Anexo - 2 Acuerdo C-145/2025.

Key: BC20250630

ANEXO 2 ACUERDO C-145-2025

Manual de operación de las herramientas de control archivístico: Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza

Presentación

En el ejercicio de las atribuciones y funciones del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, la producción documental es un recurso necesario e importante para evidenciar los asuntos atendidos por este poder público, que promueven un gobierno transparente, de rendición de cuentas y que permiten el derecho de acceso a la información y a la verdad.

En este sentido, contar con un acervo documental que refleje las actividades de la administración pública estatal de manera organizada y sistematizada, se convierte en una premisa necesaria para el cumplimiento de las disposiciones jurídicas archivísticas vigentes, en donde la organización, conservación y preservación de los documentos y la administración homogénea de los Archivos son acciones de observancia obligatoria.

Al respecto, el Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza busca contribuir a la correcta gestión documental mediante el desarrollo de procesos archivísticos que permitan la adecuada y oportuna organización, conservación y localización de la documentación, por lo que se ha elaborado el presente Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental, que establecen las bases que rigen las actividades inherentes a la clasificación y el ciclo vital de los documentos generados y recibidos en este poder público.

El Cuadro General de Clasificación Archivística del Poder Judicial del Estado de Coahuila, es el instrumento base para la organización y clasificación de la documentación producida y recibida por las unidades que le conforman, facilitando con ello su disposición, localización y consulta. Este instrumento de control está constituido por niveles documentales únicos, estructurados y generales que emanan de las atribuciones y funciones.

Por otro lado, el Catálogo de Disposición Documental (en adelante CADIDO) es el instrumento que define el ciclo de vida de los documentos, desde su creación hasta su destino final como puede ser conservación, transferencia o baja documental. Describe los valores, el soporte y los plazos de conservación de las series documentales, regulando su manejo y tratamiento. Objetivos

El Cuadro General de Clasificación Archivística tiene como objetivos: 1. Proporcionar una estructura lógica que representa la documentación producida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de cada una de las áreas que conforman a este poder público. 2. Facilitar la localización y el acceso físico a la información contenida en el acervo documental.

Por otro lado los objetivos del Catálogo de Disposición Documental son: 1. Mostrar el soporte documental en el qué se encuentran los documentos. 2. Determinar la importancia mediante los valores primarios y secundarios de cada serie para decidir sobre su conservación o eliminación. 3. Establecer el tiempo de retención en el archivo de trámite, archivo de concentración y archivo histórico. 4. Indicar si las series deben ser conservadas permanentemente, proceder con la baja documental o transferir al archivo histórico.   Glosario

Archivo: Es un conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por sujetos obligados en el ejercicio de sus funciones, independientemente del soporte. Archivo de concentración: Es el integrado por documentos transferidos desde las áreas productoras, cuya consulta es esporádica y que permanecen en él hasta su disposición documental.

Archivo de trámite: Aquel integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los sujetos obligados.

Archivo distrital: Aquel que alberga el archivo de concentración de los órganos que integran los Distritos Judiciales del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.

Archivo histórico: Al integrado por documentos de conservación permanente y de relevancia para la memoria nacional, regional o local de carácter público.

Archivo Judicial General: Oficina dependiente de la Presidencia del Tribunal Superior de Justicia.

Archivo único: Aquel que alberga el archivo de trámite y de concentración de los órganos que integran el Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza y que son administrados por la Dirección General de Archivo.

Áreas operativas: a las que integran el Sistema Institucional de Archivos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.

Baja documental: Descarte de la documentación que no cuenta con valores para su conservación.

Catálogo de disposición documental: Al registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición documental.

Ciclo vital: A las etapas por las que atraviesan los documentos de archivo desde su producción o recepción hasta su baja documental o transferencia secundaria a un archivo histórico

Consejo: El Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.

Cuadro General de Clasificación Archivística: Al instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de las áreas administrativas y órganos jurisdiccionales que integran el Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza;

Depuración: La desintegración material de constancias que obran en los expedientes judiciales y auxiliares, o documentación administrativa.

Destrucción: La desintegración material de la totalidad de un expediente judicial o auxiliar, o documentación administrativa.

Documento de archivo: A aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de las áreas administrativas y órganos jurisdiccionales que integran el Poder Judicial del Estado de Coahuila con independencia de su soporte documental.

Documento jurisdiccional: Se refiere a los expedientes, exhortos, folios, expedientillos y tocas y demás documentos que son generados por los órganos jurisdiccionales.

Documentos históricos: A los que se preservan permanentemente porque poseen valores evidenciales, testimoniales e informativos relevantes para la sociedad, y que por ello forman parte íntegra de la memoria colectiva del país y son fundamentales para el conocimiento de la historia nacional, regional o local.

Expediente: La unidad documental compuesta por documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite.

Expediente electrónico: Conjunto de constancias y documentos digitalizados, promociones electrónicas y resoluciones almacenadas en las bases de datos del sistema informático con que cuenta el Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza, que constituyen una copia fiel del expediente físico.

Expediente judicial: Todo aquel que recoge las actuaciones que dan origen o se generan dentro de un procedimiento judicial hasta su conclusión.

Ficha técnica de valoración documental: Instrumento que permite identificar, analizar y establecer el contexto y valoración de la serie documental.

Fondo: Al conjunto de documentos producidos orgánicamente por el Poder Judicial del Estado Coahuila de Zaragoza, que se identifica precisamente con este nombre.

Gestión documental: Al tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso, consulta, valoración documental y conservación.

Instrumentos de control archivístico: A los instrumentos técnicos que propicien la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital, lo son el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición documental.

Inventarios documentales: Son los instrumentos de consulta que describen las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), para las transferencias (inventario de transferencia) o para la baja documental (inventario de baja documental).

Legajos administrativos: Se refiere a la documentación de apoyo en actividades administrativas, como, correspondencia, listas de acuerdo, documentación fiscal, contable y lo demás que se defina como tal por parte del área generadora ya sea un órgano jurisdiccional, no jurisdiccional o administrativo.

Ley orgánica: La Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.

Metadatos: Conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos de archivos y su administración, a través del tiempo, y que sirven para identificarlos, facilitar su búsqueda, administración y control de acceso.

Oficial Mayor: Dependencia Administrativa del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.

Plazos de conservación: Al periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite y concentración, que consiste en la combinación de la vigencia documental y, en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que se establezcan de conformidad con la normatividad aplicable.

Presidente: El presidente del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura del Estado de Coahuila de Zaragoza.

Reglamento: El Reglamento Interior del Archivo General, de los Archivos Distritales y Únicos del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza.

Remesa: El conjunto de un mismo tipo de documentación jurisdiccional.

Sección: a cada una de las divisiones del fondo documental basada en las atribuciones de cada área administrativa y órgano jurisdiccional del Poder Judicial del Estado de Coahuila, de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

Serie: A la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general integrados en expedientes de acuerdo a un asunto, actividad o trámite específico.

Soportes documentales: A los medios en los cuales se contiene información además del papel, siendo estos materiales audiovisuales, fotográficos, fílmicos, digitales, electrónicos, sonoros, visuales, entre otros.

Valoración documental: A la actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales; es decir, el estudio de la condición de los documentos que les confiere características específicas en los archivos de trámite o concentración, o evidenciales, testimoniales e informativos para los documentos históricos, con la finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y, en su caso, plazos de conservación, así como para la disposición documental.

Valor primario: La condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración.

Valor secundario: La condición de los documentos que les confiere características evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos.

Vigencia documental: Al periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

Transferencia documental Es el proceso mediante el cual los documentos de archivo cambian de ubicación y/o control administrativo, siguiendo su ciclo de vida documental. Estas transferencias se realizan en etapas específicas, conforme a sus usos, reutilizaciones y valores primarios y secundarios.

Transferencia primaria: al traslado controlado y sistemático de documentos y/o expedientes de consulta esporádica, de un archivo de trámite a un archivo de concentración.

Transferencia secundaria: Al traslado controlado y sistemático de documentos y/o expedientes que deben conservarse de manera permanente, de un archivo de concentración a un archivo histórico.

Tribunal: El Tribunal Superior de Justicia del Estado de Coahuila de Zaragoza.  

Metodología

1. Primera etapa

1.1 Identificación: Consiste en reconocer la estructura orgánica institucional por medio de visitas a cada órgano jurisdiccional, no jurisdiccional y administrativo para identificar las responsabilidades y los documentos que se producen.

Una vez reconocidas las responsabilidades de cada sección se producen las funciones y atribuciones de las series correspondientes.

1.2 Jerarquización: Consiste en establecer niveles de relación, semejanza y diferencia entre las categorías de agrupamiento identificadas. Es decir, se reconoció el fondo, las secciones y las series que conforman el Poder Judicial del Estado de Coahuila.

1.3 Valoración: Consiste en el análisis de los valores, tanto primarios como secundarios de los documentos que se producen en las áreas jurisdiccionales, no jurisdiccionales y administrativas. Se realizó conforme a la Ficha Técnica de Valoración Documental, con el propósito de establecer tiempos de retención en los archivos y el destino final como conservación o baja documental, según sus valores, así como, verificar generalmente el marco normativo, la gestión documental, áreas que intervienen en su producción, datos para identificar, etapas, condiciones de acceso, soporte, valores primarios y secundarios, calendarios de conservación y la técnica de selección.

1.4 Codificación: La utilidad del código ha de verse como condición necesaria para el funcionamiento del Cuadro General de Clasificación Archivística. Lo anterior da lugar a la sistematización y ubicación adecuada que hace más claras las relaciones documentales e interconexiones características de los documentos de archivo.

1. Segunda etapa

2.1 Validación: Se refiere a las acciones de reconocimiento y aprobación de las autoridades correspondientes, con el objeto de que pueda ser autorizado, difundido y aplicado.

2.2 Formalización Atiende a los mecanismos de implantación y su respectiva difusión en el ámbito de todos los archivos de la dependencia o entidad.

2.3 Supervisión y asesoría: Es el seguimiento de las acciones tendientes a garantizar el adecuado funcionamiento del Cuadro General de Clasificación Archivística, corregir las posibles desviaciones y aclarar las dudas.

2.4 Capacitación: Se refiere a las necesidades de especialización en la aplicación de operaciones y procedimientos del Cuadro General de Clasificación Archivística.

Estructura

La estructura del Cuadro General de Clasificación Archivística es jerárquica y atiende los conceptos básicos de fondo, sección y serie que establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de una dependencia o entidad:

1. Fondo: Es el conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica, es decir, el nombre del sujeto obligado.

2. Código: código de la sección.

3. Sección: Es cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables, es decir, el área a la que pertenece.

4. Código: código de la subsección.

5. Subsección División de la sección.

6. Código: código de la serie.

7. Serie: Es la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico, es decir, es el tipo de documento que se produce.

8. Código: código de la subserie.

9. Sub serie: división de la serie.

De lo anterior, le prosigue el Catálogo de Disposición Documental que se integra por:

1. Soporte: lugar de almacenamiento y seguridad en el que se encuentra disponible la serie ya sea electrónico y/o físico.

2. Valores: son las características y la utilidad de un documento, que determinan su importancia y el tiempo que debe conservarse en un archivo. Estos valores se dividen en primarios y secundarios:

11.1. Valores primarios: Es la finalidad de la creación de la serie basada en su utilidad de origen y por las razones de su existencia. Se trata esencialmente de los siguientes valores:

11.1.1. Administrativo: El valor que posee un documento para la actividad administrativa de la entidad productora, en la medida en que informa, fundamenta o prueba sus actos.

11.1.2. Legal: El valor que posee un documento del cual derivan derechos u obligaciones legales de individuos u organizaciones y cuya vigencia suele estar determinada en una ley, código u otro mandato jurídico.

11.1.3. Fiscal: El valor que poseen los documentos que pueden servir como prueba del cumplimiento de obligaciones tributarias.

11.1.4. Contable: El valor que poseen los documentos que pueden servir para informar o explicar las operaciones que afectan económicamente a la institución, de manera enunciativa, pero no limitativa: ingresos, egresos, activo, pasivo o capital contable.

Se tomarán en cuenta los siguientes criterios:

Valor documental primario	Criterio
Administrativo:	Documentos de archivo generados o recibidos por las áreas administrativas del Tribunal Superior de Justicia del Estado de Coahuila de Zaragoza, en ejercicio de sus facultades, competencias o funciones.
Legal:	Documentos que cumplen al menos con una de las siguientes condiciones: Sustentan derechos u obligaciones de la institución o un tercero. Cuentan con un término de vigencia específico, asignado mediante mandato jurídico (decretos, acuerdos, códigos, leyes, entre otros) donde ésta se determina. Forman parte de procesos judiciales o procedimientos administrativos llevados en forma de juicio.
Fiscal:	Documentos que cumplen con al menos una de las siguientes condiciones. Son requeridos por la autoridad en materia tributaria. Son necesarios para dar cumplimiento a obligaciones fiscales. Son evidencia del cumplimiento de obligaciones fiscales.
Contable:	Documentos que cumplen al menos con una de las siguientes condiciones: Contienen información contable o financiera necesaria para conducir negocios actuales o futuros. Sirven de evidencia de transacciones, transformaciones internas y otros eventos. Son necesarios para determinar el registro contable de transacciones, transformaciones internas y otros eventos. Soportan el conjunto de cuentas de ingresos, egresos, activo, pasivo y capital contable del Tribunal Superior de Justicia del Estado de Coahuila de Zaragoza.

11.2. Valores secundarios: Valor documental que obedece a motivaciones distintas a la propia finalidad del documento, así mismo, tiene una relevancia histórica para ser conservado permanentemente. Puede ser transferido al archivo histórico una vez que transcurra el tiempo total de conservación o por disposición de alguna autoridad debidamente autorizada. El valor secundario puede ser:

11.2.1. Informativo: Es el valor que pueden tener los documentos que ofrecen información relevante para la investigación histórica, no solamente sobre la institución generadora, sino también sobre personas, otras corporaciones y/o acontecimientos del contexto local, nacional o internacional.

11.2.2. Testimonial: Es el valor que tienen los documentos que dejan constancia de hechos y circunstancias significativas relacionadas con la existencia de una institución. Representan evidencia de sus orígenes, organización, funcionamiento y actividades.

11.2.3. Evidencial: Es el valor que tienen los documentos que evidencian acciones relevantes a nivel local, nacional o internacional.

Cuando la serie posee valores secundarios, conserva el carácter de reservada o confidencial, en el archivo de concentración por un plazo de 70 años, a partir de la fecha de creación del documento y será de acceso restringido durante dicho plazo.

1. Plazos de conservación en años: se refiere al tiempo de retención de los documentos en los siguientes archivos:

12.1. Archivo de trámite: los documentos permanecen en el área productora durante el desarrollo del asunto al cual están asociados y donde su uso y consulta es frecuente. Lo establecido corresponde al tiempo que el documento se quedará en la oficina productora una vez que tenga una inactividad o esté debidamente concluido. Pasado el tiempo indicado se realiza la transferencia primaria al archivo de concentración.

12.2. Archivo de concentración: Una vez transferidos al archivo de concentración permanecen por un tiempo definido, donde su consulta es esporádica, con el propósito de conservarlos hasta que se extingan sus valores primarios, es decir, el tiempo estipulado corresponde a los años que se mantendrán en el archivo de concentración, tomando en cuenta cualquier acción que pueda requerir su regreso al archivo de trámite.

12.3. Total de años de conservación: es el resultado de la suma total de años en el archivo de trámite y archivo de concentración.

1. Disposición final: Se refiere a la acción final que tendrá el documento una vez transcurrido el tiempo total de conservación.

13.1. Muestreo/selectiva: Se refiere a la transferencia secundaria al archivo histórico de aquellos documentos de la serie que posean valores testimoniales, informativos o evidenciales por una relevancia para la memoria institucional y la eliminación de aquéllos que carezcan de dichos valores, o bien que pertenezcan a conjuntos de documentos repetitivos o cotidianos de poco valor individual. Aquí se debe hacer una valoración documento por documento para verificar cuales deben ser transferidos al histórico y los que resulten que no, se realiza su baja documental.

13.2. Conservación total: Se refiere a la transferencia secundaria al archivo histórico de todos los documentos de una serie a fin de preservarlos permanentemente. Este caso corresponde típicamente a documentos que reflejan decisiones tomadas en los más altos niveles de la institución, que permiten reconstruir la evolución de la organización, tengan una relevancia a nivel nacional o internacional.

13.3. Baja documental: Se refiere a la destrucción de todos los documentos de una serie cuando hayan cumplido con su plazo de conservación, debido a que ésta carece de valores secundarios.

Manual de procedimientos

El manual de procedimientos describe el funcionamiento del CADIDO, es decir, menciona cómo serán las transferencias primarias, secundarias y la baja documental en los órganos que integran el Poder Judicial.

Procedimiento	Transferencia primaria del archivo de trámite al archivo de concentración DAG-POP-15
Alcance (área a las que les aplica el procedimiento)	Presidencia, Secretaría General del Pleno, Consejo de la Judicatura, áreas No Jurisdiccionales y Administrativas

La transferencia primaria tiene como objetivo hacer la migración al archivo de concentración de los documentos debidamente concluidos o de aquellos que por su inactividad procesal son de consulta poco frecuente y que no requieran estar en el archivo de trámite, así como dar apertura a nuevos asuntos que comienzan su desarrollo, tal como lo establece el CADIDO.

En ningún caso involucra el traslado de la propiedad o de la responsabilidad de gestión derivada del procedimiento y la responsabilidad de valoración documental para definir el destino final de los documentos, pero si se transfiere el deber del resguardo de los documentos transferidos, es decir, es un acto que involucra un cambio en la custodia física de los documentos de archivo.

Cada área deberá autorizar y documentar las migraciones controladas de los documentos que hayan cumplido sus plazos en el archivo de trámite y sea necesario el envío al archivo de concentración. Únicamente de aquéllos que se encuentren en formato documental y no en medios electrónicos.

Procedimiento

El titular del área coordina la valoración documental para identificar los documentos de archivo que hayan cumplido el tiempo de retención en el archivo de trámite, según el CADIDO.

a) Revisión y valoración

● Revisar aquellos expedientes/documentos que se encuentren en su área y de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental, seleccionar aquellos que estén debidamente concluidos.

● Asegurar que no se encuentren contaminados o deteriorados por factores como la contaminación atmosférica, inadecuadas condiciones climáticas, de iluminación o de almacenamiento o por ataques de agentes biológicos.

● Expurgar/ quitar notas adhesivas, papelería obsoleta o apuntes informales que no sean necesarios incorporar. Evitar dejar clips, grapas en mal estado o cinta adhesiva que a largo plazo perjudique el papel.

b) Identificación, ordenación y archivación

● Procurar que los documentos sean protegidos por una carpeta o carátula que permita obtener los metadatos que identifique uno de otro expediente, por lo menos que contenga fondo, sección, serie y número de identificación.

● Ordenar por el orden cronológico de expedición.

● No integrar expedientes que rebasen un grosor de más de 400 fojas, en caso de que tenga más fojas se integrará por tomos.

c) Foliación

● Foliar cada expediente con números arábigos (1, 2, 3, 4, 5…) iniciando con el primer documento del expediente, es decir, con el que se inició el asunto o trámite.

● No utilizar letras del abecedario, números ordinales o términos como “bis” o “tris”.

● El número asignado a cada folio debe escribirse de manera legible, sin enmendaduras, sobre un espacio en blanco y sin alterar textos, membretes, sellos originales, etc.

● Se debe foliar todos los documentos del expediente que contengan información.

● No utilizar letras del abecedario, números ordinales o términos como “bis” o “tris”.

d) Registro de inventario de transferencia primaria

● Registrar en el oficio e inventario de transferencia primaria de documentos de archivo DAG-FOR-31 conforme el orden cronológico y siempre enlistado un inventario por cada serie en base a los datos descritos en el Catálogo de Clasificación Archivística y CADIDO. Los datos requeridos son los siguientes:

1. Fondo: Es el conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica, es decir, el nombre del sujeto obligado.
2. Fecha de elaboración: Es la fecha de cuando se elabora el inventario.
3. Sección: Es cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables, es decir, el área a la que pertenece.
4. Subsección: División de la sección.
5. Serie: Es la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico, es decir, es el tipo de documento que se produce.
6. Sub serie: división de la serie.
7. No: Número progresivo del número de expedientes.
8. No. de expediente y año: Número de identificación y año de producción.
9. Número de caja: Número de la caja de resguardo.
10. Información del expediente: Descripción detallada donde se especifique todo aquello para identificar el expediente.
11. Total tomos: En caso de que sean más de un tomo especificar el número total.
12. Total fojas: Número total de fojas que contiene el expediente.
13. Fecha de inicio: se indica la fecha de apertura del expediente.
14. Fecha de cierre del asunto: Se indica la fecha de conclusión del asunto/expediente.
15. de años en el archivo de concentración: el total de los años que deba permanecer en el archivo de concentración, según el CADIDO.
16. Archivo de trámite: Conforme al CADIDO, se indican los años de resguardo en el archivo de trámite.
17. Archivo de concentración: Conforme al CADIDO, se indican los años de resguardo en el archivo de concentración.
18. Conservación total: Conforme al CADIDO, se indica el total de años de conservación, tanto en el archivo de trámite como en el archivo de concentración.
19. Disposición final: De acuerdo a la disposición final de la serie que marca el CADIDO, se establece si es baja, conservación total o muestreo, en caso de que sea muestreo mencionar por cada expediente si es baja documental o conservación en archivo histórico.
20. Baja documental: Cuando una serie en el CADIDO tiene como disposición final “Baja documental” quiere decir que al término de los años de conservación total se deberá proceder con la baja documental, destrucción y reciclaje. En caso de ser el caso, se marca con X.
21. Conservación total: Cuando una serie en el CADIDO tiene como disposición final “muestreo” quiere decir que al término de los años de conservación total se deberá valorar expediente por expediente para proceder con la baja documental, destrucción y reciclaje o bien, en caso de que se deba conservar en el archivo histórico se marca con una X.
22. Año de baja documental: Año en el que se deberá realizar la baja documental, destrucción y reciclaje, de acuerdo al CADIDO. En caso de no aplicar se coloca N/A.

● La persona titular del área revisa y de ser necesario coteja lo que se enlista con los documentos en físico, si contiene inconsistencias se subsanan.

● Enviar el inventario mediante correo electrónico al Archivo General para su revisión y una vez que se dé el visto bueno se agenda cita de entrega con el Archivo General.

e) Embalaje

● Depositar en cajas respetando el orden cronológico.

● Identificar las cajas con la etiqueta de cajas DAG-FOR-32 que contiene los siguientes datos:

1. Sección: Nombre del área que genera y envía los documentos.
2. Serie: Tipo de documentos que se envían con base al Cuadro General de Clasificación Archivística.
3. Años extremos: años que comprende la documentación enviada, ejemplo: 1999-2010.
4. Contiene: Listado de los documentos que contiene o datos generales de ellos.
5. No. de oficio: Número de oficio con el que se hace la remisión.
6. No. de caja: Número de caja, ejemplo 28/96 29/96 30/96.
7. Total de años en el archivo de concentración: el total de los años que deba permanecer en el archivo de concentración, según el CADIDO.
8. Archivo histórico: Se marca con una X cuando contiene valores secundarios para transferirlo al archivo histórico transcurridos los años en el archivo de concentración, según el CADIDO.
9. Año de baja documental: Año en el que se deberá de realizar la baja documental según el CADIDO, en caso de no aplicar se coloca N/A.

