debida publicación del presente acuerdo y de los ordenamientos legales actualizados en el sitio web oficial del Poder Judicial del Estado, y en los medios que se estimen conducentes.
Asimismo, la Secretaría de Acuerdo y Trámite del Consejo de la Judicatura comunicará el presente acuerdo a la Directora del Archivo General del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza; a la Oficialía Mayor del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, a la Dirección de Informática y a la Dirección de Innovación de la Oficialía Mayor.
Sexto. En la próxima sesión del Pleno del Consejo de la Judicatura del Estado, el suscrito Consejero Presidente le dará cuenta a este Pleno con el presente acuerdo.
Séptimo. Se instruye listar y cumplir.
De esta manera el Consejero Miguel Felipe Mery Ayup, Presidente del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza, emite el presente acuerdo actuando ante Ángel Gabriel Hernández Guzmán, Secretario de Acuerdo y Trámite, que autoriza y da fe.
Consejero Miguel Felipe Mery Ayup
Presidente del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza
Ángel Gabriel Hernández Guzmán
Secretario de Acuerdo y Trámite del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza