Key: AC20250630A
Resumen: En este acuerdo el Consejo de la Judicatura del Estado aprueba que el Procedimiento de Baja Documental de Documentos de Comprobación Administrativa Inmediata de los órganos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza se realice durante el periodo de transición a la Ciudad Judicial del Distrito Judicial de Saltillo. Asimismo, en este acuerdo se instruye a las autoridades competentes para el debido cumplimiento del presente acuerdo.
Saltillo, Coahuila de Zaragoza. Acuerdo correspondiente a la sesión del 26 de junio de 2025.
I. CONSIDERACIONES
1. Antecedentes
El 18 de junio de 2025, se recibió en la Secretaría de Acuerdo y Trámite del Consejo de la Judicatura el oficio AG/343/2025, suscrito por la licenciada Mixely Martínez Mata, Directora del Archivo Judicial General del Estado de Coahuila de Zaragoza .
En este oficio la Directora del AJG, informa que en la dieciseisava sesión ordinaria de la Comisión Interdisciplinaria de Archivos , se aprobó por unanimidad que el Procedimiento de BD de DCAI y DAI, autorizado mediante acuerdo C-169/2024 emitido por el Pleno del Consejo de la Judicatura en la sesión celebrada el 30 de octubre de 2024 . En este acuerdo se aprobó que el procedimiento en comento, se implementara en un primer momento en el Distrito Judicial de Saltillo, y que las personas titulares de los órganos del referido distrito judicial, realizarán dicho procedimiento de manera anual, de conformidad a lo expuesto en dicho acuerdo.
En ese sentido la Directora del AJG, menciona que con el objetivo de desahogar los archivos de trámite de cada órgano jurisdiccional, no jurisdiccional y administrativo del Distrito Judicial de Saltillo, se brindará una capacitación virtual por parte del Archivo General, para explicar de manera detenida el procedimiento y se les facilite la práctica de depuración.
Por otra parte, la Directora del AJG, en este oficio propone que las entregas del material seleccionado, sea remitidos en fechas determinadas por el mismo archivo para realizar una recepción sistemática y controlada.
En ese sentido, el Consejo estima oportuno, pronunciarse respecto de lo informado y lo propuesto por la Directora del AJG, y considera viable pronunciarse respecto de ello en el presente acuerdo.
2. Facultades del Consejo de la Judicatura para emitir el presente acuerdo
El Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza, es el órgano del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, que tiene como funciones la administración, vigilancia y disciplina de los órganos jurisdiccionales, según lo establece el artículo 143 de la Constitución Política del Estado de Coahuila de Zaragoza.
De acuerdo con el artículo 57, fracciones VIII, IX y XI, de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza (en adelante “LOPJECZ”), tiene las siguientes facultades: supervisar el funcionamiento de los órganos que integran el Poder Judicial, así como el desempeño de sus servidores públicos; y dictar las providencias necesarias para el mejoramiento de la administración de justicia; fijar los criterios generales de evaluación mensual de juicios iniciados, en trámite y concluidos en el Poder Judicial, basados, por los menos, en el rendimiento, eficiencia y eficacia. Para esto último, en su caso, previa ponderación de las evaluaciones respectivas, tomar las providencias que estimen necesarias con excepción del Pleno del Tribunal y expedir los reglamentos y acuerdos generales que sean necesarios para regular el funcionamiento del Poder Judicial y de sus órganos.
Ahora bien, el Consejo de la Judicatura, es un órgano de administración encargado de emitir las providencias necesarias para el adecuado funcionamiento de los órganos que integran el Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, todo ello encaminado a contribuir con el mejoramiento de la administración de justicia.
El Archivo General Judicial del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza es un órgano administrativo del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza encargado de la recepción, deposito, resguardo, conservación, orden y clasificación de expedientes y documentos generados por los órganos judiciales y dependencias administrativas del Poder Judicial, así como a proporcionar servicios de consulta a los abogados y público en general que lo requiera .
Por ende, la aprobación de este acuerdo resulta competencia del Consejo, al constituir una herramienta que trasciende en materia de gestión y control documental, pues es importante que los órganos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza depuren sus oficinas y sus archivos, de documentos que son solo utilizados para apoyo informativo o aquellos documentos que son administrativos de comprobación inmediata, que no es necesario conservar, esto para facilitar el proceso de transición al cambio de órganos de este poder público que se albergarán en la Ciudad Judicial de Saltillo.
3. Justificación para la emisión del presente acuerdo
El Consejo recuerda que, en la sesión celebrada el 30 de octubre de 2024, mediante acuerdo C-169/2024 se aprobó el Procedimiento de BD de DCAI y DAI, de los órganos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza. Este procedimiento se aprobó en el marco de la certificación del AJG del PJECZ de la norma ISO 30301. Esta norma, es un estándar internacional que establece los requisitos y directrices para la gestión de documentos en las organizaciones. El objetivo principal de esta norma, es que los documentos se gestionen de manera eficiente, garantizando su disponibilidad, integridad y confidencialidad a lo largo de su ciclo de vida.