Se sella y se refuerza cada una de las cajas o atados.

f) Formalización de la entrega

● Una vez que se haya concretado la cita, se trasladan las cajas de manera controlada al archivo y se entrega el oficio e inventario de transferencia primaria de documentos de archivo DAG-FOR-31 y las cajas de archivo.

● El personal del área que hace la entrega y del archivo de concentración realizan el reacomodo de los documentos en el lugar correspondiente y se conservan. 

Procedimiento	Solicitud de préstamo al archivo de concentración por usuarios internos
Alcance (área a las que les aplica el procedimiento)	Presidencia, Secretaría General del Pleno, Consejo de la Judicatura, áreas No Jurisdiccionales y Administrativas

● Solicitar cada documento/expediente de archivo que requiera mediante oficio de solicitud de documentos de archivo DAG-FOR-33 al archivo de concentración.

● El personal del área solicitante en conjunto con personal del archivo, identifican el documento, se anota en el libro de préstamo y se entrega a la persona que acude para solicitarlo.

● El oficio de solicitud de documentos de archivo se anexa en la carpeta correspondiente.

Procedimiento	Devolución de documentos al archivo de concentración por usuarios internos
Alcance (área a las que les aplica el procedimiento)	Presidencia, Secretaría General del Pleno, Consejo de la Judicatura, áreas No Jurisdiccionales y Administrativas

● Cuando se termine la consulta por el órgano solicitante, se devolverá por medio de oficio de devolución DAG-FOR-34 y la persona que se designe del área que lo solicitó, lo anexa a la caja de origen correspondiente, se sella y se devuelve a su lugar.

● El oficio de devolución de documentos de archivo se integra junto al oficio de solicitud de documentos de archivo.

Procedimiento	Transferencia primaria del archivo de trámite al archivo de concentración: Recepción de remesa de documentos jurisdiccionales DAG-POP-05
Alcance (área a las que les aplica el procedimiento)	Órganos Jurisdiccionales de Primera y Segunda Instancia

Remesa por Plataforma Web

Los expedientes que sean enviados mediante la remesa mensual deberán tener las siguientes características:

● El expediente deberá tener una inactividad procesal de por lo menos 120 días, o bien que tengan un plazo de inactividad que se decida a criterio del titular del órgano jurisdiccional de conformidad a la legislación aplicable.

● Que no tenga ningún acto procesal programado para fechas próximas o notificaciones pendientes por realizar.

● Con la carátula de identificación en buen estado, es decir, que se identifique el órgano jurisdiccional de origen, el número de expediente y las partes que en él intervienen.

● Debidamente glosado para que no haya hojas sueltas, sellado, foliado y rubricado en su totalidad.

● Evitar que dentro de los expedientes obren hojas adhesivas, grapas y clips, o cualquier objeto que impida la manipulación adecuada de los documentos.

● Estar enlistados en la Plataforma Web.

El solicitante toma un número de oficio por cada remesa que enviará, ejemplo:

● 123/2025 expedientes.

● 124/2025 folios.

● 125/2025 exhortos.

No se podrá enviar distintas remesas con diferente número de oficio que contengan el mismo tipo de documento, ejemplo:

● 128/2025 expedientes.

● 129/2025 expedientes.

● 130/2025 expedientes.

En aquellos órganos jurisdiccionales que cuenten con juzgado de origen, deben tomar un número de oficio para cada juzgado y clasificar del mismo modo.

Entra a Plataforma Web en el módulo de "archivo" y da clic en la opción de nueva remesa, selecciona el tipo de documento que va a agrupar en la remesa y coloca el número de oficio que fue asignado para el envío.

Posteriormente, verifica que los documentos que enviará estén debidamente inventariados en el módulo de expedientes, si lo está, coteja que todos los datos que se proporcionan en el inventario sean los mismos con los que cuenta el documento en físico y si es necesario, se corrige cualquier dato que pueda presentarse como anomalía. Enseguida se agrega a la remesa y solo podrán enviar hasta 600 documentos jurisdiccionales.

Si el documento no se encuentra registrado en el inventario se debe capturar en +Nuevo documento dentro del módulo de expedientes en Plataforma Web, conforme al procedimiento levantamiento de inventario (DAG-POP-10) y posteriormente lo agrega a la remesa que le corresponda en Plataforma Web. Al terminar de agregar los documentos, debe cotejar lo enlistado electrónicamente con los documentos en físico para evitar anomalías como enviado y no enlistado o enlistado y no enviado.

Después se apilan los documentos jurisdiccionales en orden cronológico respetando el orden de año y número y se hacen atados que no rebasen los 40 cm de altura, lo anterior, para facilitar los traslados; se le coloca la Carátula de atado (DAG-FOR-16) con hojas recicladas y al final los amarran procurando que no se salgan con el movimiento.

La remesa se envía por plataforma web el mismo día que se remite al Archivo Judicial y se hace la entrega de manera controlada, es decir, se entrega conforme al número de atado, con la finalidad de asegurar que vengan todos los documentos jurisdiccionales. También, se entrega el Oficio de envío de remesa (DAG-FOR-26).

En los casos donde la remesa no esté atada debidamente, sin carátulas y en orden consecutivo se regresa y en plataforma web se rechaza.

En caso contrario, se recibe, asigna y el archivista comienza a revisar. Se marca como anomalía lo siguiente:

● Documento con número incorrecto: Señala anomalía, archiva con anomalía y corrige en inventario.

● Documento con año incorrecto: Señala anomalía, archiva con anomalía y corrige en inventario.

● Documento con partes incorrectas: Señala anomalía, archiva con anomalía y corrige en inventario.

● Documento sin especificación de tomos enviados: Señala anomalía, archiva con anomalía y corrige en inventario.

● Documento con captura errónea de fojas: Señala anomalía, archiva con anomalía y corrige en inventario.

● Sin foliar/foliado incorrectamente: Señala anomalía, archiva con anomalía y corrige en inventario.

● Enlistados y no enviados: Se rechaza.

En el apartado de observaciones puede indicar cualquier comentario.

Cuando se detecta lo siguiente se regresa al órgano jurisdiccional por Oficio de anomalía (DAG-FOR-14.

● Sin carátula: Señala anomalía, rechazar y regresar al órgano jurisdiccional.

● Caratula en mal estado: Señalar anomalía, rechazar y regresar al órgano jurisdiccional.

● Sin glosar: Señala anomalía, rechazar y regresar al órgano jurisdiccional.

● Enviado y no enlistado: Se regresa al órgano jurisdiccional.

Al término de la revisión, se verifica que todo esté debidamente revisado y se da clic en el botón de completado en plataforma web y se integra cada uno de los documentos en su caja, acomodando debidamente considerando el juzgado con el número y año.

El solicitante revisa las anomalías presentadas mediante Plataforma Web.

Notas:

El jefe de remesa debe estar al pendiente de cualquier circunstancia que se llegue a presentar y será quien asesore al personal que revisa la remesa.

El solicitante y el titular del órgano jurisdiccional podrán ver el seguimiento de la revisión de remesa en el módulo de archivo en el botón del historial en Plataforma Web para darse por enterado de las anomalías que se reportaron en la remesa en la medida de lo posible se subsanen.

Remesa por oficio

Solamente aplica para los órganos jurisdiccionales que no tienen manejo de presolicitud y plataforma web, también, se aplicará cuando no haya disponibilidad del uso de los medios electrónicos.

Cada órgano jurisdiccional emite el Oficio de envío de remesa (DAG-FOR-26) y el Listado de remesa (DAG-FOR-27) que entregará junto con la remesa en físico al archivo. En los casos donde la remesa no esté atada debidamente, sin caratulas y en orden consecutivo no se recibe.

En caso contrario, se recibe, asigna y el archivista comienza a revisar. Se marca como anomalía lo siguiente:

● Documento con número incorrecto: Señala anomalía.

● Documento con año incorrecto: Señala anomalía.

● Documento con partes incorrectas: Señala anomalía.

● Documento sin especificación de tomos enviados: Señala anomalía.

● Documento con captura errónea de fojas: Señala anomalía.

● Sin foliar/foliado incorrectamente: Señala anomalía.

● Enlistados y no enviados: Señala anomalía.

Cuando se detecta lo siguiente se regresa al órgano jurisdiccional.

● Sin caratula: Señala anomalía y regresa al órgano jurisdiccional.

● Caratula en mal estado: Señala anomalía y regresa al órgano jurisdiccional.

● Sin glosar: Señala anomalía y regresa al órgano jurisdiccional.

● Enviado y no enlistado: Señala anomalía y regresa al órgano jurisdiccional.

Al término de la revisión se realiza y se entregan al órgano jurisdiccional los Oficio de anomalía (DAG-FOR-14) para informar inconsistencias en la remesa y que en la medida de lo posible se subsanen. También, se puede realizar Oficio de recepción de remesa sin anomalía (DAG-FOR-15) cuando no hay anomalías. Así mismo, se procede a la integración de los documentos jurisdiccionales conforme el juzgado, número y año.

Los oficios se resguardan en su legajo correspondiente.

Procedimiento	Solicitud de préstamo al archivo de concentración por usuarios internos: Solicitud de préstamo de documentos jurisdiccionales DAG-POP-03
Alcance (área a las que les aplica el procedimiento)	Órganos Jurisdiccionales de Primera y Segunda Instancia

Solicitud electrónica

El solicitante realiza la pre solicitud mediante el documento de Drive Pre Solicitud de Documentos Jurisdiccionales (DAG-FOR-05) donde captura en orden cronológico los siguientes datos de los documentos jurisdiccionales que requiere:

● Dentro de la celda "tipo de documento" se debe indicar por cada documento jurisdiccional lo que se está solicitando, ejemplo:

• Expedientes
• Exhorto
• Expedientillo
• Cuadernillo
• Cuaderno
• Folio
• Otro, según aplique.

● Año y número: En esta celda se escribe el número del documento jurisdiccional, enseguida una diagonal y el año escrito con cuatro dígitos, ejemplo: 258/2010.

● Juzgado de origen: En esta celda se escribe el nombre del órgano jurisdiccional que produjo el documento. En los casos que correspondan a juzgados extintos, se coloca el nombre del juzgado que inició el proceso.

● Partes: En esta celda se escribe el nombre de las dos partes actoras sin abreviaciones: promovente y demandado se separan con “vs”.

● Juicio: En esta celda se escribe el tipo del juicio que le corresponde al documento.

● Fecha de solicitud: En esta celda se escribe la fecha de cuando se está capturando la pre solicitud.

Los datos anteriores son de carácter obligatorio, sin excepción, para poder efectuar su búsqueda. En aquellos casos en donde una de las celdas quede sin información, el jefe de remesa contesta como "falta información" y el solicitante deberá realizar una nueva solicitud.

Para aquellos casos donde los documentos jurisdiccionales son de carácter urgente se debe especificar de preferencia junto al número de expediente o en el espacio destinado a observaciones por OJ.

Ejemplo: 123/2025 URGENTE POR AMPARO.

Nota: No se podrán borrar ni alterar las presolicitudes que ya tengan fecha de asignación y tampoco se podrán agregar nuevas presolicitudes entre registros anteriores y ya asignados.

El jefe de remesa, revisa diariamente el documento de Pre solicitud de documentos jurisdiccionales (DAG-FOR-05) e imprime las listas de asignaciones (DAG-FOR-06). Una vez impresas se distribuyen a los archivistas según el rol de juzgados que les corresponda.

El archivista realiza la búsqueda de documentos jurisdiccionales según los datos proporcionados en las listas de asignaciones (DAG-FOR-06), se dirige al archivo y localiza la caja de archivo del órgano jurisdiccional. Revisa si el documento se encuentra dentro de la caja y verifica los datos brindados en la solicitud con el documento jurisdiccional. En caso de que la información de la caratula corresponda a lo solicitado, el documento jurisdiccional es extraído de su caja y se escribe en la carátula de esta la leyenda de préstamo junto con el número del documento y la fecha en la que está siendo prestado, por ejemplo:

P: 157/2024 26/04/2024.

Posteriormente, escribe la contestación de encontrado (ENC) en las listas de asignaciones (DAG-FOR-06).

Si el documento es encontrado, pero al momento de cotejar la información proporcionada en las listas de asignaciones (DAG-FOR-06) con el documento en físico no corresponde con lo que se encuentra en la carátula, se escribe en las listas de asignaciones (DAG-FOR-06) la contestación de no coincide en partes (NCP) en el apartado de contestación.

Si el documento no está en la caja se corrobora si en la carátula de la caja hay alguna anotación sobre el documento, por ejemplo:

Si la caja tiene la leyenda de consulta, se debe rastrear.

Si la caja tiene la anotación de préstamo se verifica que la fecha sea correcta y se anota en las listas de asignaciones (DAG-FOR-06) en el apartado de contestación como préstamo (P) más la fecha en la que fue prestado.

Cualquier otra anotación que indique datos sobre la ubicación del documento jurisdiccional, se debe rastrear.

En los casos que requieren rastrear el documento, se debe buscar en diferentes instancias:

● Inventario documental en el módulo de expedientes en plataforma web.

● Documento de drive presolicitud de documentos jurisdiccionales.

● Listados de remesas.

● Oficios de solicitud de documentos jurisdiccionales.

● Libro de préstamos (DAG-FOR-04)

● Verificar alguna otra anotación en la caja.

● Otra, según aplique.

Sí se obtiene que el documento se prestó en determinada fecha al órgano jurisdiccional y este no lo ha remitido en remesa, se escribe en las listas de asignaciones (DAG-FOR-06) la contestación de préstamo (P) más la fecha en la que fue prestado.

Si el documento no se ha remitido al archivo en algún momento por medio de remesa, se identifica como faltante de origen (FO), es decir, que el documento en ningún momento fue enviado por el órgano jurisdiccional al archivo y se escribe en las listas de asignaciones (DAG-FOR-06).

Si el documento se encuentra en procedimiento de revisión de remesa dentro de los 15 días hábiles posterior a su recepción en el archivo, se escribe "remesa" en las listas de asignaciones (DAG-FOR-06). Y el solicitante deberá realizar una nueva solicitud posterior al tiempo establecido.

Si la solicitud viene marcada como urgente se consulta con el área correspondiente.

Sí el documento no se localiza y hay constancia de que se encuentra en el archivo, se solicita el formato de Búsqueda Exhaustiva (DAG-FOR-13) para rastrearlo y se escribe la contestación "sigue en búsqueda" en el apartado de contestación de las listas de asignaciones (DAG-FOR-06). La búsqueda exhaustiva se realiza en los próximos 15 días hábiles posteriores a la fecha de asignación y se entrega al jefe de remesa.

El archivista entrega al jefe de remesa los documentos encontrados junto con las listas de asignaciones (DAG-FOR-06) procurando que sea el mismo día de su asignación dependiendo de la carga de trabajo. El jefe de remesa o archivista verifica que los documentos estén inventariados en el módulo de expedientes de plataforma web. En los casos de aquellos documentos jurisdiccionales que no se encuentran inventariados, el jefe de remesa los captura conforme el proceso Captura del inventario (DAG-POP-10).

Posteriormente, por cada solicitud se da la contestación en la Pre Solicitud de Documentos Jurisdiccionales (DAG-FOR-05), conforme lo que haya informado el archivista.

El solicitante procura verificar diariamente el documento Pre Solicitud de Documentos Jurisdiccionales (DAG-FOR-05) para revisar las contestaciones a cada pre solicitud que realizó. Este paso es fundamental que se realice en tiempo y forma para llevar un control de las presolicitudes y así evitar que se acumule trabajo.

El seguimiento dependerá de cada contestación como se menciona a continuación:

● No coincide en partes: Se realiza una nueva presolicitud con las partes correctas o se hace la aclaración en la columna observaciones por OJ o algún otro medio de comunicación y el archivo verifica la aclaración.