De esta manera, el Consejo enfatiza que el Procedimiento de BD de DCAI y DAI , es decir, de los documentos de comprobación administrativa inmediata y los documentos de apoyo informativo, resulta de suma importancia, ya que estos documentos, cuando dejan de ser de utilidad, suelen ocupar un espacio en las áreas, ya que, debido a sus características y tiempos de conservación, su ciclo vital no debe prolongarse más allá de lo necesario.
El Consejo pone de manifiesto que, en materia de gestión documental, las políticas públicas implementadas en este poder público están relacionadas recientemente con la renovación y mejoramiento del Archivo General del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza y los archivos de concentración de los distritos judiciales, así como los archivos de trámite de las distintas áreas, ello para mejorar la gestión de los documentos y la operatividad de tales archivos.
El Consejo constata que a lo largo de los años los órganos jurisdiccionales, no jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, han estado acumulando DAI y DCAI, al no realizar una valoración adecuada o bien desconocer el ciclo vital de dicha documentación.
Además, se tiene conocimiento que en la actualidad los órganos jurisdiccionales, no jurisdiccionales y administrativos presentan altos niveles de saturación de documentos y objetos resguardados y en algunos casos, por los plazos de conservación o por la naturaleza de los propios documentos, resulta innecesaria su conservación.
En ese sentido, en el acuerdo C-169/204, se decidió el procedimiento de baja documental de los documentos de comprobación administrativa inmediata y los documentos de apoyo informativo, con base en una metodología precisa y adecuada, para que la depuración de este tipo de documentos se hiciera con el debido cuidad y dejando constancia de su baja documental y su destrucción.
De este modo, el Consejo pone de manifiesto que el Procedimiento de BD de DCAI y DAI, constituye una herramienta esencial a efecto de que las áreas generadoras, es decir los órganos jurisdiccionales, no jurisdiccionales y administrativos de este poder público, cuenten con espacios limpios, armónicos y en los que solo mantengan aquellos documentos que por sus características y su ciclo vital deban permanecer en los archivos de trámite.
El Consejo manifiesta que, en el acuerdo C-169/2024, se incluyeron diversos anexos relacionados con el Procedimiento de BD de DCAI y DAI. El Consejo precisa que como anexo 1, se agregó el procedimiento de Baja Documental de los Documentos de Comprobación Administrativa Inmediata y Documentos de Archivo. En este anexo se describen el objetivo y los conceptos relacionados con el procedimiento, así como sus alcances y las características de este tipo de documentos. Además, en este anexo que señalan los tiempos de conservación de los DCAI y los DAI con la finalidad de proceder a su baja documental.
Ahora bien, el Consejo considera oportuna la emisión del presente acuerdo, toda vez que, es un hecho notorio para este órgano colegiado que en estos momentos se encuentra en construcción y desarrollo la Ciudad Judicial del Distrito Saltillo, en la que se albergarán diversos órganos de este poder público, entre ellos órganos jurisdiccionales de primera instancia y órganos no jurisdiccionales y administrativos.
El modelo de la Ciudad Judicial está diseñado para optimizar espacios y facilitar el trabajo. De esta manera, que únicamente deberán trasladarse a esta nueva ciudad judicial, los documentos que los juzgados y demás órganos del Poder Judicial del Estado, tengan en trámite o aquellos que sean de uso cotidiano y necesarios para realizar sus funciones diarias.
De esta manera, el Consejo estima necesario modificar las fechas en las que se realice el Procedimiento de BD de DCAI y DAI, ya que en el acuerdo C-169/2024 se precisó que el procedimiento en mención, debía realizarse de manera anual y de entregar al Archivo General tal documentación en el mes de noviembre.
El Consejo determina que la modificación de la depuración de los DCAI y DAI, es para que las personas operadoras de justicia realicen una valoración de toda la documentación que tenga las características de documentos de comprobación administrativa inmediata y documentos de apoyo que se encuentra bajo su resguardo y decidir su baja documental con base en su periodo de conservación o ciclo vital, ello con la finalidad de desahogar sus áreas.
3. Procedimiento de baja documental de los DCAI y DAI en el proceso de transición al cambio de Ciudad Judicial en el Distrito Judicial de Saltillo
El Consejo recuerda que, el procedimiento de baja documental tiene por objeto precisar que ciclo vital de los DCAI y DAI no dura más de dos años, debido a que no son documentos de archivo que cuenten con valores primarios para su conservación. Asimismo, tiene por objeto asegurar que la información se destruya de manera segura, liberando espacio físico y ayuda a contribuir en la organización y orden dentro de los órganos jurisdiccionales, no jurisdiccionales y administrativos.
Además, con este procedimiento de baja documental se asegura que en los archivos de trámite y en los archivos de concentración del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, de los órganos solo se conserven documentos que tienen valor documental y documentos de archivo de uso cotidiano para el ejercicio de sus funciones.
El Consejo reitera que, en el acuerdo C-169/2024, se estableció que el Procedimiento de BD de DCAI y DAI, se haría de manera anual, en el mes de noviembre y el AJG del PJCEZ recibiría la documentación de acuerdo a una agenda, para sistematizar la entrega de dichos documentos.