● Faltante de Origen: Sí se tiene la certeza de que el documento se envió en determinada fecha, se comparte la fotografía de la lista de la remesa en la cual se remitió.

● Préstamo/fecha: Sí se tiene la certeza de que se envió el documento en una remesa posterior a la fecha que se le da como préstamo, se comparte la fotografía de la lista de la remesa en la cual se remitió.

● Sigue en búsqueda: Se realiza la Búsqueda Exhaustiva (DAG-FOR-13) por parte del archivo.

● Falta de información: Realiza una nueva pre solicitud con la información completa.

● En remesa: Espera los 15 días hábiles para volver a solicitar el documento. A Excepción de aquellos asuntos urgentes que el titular del órgano jurisdiccional notifique a la dirección.

● Encontrados: entra a Plataforma Web y busca cada documento jurisdiccional, entra en el ID y lo solicita. Lo anterior procurando realizarlo lo antes posible.

El jefe de remesa recibe las solicitudes en plataforma web, las asigna a los archivistas y responden cada solicitud. Después, coteja físicamente los documentos con la plataforma web y se preparan para entregarlos.

Posteriormente se remiten al solicitante quien deberá de recibir, sin excepción mediante plataforma web.

Para la entrega de documentos a los solicitantes de un distrito judicial distinto, se hace Oficio de envío de documento (DAG-FOR-10) y se envían por paquetería.

Notas

Las aclaraciones de las pre solicitudes se harán lo antes posible. Los documentos marcados como encontrados en la pre solicitud deberán ser solicitados en la Plataforma Web lo antes posible, esto para evitar pérdidas, extravíos y traspapeleo. de los mismos, así como, entregar lo antes posible al órgano jurisdiccional para atender el asunto.

Al término de cada mes si no se realiza las solicitudes pertinentes en Plataforma Web, se informa al titular del órgano jurisdiccional y de no ser solicitados se regresan a su caja, con el propósito de evitar pérdidas, extravíos y traspapeleo. Para los asuntos urgentes se deberá hacer todo el procedimiento, siempre dando atención pronta. Se bloquearán las celdas de la pre solicitud en tiempos determinados con el objetivo de controlar y no alterar los datos capturados para que no afecte en el conteo estadístico.

Solicitud por oficio

Solamente aplica para los órganos jurisdiccionales que no tienen manejo de presolicitud y plataforma web, también, se aplicará cuando no haya disponibilidad del uso de los medios electrónicos.

El solicitante realiza Oficio de Solicitud de Préstamo de Documentos Jurisdiccionales (DAG-FOR-24). La información que debe contener es la siguiente, sin embargo, según las necesidades de cada órgano cabe la posibilidad de agregar información.

● Tipo de documento: Indicar el tipo del documento que solicita.

● Año y número: Escribe el número del documento, enseguida una diagonal y el año escrito con cuatro dígitos, ejemplo: 258/2010.

● Juzgado de origen: Cuando en un juzgado haya asuntos de un juzgado extinto se coloca el nombre del órgano de origen.

● Partes: Escribe el nombre de las dos partes sin abreviaciones: promovente y demandado y separar con “vs”, según aplique.

● Juicio: Escribe el tipo del juicio del documento.

Se reciben los oficios en el archivo y el jefe de remesa registra en el Control de Oficios de Solicitudes de Préstamo de Documentos Jurisdiccionales (DAG-FOR-25) y asigna al archivista para la búsqueda.

El archivista se dirige al archivo y localiza la caja de archivo del órgano jurisdiccional. Revisa si el documento se encuentra dentro de la caja y verifica los datos brindados en el oficio de solicitud correspondan a la carátula del documento jurisdiccional. En caso de que la información de la carátula corresponda a lo solicitado, el documento jurisdiccional es extraído de su caja y se escribe en la carátula de esta la leyenda de préstamo junto con el número del documento y la fecha en la que está siendo prestado como se muestra en el ejemplo:

P: 157/2024 26/04/2024

Si el documento es encontrado, pero al momento de cotejar la información proporcionada en el oficio de solicitud no corresponde con la de la carátula, se escribe la contestación de no coincide en partes (NCP) en el oficio.

Si el documento no se encuentra en la caja se corrobora si la carátula de la caja contiene alguna de las siguientes leyendas, según el número de documento:

Si la caja tiene la leyenda de consulta, se debe rastrear.

Si tiene la anotación de préstamo se verifica que la fecha sea correcta y se anota en el oficio la contestación de préstamo más la fecha.

Cualquier otra anotación que indique datos sobre la ubicación del documento jurisdiccional, se rastrea.

En caso de requerir rastrear el documento, se podrá buscar en diferentes instancias:

● Listados de remesas.

● Oficios de solicitud de documentos jurisdiccionales.

● Libro de préstamo (DAG-FOR-04)

● Verificar alguna otra anotación en la caja.

● Otra, según aplique.

Sí se obtiene que el documento se prestó en determinada fecha al órgano jurisdiccional y no ha sido remitido en remesa, se escribe en el oficio de solicitud la contestación de préstamo (P) más la fecha en la que fue solicitado.

Si el documento no fue remitido al archivo en algún momento por medio de remesa, se identifica como faltante de origen (FO), es decir, que el documento en ningún momento fue enviado del órgano jurisdiccional al archivo y se escribe el oficio de solicitud.

Si el documento se encuentra en procedimiento de revisión de remesa dentro de los 15 días hábiles posterior a su recepción en el archivo, se escribe "remesa" en el oficio de solicitud.

Sí el documento no se localiza y hay constancia de que se encuentra en el archivo, se solicita el formato de Búsqueda Exhaustiva (DAG-FOR-13) para rastrearlo y se escribe la contestación "sigue en búsqueda" en el oficio de solicitud. La búsqueda exhaustiva se realiza en los próximos 15 días hábiles posteriores a la fecha de asignación y se entrega al jefe de remesa.

El archivista entrega al jefe de remesa los documentos encontrados junto con los oficios de solicitud, procurando que sea el mismo día de su asignación dependiendo de la carga de trabajo.

Para los documentos no localizados se realiza Oficio de Contestación DAG-FOR-08 para avisar al solicitante la razón por la cual no se ubicó el documento.

El seguimiento dependerá de cada contestación como se menciona a continuación:

● No coincide en partes: Se realiza un nuevo oficio con las partes correctas o se hace la aclaración al archivo.

● Faltante de Origen: Sí se tiene la certeza de que el documento se envió en determinada fecha, se comparte la fotografía de la lista de la remesa en la cual se remitió y el archivo vuelve a buscar.

● Préstamo/fecha: Sí se tiene la certeza de que se envió el documento en una remesa posterior a la fecha que se le da como préstamo, se comparte la fotografía de la lista de la remesa en la cual se remitió y el archivo vuelve a buscar.

● Sigue en búsqueda: Se realiza la Búsqueda Exhaustiva (DAG-FOR-13) por parte del archivo.

● Falta de información: Se realiza un nuevo oficio con la información completa.

● En remesa: Se debe esperar que se cumplan los 15 días hábiles para volver a solicitar el documento. A excepción de aquellos asuntos urgentes que el titular del órgano jurisdiccional notifique a la dirección.

● Encontrado: Se anotan en el libro de préstamo (DAG-FOR-04).

Se entrega al solicitante los documentos jurisdiccionales encontrados mediante el libro de préstamo (DAG-FOR-04) y los oficios de contestación.

Los oficios se anexan al legajo correspondiente.

Procedimiento	Consulta en el archivo de concentración por usuario externo: Solicitud de consulta de documentos jurisdiccionales DAG-POP-01
Alcance (área a las que les aplica el procedimiento)	Usuario externo

El usuario externo deberá acreditar su personalidad dentro del documento que desee consultar de las siguientes maneras:

Cuando es parte: Presentar en original alguna identificación oficial: INE, pasaporte, cédula profesional o cartilla militar.

Estar debidamente autorizado dentro del documento.

Cuando no es parte: Presentar autorización, ya sea mediante carta poder o escrito simple dirigido al titular del archivo y que contenga número de documento jurisdiccional, órgano jurisdiccional, nombre y firma autógrafa de la persona que emite el poder que deberá ser acompañada de copia simple de alguna la identificación oficial como INE, cartilla militar, pasaporte o cédula profesional. Así como presentar la identificación en original de la persona que fue autorizada.

Cualquier otra situación, será consultada con el área correspondiente.

Una vez acreditado el usuario, deberá llenar la Solicitud de Consulta Interna de Expedientes (DAG-FOR-01) con tinta.

Recepción recibe la solicitud de consulta, verifica que los campos estén completos y escribe el nombre del archivista, según aplique la distribución de los órganos jurisdiccionales.

Se realiza la búsqueda de documentos jurisdiccionales según los datos proporcionados en la Solicitud de Consulta Interna de Expedientes (DAG-FOR-01). El archivista se dirige al almacén y localiza la caja de archivo del órgano jurisdiccional. Debe verificar si el documento se encuentra dentro de la caja, lo toma y anota en la carátula de la caja la leyenda de consulta, según el número del documento, ejemplo:

C (consulta): número del documento y la fecha de su consulta, para dejar evidencia del motivo de la ausencia del documento dentro de su caja de resguardo.

Ejemplo: C:154 02/12/2023

En los casos donde el documento es localizado, el archivista deberá corroborar la acreditación de quien consulta dentro del mismo y si se comprueba se le facilita al usuario externo.

Al finalizar la consulta en caso de no ser solicitadas copias, el documento se devuelve al archivista quién firma de recibido en la misma solicitud de consulta y coloca la fecha de resguardo, así mismo, integra el documento en la caja correspondiente y borra la leyenda que se haya escrito en la caratula de la caja con relación al documento y la ficha de consulta. La Recepción debe archivar en un legajo administrativo la Solicitud de Consulta Interna de Expedientes (DAG-FOR-01).

Si el documento es localizado pero la información de la solicitud de consulta no coincide con el documento en físico, se escribe la contestación de No Coinciden Partes (NCP) en el apartado de observaciones de la Solicitud de Consulta Interna de Expedientes (DAG-FOR-01), el documento se integra nuevamente en su caja y se le notifica al usuario externo.

Si el documento no está en la caja se corrobora si en la carátula de la caja hay alguna anotación sobre el documento, por ejemplo:

Si la caja tiene la leyenda de consulta, debe ser rastreado.

Si la anotación indica que está prestado en determinada fecha, se anota en el apartado de observaciones de la ficha de consulta y se le notifica al usuario externo

Cualquier otra anotación que indique datos sobre la ubicación del documento jurisdiccional.

En los casos que requieren rastrear el documento, se puede buscar en diferentes instancias:

● Inventario documental en el módulo de expedientes en plataforma web.

● Documento de drive pre solicitud de documentos jurisdiccionales.

● Listados de remesas.

● Libro de préstamos de expedientes civiles, familiares y mercantiles.

● Oficios de solicitud de documentos jurisdiccionales.

● Verificar alguna otra anotación en la caja.

● Otra, según aplique.

Sí se obtiene que el documento se prestó en determinada fecha al órgano jurisdiccional y no ha sido remitido en remesa, se escribe la contestación de préstamo más la fecha en el apartado de observaciones de la ficha de consulta y se le notifica al usuario externo.

Si el documento no fue remitido al archivo en algún momento por medio de remesa, se identifica como Faltante de origen (FO), es decir, que el documento en ningún momento fue enviado del órgano jurisdiccional al archivo y se escribe la contestación de FO (Faltante de origen) en el apartado de observaciones de la ficha de consulta y se le notifica al usuario externo.

Si el documento se encuentra en procedimiento de revisión de remesa dentro de los 15 días hábiles posterior a su recepción en el archivo, se notifica al usuario externo que está en proceso de revisión. En casos urgentes se consulta con el área correspondiente.

Si el documento no se localiza en ninguna de las instancias se solicita el formato de Búsqueda Exhaustiva (DAG-FOR-13) y en los próximos 10 días hábiles a la consulta se entrega al jefe de remesa.

Copias simples y certificadas

Para la solicitud de copias simples, el usuario indica las fojas que requiere fotocopiar y se anota en la ficha de consulta el total de copias simples y el monto a pagar. Se realiza el fotocopiado de las fojas seleccionadas y se entregan al usuario externo en la fecha acordada, según corresponda.

El documento es devuelto a la persona responsable de su resguardo, quién firma de recibido en la ficha de consulta y coloca fecha, así mismo, integra el documento en la caja correspondiente y se borra la leyenda que fue escrita en la carátula de la caja. Posteriormente recepción archiva en el legajo correspondiente la ficha de consulta.

Para la solicitud de copias certificadas, el usuario presenta escrito simple en formato libre donde menciona la solicitud de dichas copias certificadas, se anota en la ficha de consulta el total de copias certificadas y el monto a pagar aproximado y cuando se realiza el fotocopiado de fojas solicitadas se verifica si hay un saldo a favor o en contra y se hace la aclaración al momento de entregar.

Se expiden copias requeridas, se sella cada hoja con la leyenda “cotejado”, la fecha y se escribe antefirma sobre el sello. En cada hoja que aparece en blanco, se sella con la leyenda “sin texto” y en la última hoja se coloca el Sello de Certificación de Copias (DAG-FOR-02) o se expide el Oficio de Certificación (DAG-FOR-12). Una vez que todas las copias se encuentran selladas, la persona titular del archivo debe autorizar con firma autógrafa la certificación.

Se registra la certificación en la Tabla de Excel Control de certificaciones (DAG-FOR-03). Una vez certificadas las copias, el documento jurisdiccional se le devuelve al archivista para su resguardo, firma de recibido en la ficha de consulta y coloca la fecha, así mismo, integra el documento en su caja y borra la leyenda que se escribió sobre la consulta. Recepción archiva la solicitud en el legajo pertinente y entrega las copias certificadas al usuario externo.

Las copias serán resguardadas únicamente durante un mes en el área de consulta posterior a su fecha de certificación.

Pago de copias

Quincenalmente se realiza el pago pertinente a las cuentas oficiales del Poder Judicial del Estado de Coahuila y se realiza el Oficio de Pago de Copias (DAG-FOR-23) dirigido a la persona titular de la Auditoría Interna del Poder Judicial del Estado de Coahuila de Zaragoza y se anexa:

● Recibos de fotocopiado.

● Reporte quincenal del control de copiadoras.

● El certificado de depósito.

● Ficha de depósito bancario.

● Relación con copias con vales.

● Control de copias certificadas (DAG-FOR-03).

Se envía a la Dirección de Auditoría Interna y se archiva en el legajo correspondiente.

Procedimiento	Transferencia secundaria al archivo histórico DAG-POP-11
Alcance (área a las que les aplica el procedimiento)	Órganos jurisdiccionales de Primera y Segunda Instancia, Presidencia, Secretaría del Pleno, Consejo de la Judicatura y áreas no jurisdiccionales y administrativas

Es la transferencia documental mediante la cual se trasladan documentos del archivo de concentración al archivo histórico, porque poseen valor secundario, es decir, valor informativo, testimonial o evidencial. Estos documentos ya no son necesarios para la gestión administrativa cotidiana, pero deben conservarse de manera permanente por su relevancia institucional.

a) Valoración

El Director del Archivo, el área generadora, la Comisión Interdisciplinaria de Archivos o la persona que designe el Presidente del Tribunal dictaminarán el valor histórico de los documentos por medio de un oficio donde explique la valoración documental y argumente que el documento es susceptible a ser transferido al archivo histórico por contener valores secundarios y por tener una relación con un suceso nacional, un personaje de la historia o que se encuentren vinculados a hechos pretéritos de relevancia para el Estado o país. Además, deberá anexar la Ficha Técnica (DAG-FOR-17) donde se describen aspectos relevantes del documento. Los documentos deberán cumplir con un plazo de setenta años contados a partir del día en que fue creado y se tomarán en cuenta las consideraciones judiciales necesarias.