De esta manera, el Consejo refiere que, como ya se abordó en el punto 3 de este acuerdo, es importante que este Procedimiento de BD de DCAI y DAI, se efectúe desde este momento y durante el proceso de transición a la Ciudad Judicial del Distrito Judicial de Saltillo, para que una vez que sea el momento de trasladar los órganos jurisdiccionales, no jurisdiccionales y administrativos a la nueva sede, únicamente se resguarde en el nuevo edificio documentación que se encuentra en trámite y sobre todo, documentación que deba resguardarse para el desarrollo de las actividades diarias de los órganos, sin acumular información innecesaria o sin valor documental.
Por tanto, las personas titulares de los órganos de este poder público, en conjunto con el personal de su adscripción, deberán realizar el Procedimiento de DCAI y DAI entregarán la documentación susceptible de destrucción en las mismas fechas que se encuentra programado el envío de remesas de documentos aprobado mediante acuerdo C-067/2025 emitido por el Pleno del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza, mediante el cual se apruébala implementación del SIGDDA en la Sala Regional, Tribunales Distritales y en los Tribunales Laborales de este poder público. Asimismo, en este acuerdo el Consejo decide aprobar el calendario de entrega de remesas a los órganos jurisdiccionales del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza
Por lo tanto, para facilitar a las personas servidoras públicas la valoración de la documentación relativa a DCAI y DAI, la Dirección de Archivo General de este poder público, brindará una capacitación a cada órgano, en la que se explicará y orientará adecuadamente el Procedimiento de BD de DCAI y DAI, para que puedan posteriormente realizar el envió de la documentación con tales características para su baja documental y posterior destrucción.
El Consejo insiste que es necesario que este procedimiento se realice de manera constante y continua, para facilitar la transición de los órganos a la nueva ciudad judicial del Distrito Judicial de Saltillo.
Asimismo, este procedimiento resulta esencial para mejorar la cultura archivística de este poder público y mejorar las prácticas en gestión documental y así tener espacios libres y armónicos, en los que las personas operadoras de justicia realicen sus labores de manera eficiente en espacios dignos y libres de documentos innecesarios.
II. DECISIONES
Por lo anteriormente expuesto, quienes integran el Pleno del Consejo de la Judicatura deciden:
Primero. Las personas titulares de los órganos jurisdiccionales, no jurisdiccionales y administrativo del Distrito Judicial de Saltillo, con auxilio del personal a su cargo, deberán realizar el procedimiento de BD de DCAI y DAI de manera continua dicho durante el proceso de transición a la Ciudad Judicial del Distrito Judicial de Saltillo.
Los órganos jurisdiccionales, no jurisdiccionales y administrativos del Distrito Judicial de Saltillo, en este año 2025 deberán realizar el envío de documentación conforme al procedimiento aprobado en el acuerdo C-169/2024, por tanto, deberá de atenderse lo ahí acordado, así como atender los anexos que forman parte de dicho acuerdo.
Por lo que respecta a las fechas de entrega de documentación depurada deberá ser enviada conforme al calendario de remesas de los órganos jurisdiccionales aprobado previamente por este Consejo, así como tomando en consideración la agenda del Archivo Judicial General del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
Segundo. La Dirección General de Archivo, brindará una capacitación, para facilitar la valoración de los documentos de comprobación inmediata y documentos de apoyo informativo que deben ser enviados para su baja documental y posterior destrucción. La fecha de esta capacitación deberá ser comunicada por la Directora del AJG a las personas titulares de los órganos respectivos.
Tercero. Las cuestiones que surjan con la aplicación de este acuerdo y el seguimiento al Procedimiento de BD de DCAI, así como lo no previsto, será dilucidado por el Consejo de la Judicatura, ya sea por medio del Pleno o su Presidencia en su caso, o la autoridad competente, y por la Dirección del Archivo Judicial General del Poder Judicial el Estado de Coahuila de Zaragoza, en su ámbito competencial.
Cuarto. El AJG del PJECZ, efectuará la labor de comunicación y orientación que requieran las personas titulares de los órganos y el personal a su cargo, para que el Procedimiento de BD de DCAI y DAI se lleve conforme a lo establecido en este acuerdo y el acuerdo C-169/2024.
Quinto. Este acuerdo entrará en vigor a partir de la fecha de su publicación en el sitio web oficial del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.
Sexto. Se instruye a los titulares de los órganos jurisdiccionales, no jurisdiccionales y administrativos del Distrito Judicial de Saltillo, a la Comisión Interdisciplinaria de Archivos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, a la Dirección del Archivo General y a la Secretaría Técnica y de Transparencia para que realicen las gestiones pertinentes para llevar a cabo el cumplimiento al presente acuerdo.
Séptimo. Se instruye a la Secretaría de Acuerdo y Trámite para que comunique el presente acuerdo a los titulares de los órganos jurisdiccionales, no jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, al Archivo General, a la Secretaría Técnica y de Transparencia y a la Visitaduría Judicial General.
Octavo. Se instruye a la Secretaría de Acuerdo y Trámite del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza para que realice las gestiones necesarias para la publicación del presente acuerdo en el sitio web oficial del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.