b) Autorización

El oficio de valoración documental y las fichas técnicas (DAG-FOR-17) se presentarán ante la Comisión Interdisciplinaria de Archivos y se someterá a consideración de las y los integrantes para analizar la trascendencia histórica y el cumplimiento normativo de la transferencia, además deberán emitir su voto para aprobar la migración documental al archivo histórico y la constancia de tal acto quedará registrado en el Acta de la Sesión de la Comisión Interdisciplinaria de Archivos (DAG-FOR-18). Posteriormente, se remite al Consejo de la Judicatura para que se revise y en su caso autorice la transferencia secundaria mediante acuerdo. Se realiza la migración de los documentos jurisdiccionales al archivo determinado para su conservación definitiva y su registro se llevará en un control de documentos jurisdiccionales históricos (DAG-FOR-19) que contendrá un inventario con una breve reseña de los datos de cada uno de los documentos y sus contenidos; así como, las observaciones históricamente relevantes sobre los mismos.

c) Consulta

Para su consulta se deberá llenar la Ficha de Consulta de Documentos Jurisdiccionales Históricos (DAG-FOR-20) donde se determinen los datos de los documentos. Dependiendo de las condiciones del documento será definido si la consulta es en formato físico o bien, se concede una reproducción electrónica del mismo.

Procedimiento	Baja documental de documentos de archivo DAG-POP-16
Alcance (área a las que les aplica el procedimiento)	Órganos Jurisdiccionales de Primera y Segunda Instancia, Presidencia, Secretaría del Pleno, Consejo de la Judicatura y áreas no jurisdiccionales y administrativas

La correcta gestión de los documentos de archivo implica no sólo su organización y conservación, sino también la disposición final de aquellos que han perdido su utilidad operativa, legal o administrativa. Esta fase, conocida como baja documental, permite liberar espacio físico, optimizar recursos institucionales y garantizar que los archivos conserven únicamente la información necesaria y con valor vigente.

El Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) es el instrumento normativo que establece los plazos de conservación y define el destino final de cada serie documental. Su aplicación asegura que el proceso de eliminación se realice con base en criterios técnicos, jurídicos e históricos, previa evaluación y con el aval de los órganos responsables.

a) Revisión y valoración

● Revisar y seleccionar aquellos expedientes/documentos que haya prescrito el tiempo de conservación total según el CADIDO y que no esté estipulada su transferencia primaria al archivo de concentración, sino que, se define como destino final la baja documental, una vez pasado el tiempo en el archivo de trámite.

● Revisar que el asunto esté debidamente concluido y que no tenga algún trámite pendiente por desarrollar, notificar o informar.

Cuando la revisión y valoración se realice en el archivo de concentración de documentos, se envía Declaratoria de prevaloración DAG-FOR-38 al área generadora de la documentación para informar que se detectaron series que son susceptibles a su baja documental. sobre las series identificadas. En el caso de las áreas que hayan sido suprimidas, la responsabilidad de valoración documental será del área al que se le hayan asignado tales asuntos y se el área generadora emitirá Acta e inventario de baja documental DAG-FOR-35.

b) Registro de inventario

● Elaborar el Acta e inventario de baja documental DAG-FOR-35 y el titular del área lo revisa y de ser necesario coteja y revisa con ayuda de su personal lo que se enlista con los documentos en físico con el objetivo de verificar que no tienen valores para su conservación, si el inventario contiene inconsistencias se subsanan. Los datos requeridos son los siguientes:

1. Fondo: Es el conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica, es decir, el nombre del sujeto obligado.

2. Fecha de elaboración: Es la fecha de cuando se elabora el inventario.

3. Número de acta de baja documental: Colocar el número de baja según el código de la serie/subserie, ejemplo: Si voy a dar de baja expedientes personales voy a poner 4C.3/1/2025, donde el 4C.3 corresponde al código de la serie y el /1/2025 se refiere al número de acta con el año.

4. Sección: Es cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables, es decir, el área a la que pertenece.

5. Subsección: División de la sección.

6. Serie: Es la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico, es decir, es el tipo de documento que se produce.

7. Sub serie: división de la serie.

8. No: Número progresivo del número de expedientes.

9. No. de expediente y año: Número de identificación y año de producción.

10. Número de caja: Número de la caja de resguardo.

11. Información del expediente: Descripción detallada donde se especifique todo aquello para identificar el expediente.

12. Total tomos: En caso de que sean más de un tomo especificar el número total.

13. Total fojas: Número total de fojas que contiene el expediente.

14. Fecha de inicio: se indica la fecha de apertura del expediente.

15. Fecha de cierre del asunto: Se indica la fecha de conclusión del asunto/expediente.

16. Conservación en archivos: Es el total de años que debe resguardarse en cada uno de los archivos y la suma de éstos, según el CADIDO.

17. Archivo de trámite: Conforme al CADIDO, se indican los años de resguardo en el archivo de trámite.

18. Archivo de concentración: Conforme al CADIDO, se indican los años de resguardo en el archivo de concentración.

19. Conservación total: Conforme al CADIDO, se indica el total de años de conservación, tanto en el archivo de trámite como en el archivo de concentración.

20. Disposición final: De acuerdo a la disposición final de la serie que marca el CADIDO, y tomando en consideración los años transcurridos desde el cierre del asunto y cumplidos los plazos de conservación se coloca como “baja documental” si así lo marca el CADIDO.

21. Autorización para baja documental: Se coloca “autorizado”, cuando el área autoriza su baja documental, destrucción y reciclaje.

● Enlistar en el inventario exclusivamente aquello que esté en el CADIDO. Cuando resulte que tienen bajo su resguardo documentos sin identificar verificar si están bajo la premisa de documentos de comprobación administrativa inmediata. En caso de no serlo, consultar con el Archivo General.

La persona titular del área revisa y de ser necesario coteja lo que se enlista con los documentos en físico, si contiene inconsistencias se subsanan.

● Para asuntos contables se realiza el Dictamen de baja contable DAG-FOR-36.

● Enviar el documento del inventario de baja documental de manera electrónica al archivo para que se revise y una vez revisado se informa al titular del área si es necesario realizar alguna modificación o se da el visto bueno.

c) Autorización de baja documental

● El titular del área generadora de los documentos una vez que reciba el visto bueno del archivo de concentración, autoriza la baja documental mediante firma y sello del oficio, acta e inventario de baja documental y lo remite físicamente al Archivo.

● Avisar a la Visitaduría Judicial para que revise y en caso de haber alguna inconsistencia lo notifica mediante oficio, para ser subsanado por el área pertinente y de ser lo contrario, se procede a la baja documental.

● Presentar ante la Comisión Interdisciplinaria de Archivos actas e inventarios de baja documental para que sean revisados y en su caso aprobados, de lo anterior se deja constancia en el Acta de la Sesión de la Comisión Interdisciplinaria de Archivos (DAG-FOR-18).

● Cuando existan observaciones se le comunica al archivo de trámite para que se subsanen.

d) Entrega de material documental a empresa externa

● Agendar la entrega del material a empresa externa y entregar de manera controlada y sistemática las cajas y/o atados para su baja documental.

● Empresa externa emite acta de confidencialidad de documentos que contienen datos personales para su debida destrucción y reciclaje.   e) Informe final

● Reportar a la Dirección de recursos Financieros lo recaudado.

● Emitir Informe de baja documental DAG-FOR-37 para dejar constancia de la entrega a la empresa externa.

● Informar a la Comisión Interdisciplinaria de Archivos sobre el proceso de baja documental.

Cabe señalar que el destino final que se establezca para cada serie documental no implica que al final del ciclo vital de las unidades documentales se efectúe de manera automática, sino que será necesario llevar a cabo un proceso de valoración, de acuerdo con lo esta

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• Anexo 2_ Acuerdo C-145-2025_ Manual de operación de las herramientas de control archivístico.pdf